Søketider for dokumenter: Hvor lang tid tar det egentlig å finne en fil?

Hvor lang tid tar det egentlig å finne et dokument?

La oss følge tidslinjen for svar de siste tjue årene...

2001

IDC rapporterer at arbeidere som administrerer, oppretter eller redigerer dokumenter for et selskap brukte opptil 2,5 timer per dag på å søke etter det de trengte.

2003

IDC publiserte Moving Beyond Search: Advanced Data Gathering in the Enterprise , som inkluderer kommentaren:

«Nesten 70 % av respondentene (kunnskapsarbeidere) til IDCs KMWorld Conference-søkeundersøkelse indikerte at de bruker fem eller flere timer per uke på å gjøre informasjonssøk på nettet, og 16 % angir at de bruker 12 timer i uken eller mer på å søke.»

2011

IDC publiserer Managed Print and Document Services for å kontrollere dagens og morgendagens informasjonskostnader :

"IDC-undersøkelser viser at tiden brukt på å søke etter informasjon i gjennomsnitt er 8,8 timer per uke ."

2012

McKinsey rapporterer at ansatte bruker 1,8 timer hver dag på å søke og samle informasjon.

IDCs Information Worker Survey sier at arbeidere bruker 5 timer per uke på å søke etter dokumenter. (Se diagrammet.)

2013

Gartner sier at fagfolk bruker 50 % av tiden sin på å søke etter informasjon, og bruker i gjennomsnitt 18 minutter på å finne hvert dokument .

Så hva vet vi?

Det virker som om tiden det tar å finne informasjon har blitt mindre de siste tiårene. Det stemmer. I 2001 hadde vi ikke på langt nær den teknologiske evnen vi har nå. Det er verdt å nevne at statistikken ovenfor ikke er i nærheten av homogen i sin metodikk, et poeng som Martin White på en gripende måte kom med i sin LinkedIn Pulse-artikkel «Time spent searching» – en kronologi over myten og noe nyere forskning .

Men likevel…

Anekdotisk vet jeg at jeg pleide å bruke litt tid på å prøve å finne informasjon før jeg ble introdusert for M-Files Om det var 2,5 timer om dagen eller 18 minutter per dokument er irrelevant, for jeg kan fortelle deg at det var mye mer tid enn det trengte å være – å bytte mellom mappene på den bærbare datamaskinen min, Salesforce og andre systemer for å prøve å finne riktig versjon.

For argumentets skyld, la oss anta at det tok mindre enn de 18 minuttene Gartner foreslår det tar å finne et dokument. La oss anta mindre enn 15 minutter ... mindre enn 12 ... mindre enn 10. La oss bare si at det i gjennomsnitt tar 8 minutter å finne et dokument.

Jeg kan fortelle deg ettertrykkelig og utvetydig...

Det tar meg nå hele 15 sekunder å finne all informasjonen jeg trenger ved hjelp av M-Files – kanskje 30 sekunder på topp hvis det er litt lenger bak i søkeresultatene.

Det er langt fra 8 minutter eller til og med 5 minutter. Tenk deg hvor mye tid du kunne gjenopprette for mer produktivt arbeid hvis bokstavelig talt hvert dokument du trengte – laget av deg eller noen andre, for dette prosjektet eller den klienten – var tilgjengelig på ett sted med bare et par klikk.

Kraften til forent søk og Google-lignende resultater

Som vi har nevnt tidligere, beskriver føderert søk en søketeknologi som kan skanne flere kilder for informasjon samtidig. Utvilsomt en av M-Files De mest overbevisende funksjonene er aktiveringen av ekte samlet søk.

Koble til alle systemene og kriker og kroker der informasjon skjuler seg

M-Files Hvelv er i seg selv et arkiv der brukere kan lagre filer, dokumenter og annen informasjon.

Men M-Files kobler seg også til eksisterende systemer for å presentere informasjon uansett hvor den befinner seg. Se for deg en verden der det ikke spiller noen rolle om informasjonen du trenger er i din CRM , SharePoint, ERP, nettverksmapper, hvor som helst. Det betyr at du kan distribuere M-Files uten å forstyrre eksisterende systemer som visse forretningsenheter eller avdelinger foretrekker. Du kan innføre en overordnet, skalerbar informasjonshåndteringsstrategi uten en massiv datamigrering.

Et enkelt nøkkelord er alt du trenger for å finne informasjon

Bare skriv inn et nøkkelord og finn det du trenger. La oss snakke om det.

Metadata . Det er det som ligger til grunn for hele M-Files intelligent informasjonshåndteringsplattform. Det er det som gjør at du kan finne det du trenger med bare et nøkkelord. Det er det som effektivt frikobler forretningsinformasjon fra filplassering og legger vekten der den trenger å være – innholdet i filen.

Når en fil er lagret, blir brukere bedt om å angi nøkkelinformasjon på metadatakortet - datoer, personer, dokumenttype, nøkkelord. Kunstig intelligens kan til og med hjelpe deg med det.

Resultatet er enkelt, men likevel dyptgripende: filer er superenkle å finne.

Google-lignende resultater

Å finne informasjon på Google er en annen natur for oss. Skriv inn et ord eller en setning og boom ... side etter side med resultater. Resultatene presenteres etter relevans og kan enkelt filtreres etter dato, nettside og andre parametere.

Tenk deg nå at du hadde den samme opplevelsen når du søkte etter forretningsinformasjon – der du ganske enkelt skriver inn et nøkkelord (og et filter eller to, hvis du vil), og systemet returnerte et søkevindu med de mest relevante resultatene øverst.

Dette er hva som skjer i M-Files Igjen, uansett hvor informasjonen din er lagret, M-Files når ut over hele informasjonsøkosystemet ditt for å presentere de mest relevante søkeresultatene.

Mellom deg og meg, M-Files har massevis av utrolige funksjoner som gjør virksomheten din til en velsmurt maskin. Men når venner og familie spør hva firmaet mitt driver med, er dette det jeg stiller opp. Jeg forklarer konseptet med samlet søk, og lyspærene begynner å gå av.

Det er mektig. Det er enkelt. Det er en opplevelse hver enkelt kontoransatt bør ha på arbeidsplassen sin. Jeg vet ikke hvordan jeg klarte å være produktiv før - da det tok lengre tid enn noen få sekunder å finne det jeg trengte for å gjøre jobben min.