Gen Z og fremtidens arbeid: Hvordan informasjonsadministrasjon må tilpasses

Som far til en 13 år gammel gutt har jeg ofte undret meg over hvor forskjellige vi er når det kommer til bruk av teknologi. Kall meg gammeldags, men sønnen min har det bra.

App-baserte vaner og nedgangen av mapper

Nesten alt han konsumerer digitalt er lett å finne, på forespørsel, kan styres med stemmen eller tommelen, er kontekstuelt basert på preferansene hans, og uansett hva han ikke finner, kan skriving eller karusellnavigasjon raskt fremskyndes på sekunder – når han vil og hvor han enn er (så lenge han er i en solid WiFi-sone).

Tenk på det – generasjonen hans ble født etter at iPhone kom ut. Netflix var allerede i ferd med å gå over fra DVD-er til strømmevideo. Spillkonsoller begynte å introdusere tidlige konseptspill for virtuell virkelighet. Og selv om hjemme-PC-er allerede var normen – tenk bare på alle fremskrittene vi har sett gjennom årene innen grafikk, brukervennlighet, søk og datahåndtering. Kanskje dette kan forklare hvorfor han kaller skrivebordet mitt for et «museum» når han går forbi kontoret mitt hjemme, siden jeg fortsatt har en skriver, sporadiske USB-pinner liggende, en haug med strømledninger og en sikkerhetskopiharddisk. Dumme meg.

Derfor resonerte Monica Chins nylige rapport om The Verge med tittelen «File Not Found: A Generation that grow up on Google is forcing professors to revurding their lesson plan» så mye med meg, ettersom jeg ser denne nye måten å søke, organisere og vise innhold på nesten hver dag hjemme hos meg – og det er innrømmet forfriskende å vite at vi ikke er alene. I denne rapporten profilerer Chin hvordan STEM-lærere har måttet justere sin strenge, tekniske læreplan basert på en overraskende avsløring – studentene deres sliter og er veldig forvirrede når de blir bedt om å søke, lagre og hente arbeidet sitt i mappekataloger. Ekstremt tekniske konsepter de forstår – men det grunnleggende konseptet med filer og mapper? Ikke så mye…

Søkesentrert arbeidsflyt og innholdsanbefalinger

Og dette er ikke en overraskelse, gitt hvordan den yngre generasjonen har blitt vant til å bruke app-basert teknologi og forventer at dette stemmer overens med alt annet de bruker daglig.

Det er derfor barn som sønnen min som vokste opp digitalt, synes hele konseptet med å lage mappekataloger og undermapper for å organisere innholdet deres er litt meningsløst. I stedet for å bygge dype, vertikale mappetrær for å lagre data og dokumenter på PC-ene, foretrekker de «datablob»-metoden med spredte skrivebord eller stadig lengre lister med innhold på samme sted.

Delvis takket være måten de bruker apper som Netflix og Spotify på – i tillegg til hvordan de bruker Chromebook-er utstedt av skolen til prosjekter – er behovet for dype kataloger i ferd med å bli en saga blott. Yngre forbrukere er vant til å ha et flatt, horisontalt, karusellbasert kategoritre (à la Netflix) for å finne innhold som kan navigeres i sitt eget tempo, i stedet for å grave seg ned i en vertikal, nestet hierarkivisning av mapper og underkataloger.

Og hvis de ikke finner det de leter etter, vil de absolutt ikke kaste bort tid på å lete og lete etter innhold (tenk på et langt sukk som kommer fra en frustrert tenårings munn). I stedet går de videre hvis de ikke finner det raskt – med mindre et Google-lignende søk kan gi umiddelbare resultater. Det er derfor innholdsanbefalinger, forslag og veiledede beslutninger er så relevante for arbeidsflyten deres – det er det de har blitt vant til, og det fungerer!

Fremveksten av AI-drevet informasjonsadministrasjon

Det den yngre generasjonen kanskje ikke vet, er den enorme innflytelsen de har når det gjelder den overordnede brukervennlighetsdesignen til innholdsadministrasjon – inkludert deres unike måte å få tilgang til og kategorisere innhold på sine egne premisser. Denne typen arbeidsflyt har påvirket hvordan neste generasjons Enterprise Content Management-løsninger nå utformes for en raskere og mer effektiv måte å jobbe på.

Utnytte AI og maskinlæring for effektivitet

Å utnytte innebygde teknologier som kunstig intelligens (KI), maskinlæring (ML), naturlig språkbehandling (NLP) og prosessautomatisering er nå normen når det gjelder å forbedre produktiviteten for kunnskapsarbeidere. Det handler om å ha færre klikk å gjøre, slik at du kan nå resultatene dine på den mest effektive måten. Og for å gjøre det, må teknologien fungere sømløst sammen for å gi det personlige opplevelsesnivået – og bidra til å veilede de neste beste beslutningene underveis som forbrukerne forventer.

En personlig informasjonsopplevelse for kunnskapsarbeidere

Og det er her denne generasjon Z-forbrukeropplevelsen har banet vei for nye og forbedrede kontekstuelle, selvbetjente digitale opplevelser for Enterprise Content Management-systemer som M-Files Å ha relevante data og dokumenter tilgjengelig til rett tid for en personlig opplevelse er veldig likt hvordan den yngre generasjonen konsumerer innhold – ettersom de ikke ønsker å gå ut og finne innholdet – de vil at innholdet skal komme til dem.

M-Files : Bygge bro over gapet til moderne informasjonshåndtering

Monica Chins Verge-artikkel bekrefter dette fullstendig. M-Files tankegang når det gjelder informasjonshåndtering. M-Files En unik tilnærming til håndtering av tilstrømningen av data og dokumenter bør ikke baseres på gammeldags mappe- og filsøk. Dagens kunnskapsarbeidere krever mye mer, slik at de kan fokusere på det som betyr noe – og ikke fortsette å kaste bort verdifull tid på å administrere sine enorme katalogtrær for å finne det de leter etter.

Kontekstuell søk og innholdslevering

Som et eksempel på dette nye skiftet i arbeidslivet, tenk på hvordan kommunikasjonsmetodene våre har endret seg det siste tiåret eller så. Ville det være trygt å anta at du sender e-post og ringer folk sjeldnere nå? Meldinger, tekstmeldinger og Slack-chat endrer måten vi kommuniserer på – hvorfor? Fordi det er enklere og raskere. Vi har allerede sett dette skiftet ta en lignende retning med hvordan vi til slutt vil få tilgang til, lagre og kategorisere dataene og dokumentene våre. Personlig tror jeg vi har Generasjon Z å takke.

En fremtidssikker løsning for den utviklende arbeidsplassen

Nå tilbake til min 13 år gamle sønn ... Jeg vet at jeg aldri kommer til å bruke teknologi slik han gjør. Jeg er bare ikke like smidig som ham når det gjelder å sveipe med tommelen på små enheter eller å huske nøyaktig hvor ting er for enkel tilgang. Han har imidlertid lært meg et par ting, og som teknologer bør vi alltid være åpne for nye måter å jobbe på – spesielt hvis vi er mer produktive med tiden vår ... Spenn sikkerhetsbeltet og nyt informasjonshåndtering 2.0-turen!

Klar til å forberede informasjonshåndteringen din for fremtidens arbeidsstyrke? Se hvordan M-Files Styrker kunnskapsarbeidere! Bestill en gratis demonstrasjon eller start en gratis prøveperiode i dag!