Hvordan maksimere en M-Files Ment Pilotprosjekt

En pilot er et prosjekt som lar en organisasjon vurdere om et stykke programvare samsvarer med virksomhetens krav ved å ta i bruk teknologien for en bestemt brukssituasjon og måle suksessen. Det har en tendens til å være en forløper for en bredere utrulling av teknologien og har som mål å evaluere en brukssak før man investerer tid og ressurser i et mer omfattende endringsprosjekt.

Viktige fordeler

En pilot gir virksomheten en forståelse av:
• Prosessen som kreves for å ta i bruk teknologien,
• Hvordan opplæring vil bli gjennomført til brukere,
• Prosessen med feilløsning og støtte,
• Hvordan teknologien skal vedlikeholdes,
• Problemer som kan oppstå slik at lærdommen kan beholdes for fremtidig bruk.

M-Files Ment Pilot

M-Files Ment tilbyr pilotprosjekter for de kundene som ønsker å skaffe seg et abonnement, men som ønsker å forsikre seg om at det oppfyller kravene deres før de gjør det. Det er ganske vanlig at kundene våre tar en pilotperiode på 1–2 måneder, slik at bedriften og brukerne kan komme i gang raskt, samtidig som de drar nytte av M-Files Ment støtte og lederskap i å levere kundens første maler på en vellykket måte. Når pilotprosjektet er fullført, skal kunden være i stand til å starte en mer omfattende utrulling.

Komponenter av M-Files Ment Pilot

Dette er noen viktige hensyn rundt M-Files Ment Pilot:

Objektiv

Hver kunde vil ha et ulikt syn på hva de håper å oppnå ved å ta i bruk M-Files Ment – grovt fordelt etter hvilken type organisasjon de er (enten det er internt eller et advokatfirma) og om de bruker det for intern effektivitet eller en mer strømlinjeformet klientrettet prosess.

Uansett vil vi samarbeide med kunden for å forstå hva de ønsker å oppnå ved å ta i bruk M-Files Ment , og vil bestemme noen suksessmålinger slik at de enkelt kan avgjøre pilotprosjektets suksess.

Her er noen eksempler på piloter vi har gjennomført tidligere:
• Implementering av arbeidsavtaler i et advokatfirma slik at firmaet kan utarbeide dem raskere og gi en bedre service til sine klienter;
• Implementering av Widgets (lenker til automatiserte maler) slik at kunden kan tilby abonnementer gjennom en betalingsmur på nettsiden deres;
• Automatisering av NDAer og SCCer internt slik at ikke-lovlige brukere kan ha muligheten til å generere disse selv med begrenset juridisk teamstøtte.

Tidsskala

Dette vil sannsynligvis først og fremst være avhengig av målsettingen, men også av kapasiteten og engasjementet til mennesker i kundens organisasjon. Vi tar sikte på å fullføre piloten innen fire uker – noe som gir et større springbrett til å automatisere fremtidige brukstilfeller og til slutt få verdi så raskt som mulig.

Vårt hovedmål er å bringe folk i kundens virksomhet sammen for å muliggjøre enkel implementering av M-Files Ment , og for å la brukere generere live-dokumenter på raskest mulig tid. Det sier seg selv at for at dette skal skje innen så lite som fire uker, vil det kreve begrensede forsinkelser fra kunden gjennom hele prosessen – for eksempel å ferdigstille juridiske presedenser, få godkjenninger osv.

Leveranser

Ved slutten av pilotperioden skal kunden:
• Ha opptil tre maler automatisert og klare til bruk (gir avkastning på investeringen umiddelbart etter pilotprosjektet);
• Har gitt de relevante brukerne tilgang til de automatiserte malene;
• Forstå hvordan man automatiserer maler selv – slik at kunden kan skalere dokumentautomatisering selv med begrenset støtte;
• Vær klar til lansering M-Files Ment med andre brukstilfeller i organisasjonen;
• Forstå hva M-Files Ment hvilken støtte som er tilgjengelig og hvordan den kan brukes.

Team

Piloten er en M-Files Ment administrert prosjekt som inneholder viktige interessenter fra kunden. Det bør inneholde alle interessentene som implementeringen vil påvirke for brukstilfellet som implementeres. Det kan også være fordelaktig å introdusere andre i organisasjonen som M-Files Ment implementeringen vil sannsynligvis påvirke i fremtiden, slik at de også kan dra nytte av piloterfaringene.
Med enhver teknologipilot eller implementering er det viktig at de involverte er engasjerte og klare til å gjennomføre endringer i organisasjonen. Mangel på engasjement vil sannsynligvis bety at pilotprosjektet vil ha begrenset suksess ved implementering. Men gitt at M-Files Ment Pilotprosjektene er så korte, på fire uker, at vi ikke ser for oss at dette blir et problem.

Koste

Det koster noe å gjennomføre pilotprogrammet, men det vil sannsynligvis være rimeligere enn noe annet pilotprogram av et lignende produkt der ute. Kostnaden er verdt det – det vil gi avkastning på investeringen på raskest mulig tid og sette fart på utrullingen av M-Files Ment innenfor kundens virksomhet, som kan brukes til videre bruk.

Hvis piloten tar sikte på å lansere en tjeneste for generering av abonnementsdokumenter, vil kostnadene for piloten sannsynligvis bli oppveid av påfølgende inntekter hentet inn gjennom abonnementer.

Oppdag mer

Se M-⁠Files Ment i aksjon. Kontakt oss i dag for å lære om de ulike plattformfunksjonene og hvordan de kan være til nytte for deg.