AI, informasjonshåndtering og fremtidens samarbeid


Joel og Ethan Coen. Elton John og Bernie Taupin. Doritos og Taco Bell. Samarbeid fører til banebrytende, kreativt arbeid. Men det neste spillendrende samarbeidet vil være mellom kunnskapsarbeidere og roboter – spesifikt AI-chatbots.
Fremtiden for samarbeid er nært knyttet til integreringen av kunstig intelligens (AI) og informasjonshåndtering. I følge en rapport fra MIT Sloan Management Review og Boston Consulting Group er selskaper som legger vekt på samarbeid mellom AI og menneskelige arbeidere mer vellykkede. AI kan brukes til å forbedre teamsamarbeidet ved å strømlinjeforme prosesser, avsløre fersk innsikt og øke produktiviteten. For eksempel kan AI-teknologier integreres med forretningskommunikasjonsapplikasjoner som teamsamarbeidsverktøy og enhetlig kommunikasjon for å forbedre arbeidernes produktivitet, spare tid og forbedre den generelle forretningsflyten.
En ting er klart: Fremtiden for effektivt samarbeid vil være sammenvevd med AI og informasjonsstyringssystemer. Ved å utnytte AI kan bedrifter forbedre teamsamarbeid, strømlinjeforme prosesser og øke produktiviteten.
Jobber med AI
Eksperter på tvers av yrker er fascinert av kunnskapsarbeidsautomatiseringsfunksjonene til AI-chatboter som ChatGPT. Drevet av store språkmodeller (LLM) på baksiden, kan disse verktøyene fungere som kraftige samarbeidspartnere.
Kunnskapsarbeidere kan be AI-chatbots om raskt å finne informasjon som er lagret i bedriftens kunnskapsbase eller i offentlige datasett ved å bruke et enkelt, promptbasert brukergrensesnitt. De kan også bruke AI-chatboter som ekte kreative samarbeidspartnere som gir forslag og tilbakemeldinger om ideer.
Samarbeid mellom kunnskapsarbeidere og AI er ikke den eneste måten avanserte teknologier påvirker fremtiden for kunnskapsarbeid. AI-drevet informasjonsautomatisering og forretningsprosessautomatisering vil omforme kunnskapsstyringsroller slik vi kjenner dem.
Kunnskapsledelse og kunstig intelligens
Da World Wide Web dukket opp på 1990-tallet, var det mange som forventet at det ville forandre samarbeidet. Selv om Internett-innovasjoner har bidratt til samarbeidsgevinster gjennom årene, mangler kunnskapsarbeidere fortsatt et ende-til-ende-verktøysett for å redusere manuelle oppgaver. AI kan brukes til å forbedre søkefunksjonene i kunnskapsstyringssystemer, slik at brukere kan finne relevant informasjon raskere ved å utnytte kontekst, synonymer og brukerpreferanser.
Disse forbedringene forbedrer ikke bare produktiviteten, men oppmuntrer også til kunnskapsdeling. I tillegg revolusjonerer generativ AI (GenAI) kunnskapshåndtering ved å lage nytt innhold som tekst, bilder og videoer basert på informasjon lært fra et opplæringsdatasett. AI-teknologi tar også opp moderne KM-utfordringer ved å gjøre innhold lett synlig og delbart. Integrering av AI og maskinlæring i et kunnskapsstyringssystem bygger intelligente søk , noe som resulterer i økt produktivitet og forbedrer hvordan innhold brukes.
AI og KM presenterer den perfekte stormen av samarbeid – AI kan brukes til å forbedre søkemulighetene innenfor kunnskapsstyringssystemer mens GenAI revolusjonerer kunnskapsstyring, og skaper nytt innhold basert på informasjon lært fra et opplæringsdatasett.
Mens digital transformasjon flyttet noen prosesser inn i skyen, bruker kunnskapsarbeidere fortsatt for mye tid på å legge inn, vedlikeholde, endre og søke etter informasjon. De opererer også i datasiloer – kunnskapsbrukere bruker anslagsvis 12 timer per uke på å søke etter nøkkelinformasjon.
