Slik integrerer du AI i teknologistakken din på en trygg måte

Tre måter å bruke M-Files ' Aino For regnskap

Regnskapsfirmaer står overfor nye utfordringer med datasikkerhet fra plattformer som ChatGPT, Google Gemini og Microsoft Copilot Noen kunnskapsarbeidere deler klientdata med offentlige GenAI-plattformer til tross for tydelige instruksjoner. De bruker disse plattformene til et bredt spekter av oppgaver, som regnskapsundersøkelser, gjennomgang av arbeidspapirer, klientkommunikasjon og mer.

Bedrifter må identifisere hvordan de kan inkorporere AI i teknologistabelen deres trygt og sikkert. Den beste veien videre er å gi sine ansatte fast-godkjente ressurser.

I denne bloggen skal vi utforske hvordan regnskapsførere kan bruke Aino i sitt daglige arbeid med eksempler direkte fra systemet.

Få tid med AI-drevet regnskap

Som en som tidligere har jobbet med offentlig regnskap, er jeg kjent med å sjonglere hundrevis av dokumenter på tvers av flere klienter og frister innen et par måneder. Å gjennomgå disse dokumentene for å gjøre meg kjent med klientens unike tilnærming og forstå om dette i det hele tatt var det jeg ba om, var en vanlig forekomst. Vi var alltid på utkikk etter en bedre måte!

Drevet av M-Files generativ kunstig intelligens (KI) teknologi, Aino tar kunnskapsarbeid til neste nivå ved å gi bedriftens informasjonsbase lett tilgang. M-Files Aino organiserer informasjon, forstår konteksten i dokumenter og lar brukerne enkelt samhandle med innholdet. Aino sparer brukere tid ved å automatisere nødvendige administrative oppgaver som innholdssammendrag, regnskapsundersøkelser, dataregistrering og mer!

Aino sin naturlige språkmodell gjør det enkelt for brukere å samhandle med innholdet og plattformen.

Fordelen med naturlig språkbehandling (NLP).

NLP-teknikker lar datamaskiner forstå menneskelig språk. De bygger bro mellom hva mennesker snakker og skriver og hva datamaskiner kan behandle. Ifølge Gartner , "NLP gir intuitive former for kommunikasjon mellom mennesker og systemer. NLP inkluderer datalingvistiske teknikker (symbolske og subsymboliske) rettet mot å gjenkjenne, analysere, tolke, automatisk tagge, oversette og generere (eller oppsummere) naturlige språk ."*

M-Files Aino er et eksempel på hvordan menneskelige brukere kan samhandle med NLP-teknologi. Aino har muligheten til å oversette og generere tekst basert på informasjon fra partnere til ansatte. I tillegg, Aino kan merke dokumenter med metadata generert av Aino .

Aino Sparer tid

I følge Work Trend Index Annual Report vil 70 % av folk delegere arbeid til AI for å redusere arbeidsbelastningen. Bedriftsledere er dobbelt så sannsynlige å si at AI vil gi verdi ved å øke produktiviteten i forhold til å kutte antall ansatte.

I neste avsnitt vil vi fokusere på følgende typer dokumenter regnskapsførere ofte jobber med eller mottar fra kunder:

• Engasjementsbrev/kontrakter
• Leieavtaler
• Kunde levert støtte

Bekrefter fullstendighet

Når det gjelder engasjementsbrev og kontrakter, vil første regnskapsfører identifisere om det er fullstendig utført av autoriserte underskrivere. For det andre vil de sørge for at tidsperioden og gebyrene for dekkede tjenestene er korrekt oppgitt. Aino kan raskt identifisere hvem som signerte dokumentet ditt og når. Den kan også identifisere den totale kostnaden for engasjementet.

I eksemplet nedenfor spør vi Aino med tre oppfordringer. De oppgitte svarene vil spare oss for tid ved å gå gjennom hver side manuelt.

Spørsmål : Hvem er underskriveren på dette dokumentet?

Aino : Kyle Gillette

Spørsmål : Når ble dette forlovelsesbrevet utført?

Aino : 04/01/24

Spørsmål : Hvor mye koster tjenestene?

Aino : $50 000

For å bekrefte denne forståelsen kan brukere se gjennom dokumentet enten gjennom "forhåndsvisning"-fanen eller åpne dokumentet. Brukere kan bekrefte at Aino svarene samsvarer med innholdet i dokumentet. Når de vet hva de leter etter, kan de gjøre dette raskt.

Oppsummering av innhold

Kunder vil ofte gi leiekontrakter som er dusinvis av sider lange. De kan også være på et annet språk avhengig av plasseringen av den leide varen eller eiendelen. Dette øker tiden regnskapsføreren trenger å bruke på å gjennomgå dokumentet; for å finne informasjonen de leter etter for å støtte deres funn.

