AI-agenter for forretningsarbeidsflyter – hvorfor innhold er viktig

I mitt forrige blogginnlegg snakket jeg om en partner som brukte et AI-sammendrag for å støtte et klientmøte. Klienten stilte spørsmål ved noe av informasjonen, inkludert en sitering av en forskrift de visste var trukket tilbake. Men AI-assistenten hadde laget et sammendrag basert på gamle utkast som lå i samme mappe. Det var ikke AIs feil – det var informasjonen den ble gitt.

Ideen min handlet om å få drivstoffet til AI-raketten rett før den skytes opp. Og nå vil jeg snakke om hva som skjer når du gjør det. Når innholdet ditt er koblet sammen av forretningskontekst ved hjelp av metadata – hva det er, hvilken klient det er relatert til, hvem som skal ha tilgang, så endrer det store spørsmålet seg. Det beveger seg fra «kan vi stole på disse svarene?» til «hvilket arbeid kan overleveres?»

Før jeg går videre, vil jeg være tydelig på det å «overlevere» arbeid. Disse agentene jeg vil snakke om, signerer ikke kontrakter, godkjenner ikke innhold eller flytter en kontrakt til neste trinn. En person bestemmer fortsatt og er fortsatt ansvarlig. Det handler om å bidra til å ta beslutninger raskere.

«Vi har gjort dette arbeidet før. Hvem gjorde det? Og hvor er det?»

Bedrifter mangler vanligvis ikke ekspertise, men de kan ha mangel på måter å få tilgang til den. En toppleder vet at firmaet gjorde lignende arbeid for en klient i en lignende bransje for to år siden. Men et nytt tilbud vil bare dra nytte av denne kunnskapen hvis de spør henne om den før fristen.

Når dokumenter er knyttet til personer, kunder og engasjementer, kan en kunnskapsagent, i stedet for å være begravd i mapper, avdekke sammenlignbart arbeid når et nytt forslag eller prosjekt opprettes. Det vil ikke bare være en liste med filnavn, men det faktiske relevante innholdet med mulighet til å stille oppfølgingsspørsmål fra dokumentet.

Når firmaet ditt fanger opp kontekst for hvem som gjorde hva og når, blir det mulig for en agent å støtte oppgavefordeling. Agenten kan foreslå en kortliste over personer basert på arbeidet de har gjort og deres ekspertiseområder. En toppleder velger fortsatt teamet, men valgene deres er støttet av bevis.

Bedrifter snakker vanligvis om at «våre ansatte er vår beste ressurs» i markedsføringsmateriell og presentasjoner – dette er en mulighet til å gjøre den ideen til en del av arbeidsleveringsprosessen for klienten.

"Alt starter fra et blankt ark"

Nye avtaler kan være et tilfelle av «skyll og gjenta». Kopier planen fra forrige kvartal, fjern det som ikke gjelder, og se deretter hvem som er ledig.

Hva om det var mulig å gi en agent et engasjementsbrev med én instruksjon om å bygge en plan med alle oppgavene i rekkefølge? Over tid utvikler agenten seg til noe som kan lage en plan, inkludert faser, godkjenningsporter med eiere, forfallsdatoer og en estimert sluttdato.

Denne ideen fungerer i en annen situasjon. På en produksjonslinje veileder en inntaksagent en tekniker gjennom logging av en feil i en samtale, i stedet for at de finner riktig skjema å fylle ut linje for linje. Hvis de skriver «lekkasjetest mislyktes», og ikke noe mer, får ingen som analyserer feiltrender seks måneder senere noe ut av det.

«Anmeldelser er flaskehalsen, og anmelderne er ikke enige»

Dette er et annet eksempel på hvordan man administrerer innholdet ditt i forretningskontekst.

En vurderingsagent kan jobbe gjennom en kontraktsklausul av klausulsagenter mot strategien din, i Word. Hvert funn peker på den spesifikke strategiklausulen der utkastet ikke oppfyller kravene. Den vurderer virkningen, med en forklaring, og tilbyr en løsning som en sporet endring som kan aksepteres eller avvises. I regulert arbeid er det en standard driftsprosedyre (SOP) som kontrolleres mot den relevante standarden før godkjenning, noe som skaper bevis for fremtidige vurderinger eller revisjoner.

Og det er et viktig poeng å vurdere; en agent kan bare sjekke arbeid mot det den kan lese. Hvis den gjeldende strategiboken er et Word-dokument i en delt nettverksmappe og det finnes flere versjoner av standard operasjonsprosedyren i omløp, hva bør da en agent sjekke?

Derfor er dokumenthåndtering viktig for AI.

«Ingen har sett på kontrakten siden vi signerte den»

Forpliktelser, tjenestenivåer, fornyelsesdatoer og nedleggelsesbetingelser står i signerte kontrakter som ingen ser på før noe går galt. «Ingen sjekket» er ikke bare en feil, det er et revisjonsfunn i regulert arbeid.

En agent oppstarter når en kontrakt når et definert punkt i forhandlingsprosessen. Den skriver et risikonivå med en prioritert liste over problemer. Når kontrakten er signert, trekker den ut forpliktelsene og viktige datoer som kan filtreres. I kvalitetsstyring kontrollerer en tilsvarende agent at korrigerende tiltak adresserer rotårsaken før noen lukker et avviksproblem.

Resultatene registreres uten behov for å søke etter dem i en chatmeldingstråd eller e-post.

«Det første utkastet tar for mye tid»

En redaktør som jobber ut fra vunne forslag, inkludert kilden bak hver seksjon, er noe helt annet enn å lage troverdig tekst fra løse luften. Vi er alle skeptiske til AI-fyllstoff, så sterke kilder og sitater er viktige. Hvis jeg ikke kan se hvilket innhold i vunne forslag kommer fra, må jeg bekrefte det manuelt, noe som ikke sparer meg tid. Å fremheve hvor det er hull i utformingen av forslagene på grunn av mangel på relevant kildemateriale er like viktig. Alt dette er mulig når innholdet ditt håndteres i en forretningskontekst.

Spørsmålet om overdeling

Dette skjer ganske ofte. Bedrifter og bedrifter er bekymret for at AI kan lese og bruke informasjon den ikke burde. Kanskje på grunn av et gammelt utkast som fortsatt er synlig, eller på grunn av hva som finnes i Teams-meldinger, eller fordi sikkerhetspolicyene ikke er riktig anvendt.

Svaret er ikke å stenge AI ute fra innholdet ditt. Det er tillatelsesbevisst intelligens basert på hva dokumentet er og hvordan det relaterer seg til annet innhold. Alle agentene jeg har diskutert som ville fungere innenfor disse reglene, ville bare se og bruke den samme informasjonen som brukeren sin. Mer om det her.

Hvor skal man begynne

Alle disse agentene finnes i dag og er tilgjengelige gjennom vår produktportefølje for bransje og bedrifter; M-Files for skatterådgivning , M-Files for rådgivning , M-Files for kvalitet og M-Files for kontrakter . Hvis et av problemene jeg har diskutert dukket opp for deg og teamet ditt denne uken eller denne måneden, ta kontakt.

Selv om jeg vil legge til ett forbehold til alt dette ... start der folk allerede stoler på dokumentene. Hvis du ikke vet hvor grunnlaget er svakest, er vår AI-beredskapsvurdering et flott sted å starte.