Et kunnskapsstyringssystem, sammen med AI-løsninger, river siloer og automatiserer manuelle, feilutsatte prosesser som kaster bort kunnskapsarbeidernes tid. Bransjeledende informasjonsstyringssystemer eliminerer informasjonskaos ved å automatisk organisere data uavhengig av hvor de bor.
Effekten av dokumenthåndtering og informasjonshåndtering
Kunnskapsarbeid må få tilgang til rett informasjon til rett tid. Informasjon lagres vanligvis som dokumenter, og de fleste organisasjoner lagrer kritiske dokumenter i en rekke systemer, inkludert:
- Lagre
- Søknader
- Delte filer
- ECM-systemer
- CRM plattformer
Et intelligent dokumenthåndteringssystem bringer orden i kaos. Ved hjelp av maskinlæring skaper systemet smarte forbindelser mellom kunnskapsinnhold hvor som helst i en organisasjon, og merker dokumenter med metadata. Et slikt system lar arbeidere finne informasjon ganske enkelt ved å søke etter det de leter etter i stedet for å måtte vite hvor den er lagret.
Kunnskapsarbeid Samarbeidsutfordringer og løsninger
Fremtidens arbeid for kunnskapsarbeidere er et frodig landskap med styrket samarbeid og redusert travelt arbeid. Her er noen måter som AI-automatiseringsprogramvare vil skape mer integrerte informasjonsmiljøer.
Opprette dokumenter
Å finne opp hjulet på nytt hver gang en arbeider ønsker å lage et nytt dokument, er det motsatte av beste praksis for dokumenthåndtering. Programvare for dokumentautomatisering lar arbeidere enkelt lage og bruke maldokumenter eller suiter med dokumenter. Disse kodefrie verktøyene kan hjelpe selv ikke-tekniske brukere med å generere avanserte maler på få minutter.
Finne dokumenter
Uten et robust dokumenthåndteringssystem er innholdskaos uunngåelig. AI for kunnskapsstyring organiserer dokumenter og hjelper kunnskapsarbeidere med enkelt å finne og bruke informasjon i riktig forretningskontekst.
Dokumenter arbeidsflyter
Utlevering av filer blant interessenter er vanlig praksis for de fleste virksomheter. Å administrere prosessen manuelt er bortkastet tid for kunnskapsarbeidere og kan føre til flaskehalser. AI-drevne, robotiserte prosessautomatiseringsverktøy kan fange opp, lagre og gjenskape brukernes arbeidsflyter. Kunnskapsarbeidere kan fokusere på det som betyr noe og jobbe smartere.
FAQ
Hva er fordelene med informasjonsstyringssystemer?
Informasjonsstyringssystemer sparer ansattes tid fra travelt arbeid og reduserer feil knyttet til manuelle prosesser ved å automatisere innsamling, deling, vedlikehold, lagring og henting av forretningsdata. Dette gjør at kunnskapsarbeidere kan bruke mer tid på å bruke kreativ og problemløsende kunnskap.
Hva er kunnskapsarbeidsflytstyring?
Programvare for administrasjon av kunnskapsarbeidsflyt fanger opp og automatiserer vanlige arbeidsflyter relatert til kunnskapsarbeid og fungerer best når den forbedres med AI.
Mange arbeidsflyter involverer deling, redigering og godkjenning av dokumenter. Når en bruker oppretter et dokument, skanner AI dokumentinnholdet for å utløse arbeidsflyter og angi tillatelser. Programvaren deler deretter automatisk dokumentet med de riktige personene.
Programvaren automatiserer oppgaver i en ende-til-ende prosess. Når noen fullfører oppgaven sin, varsler programvaren andre interessenter og minner dem om å fullføre oppgavene sine. Dette sparer tid for alle involverte.
Hvordan automatiserer du et dokument?
Dokumentautomatiseringsprogramvare er den raskeste og enkleste måten å automatisere oppretting og administrasjon av dokumentmaler. AI-verktøy tar det ett skritt videre og lærer om organisasjonen og dens arbeidsflyter når brukere engasjerer seg i programvaren. Dokumentautomatiseringsverktøy gir proaktiv informasjon og gir forslag til dokumentsortering. De forbedrer også automatisk klassifisering av dokumenter og forbedrer dokumentsøkefunksjoner.