Med M-Files Aino , kan du be om et sammendrag av dokumentet på ditt språk. Dette vil gjøre det mulig for regnskapsførere å forstå om de har riktig dokumentasjon som samsvarer med forespørselen deres. For det andre kan de be Aino om leiekostnader, leieøkninger, utleier og leietaker og mer. Når regnskapsføreren forstår hva de ser etter, kan de enkelt åpne dokumentet og bekrefte Aino oppga riktig informasjon.

I eksemplet nedenfor spør vi Aino mer enn ett spørsmål om gangen. Aino svarer på hvert spørsmål deretter.

Spørsmål : Hvem er utleier og leietaker i denne leieavtalen?

Aino : Utleier: Real Estate Inc. Leietaker: Acme

Spørsmål : Hvor mye koster husleie i år 1?

Aino : År 1 leiekostnad: $60 000,00

Spørsmål : Hvor mye øker husleien årlig mellom år 1 og år 2?

Aino : Leieøkning årlig mellom år 1 og år 2: $10 000,00

Spørsmål : Er det andre leieopptrappinger i denne leieavtalen?

Aino: Det er andre leieopptrappinger i denne leieavtalen, med leien som øker med $10 000,00 årlig.

Administrere kundestøtte

Klienter leverer datasett i ulike formater som Microsoft Excel og PDF. For å spare regnskapsførere tid på å formatere disse dokumentene, kan de be Aino spesifikke spørsmål om klientplaner eller oppføringer. I eksemplet nedenfor spør vi Aino for å beregne de totale utgiftene på tvers av flere transaksjoner.

Spørsmål : Hva er de totale annonseringskostnadene?

Aino : $125 000

Spørsmål : Hvilken periode dekker denne planen?

Aino : For året som ble avsluttet 31.12.23.

Etter å ha gjennomgått utgiftsplanen, kan vi se at $125 000 av $228 000 i totale markedsføringskostnader ble tilskrevet annonseringsutgifter for perioden som ble avsluttet 31.12.23.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Spørsmål: Firmaet vårt håndterer mye sensitiv informasjon. Hvordan gjør M-Files Aino sikre sikkerheten og konfidensialiteten til klientens informasjon?

EN: Aino følger sikkerhets- og tilgangsrettighetene som allerede er etablert i din M-Files hvelv. Brukere vil bare kunne spørre eller be om dokumenter de har tilgang til. I motsetning til offentlige GenAI-plattformer, informasjon og spørringer lagret i M-Files holde seg innenfor firmaets sikkerhetsmiljø generelt, noe som reduserer risikoen for sikkerhetsbrudd.

Spørsmål: M-Files Aino bruker naturlig språkbehandling (NLP). Er det en læringskurve for å bruke denne teknologien effektivt?

M-Files Aino kan brukes umiddelbart som M-Files Plattformen bruker metadata og OCR-teknologi (optisk tegngjenkjenning) for å forstå innholdet i dokumentet. Databasen som Aino oppsummerer eller gir informasjon som allerede finnes i hvelvet ditt. På grunn av M-Files evnen til å opprettholde én sannhetskilde og organisere dokumenter basert på hva de er, ikke hvor de er lagret, Aino kan enkelt og raskt komme i gang med å hjelpe brukerne sine.

*Kilde : https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO:

Courtney Kunzig, CPA- bransjeløsningssjef, Regnskap M-Files

Courtney Kunzig, en erfaren regnskapsfører med variert erfaring fra ulike roller og bransjer, jobber for tiden som Industry Solutions Manager for Accounting hos M-Files Hennes ekspertise ligger i å utnytte teknologi for å forbedre medarbeideropplevelser, effektivisere manuelle prosesser og optimalisere tidsstyring innen regnskapsområdet.

Tankeledelse og utseende

Publiserte artikler:

• "Spørsmål og svar om automatisering i regnskap"
  • Kunzig utforsker den kritiske rollen til kunstig intelligens og automatisering for regnskapsfirmaer. Artikkelen fordyper seg i praktiske anvendelser og strategier for å redusere manuelle oppgaver og ta fatt på en digital transformasjon.
• " Tette hull i regnskapskunnskaper gjennom oppbevaring og automatisering "

• Kunzig diskuterer innovative strategier for å adressere kompetansehull i regnskapsbransjen. Hun understreker viktigheten av oppbevaring og automatisering for å pleie talent og opprettholde konkurranseevnen.

• "AIs kritiske rolle i å forbedre cybersikkerheten for regnskapsfirmaer"

• Kunzig kaster lys over den sentrale rollen til kunstig intelligens i å styrke cybersikkerheten i regnskapsfirmaer. Artikkelen hennes utforsker praktiske anvendelser og proaktive tiltak for å beskytte sensitive data.

Courtney Kunzigs tankeledelse og bidrag understreker hennes forpliktelse til å fremme regnskapsfeltet gjennom teknologidrevne løsninger. Hennes ekspertise går igjen hos fagfolk som ønsker å optimalisere arbeidsflyter, sikre overholdelse og heve kundeopplevelser.