5 Microsoft-eksperter deler sin innsikt om dokumenthåndtering i Microsoft Teams

Kanskje du jobber for en av de tusenvis av organisasjonene som de siste årene har begynt å bruke Microsoft Teams til møter, chatter, videosamtaler, avdelings- og tverravdelingsarbeid, kundeprosjekter og mer. Eller kanskje bedriften din vurderer å bruke Teams for å håndtere behovet for å jobbe hjemmefra samtidig som de fortsetter å levere verdi til kundene.

På en eller annen måte, etter den første begeistringen over å finne et verktøy som kan hjelpe mye med kommunikasjon og samarbeid (og med GIF-er!), har du sannsynligvis begynt å stille spørsmål om hvordan dokumenter administreres i Microsoft Teams, og hvordan du kan sørge for at opprettelsen, klassifiseringen og arkiveringen av disse dokumentene er i tråd med beste praksis og forskrifter.

Vi har intervjuet fem Microsoft-eksperter for å diskutere de vanlige utfordringene kundene deres står overfor når det gjelder å bruke Microsoft Teams til å administrere dokumenter, og deres anbefalinger for å sikre at utrullingen av Teams blir vellykket. Se hva disse fem Microsoft-ekspertene – Alan Debijadi , Karoliina Kettukari , Jasper Oosterveld , Bill Tolson og Sharon Weaver – har å si om dokumenthåndtering i Microsoft Teams.

Hva ansatte trenger

Når du bruker Microsoft Teams til dokumenthåndtering i organisasjonen din, er det et godt sted å starte å sørge for at de ansattes behov blir forstått og anerkjent. Ifølge Microsoft-ekspertene vi intervjuet, er en av de viktigste tingene å vurdere enkel tilgang til en rekke informasjoner.

"Etter min erfaring," sa Sharon Weaver, administrerende direktør i Smarter Consulting, "brukere ønsker ikke å gå til flere steder for å finne ting. Det er avgjørende at Teams lar brukere enkelt få tilgang til informasjon fra mange forskjellige systemer."

Et poeng som også dukket opp under vår chat med Karoliina Kettukari: «Teams er det virtuelle skrivebordet for alle Office 365-applikasjoner, men informasjonsarbeidere har mange andre applikasjoner de bruker. I dag kan vi allerede integrere mange andre applikasjoner i Teams, og jeg tror det er det rette skrittet fremover.»

Det handler ikke bare om å få tilgang til informasjon som er lagret i forskjellige systemer, men også å gjøre det på en rettidig og uanstrengt måte, som Unitfly Alan Debijadi understreket: «Å ha rask tilgang til hverdagslig, viktig informasjon er alltid nyttig, og nøkkelpunktet er hastighet og nøyaktighet av informasjon. Spørsmålet i denne forstand er: Kan Teams oppfylle det akkurat nå? Ansatte vil alltid gå med raskere og enklere løsninger, og hvis de ikke kan det, vil de gå med det som er mer kjent."

Behovene varierer selvsagt fra organisasjon til organisasjon. Ikke alle bedrifter trenger å samle informasjon fra nettverksmapper, CRM , ERP, eldre ECM-systemer og andre verktøy som brukes i ulike avdelinger. Med utgangspunkt i sin erfaring med kunder i Europa uttrykte Jasper Oosterveld behovet for å se på hver spesifikke situasjon med et 360-graders perspektiv, samtidig som han understreket risikoene som følger med å tilnærme seg dokumenthåndtering i Microsoft Teams fra et snevert perspektiv.

«Vi har bare sett noen få kunder som bruker muligheten til å utveksle dokumenter mellom Teams, og for eksempel en CRM system. Viktigheten avhenger av organisasjonens og forretningsprosessens krav. Hovedrisikoen er etter min mening mangelen på en integrert søkeopplevelse i Microsoft Teams i kombinasjon med eksterne informasjonssystemer.»

Dokumenthåndtering i Microsoft Teams

Det er liten tvil om at Microsoft Teams byr på noen utfordringer for både administratorer og brukere når det gjelder dokumenthåndtering. Utfordringer som, ifølge Weaver, hovedsakelig skyldes et positivt brudd med fortiden.

«Den største utfordringen er at man må utforme arkitekturen med tanke på grupperelevans, i stedet for informasjonsrelevans. Teams organiserer innhold med tillatelser på gruppenivå, og derfor må arkitekturen støtte at alle medlemmer av gruppen skal ha tilgang til dette innholdet.» I motsetning til den tradisjonelle tilnærmingen, der tillatelser tildeles elementer (eller grupper av elementer), bør planleggingen i Microsoft Teams i stedet skje «rundt en gruppe (eller undergruppe) av medlemmer som alle trenger tilgang til den samme informasjonen, og deretter gruppere det etter emne.»

Måten informasjon er organisert på i hvert team er en utfordring for administratorer som utvikler riktig informasjonsarkitektur for utrulling av Microsoft Teams. Men det er også en utfordring for brukere som sliter med å forstå hvor dokumenter er, eller hvordan de får tilgang til tidligere samtaler med kollegene sine.

«All skriftlig informasjon er synlig, men likevel lett å overse», sa Alan Debijadi. «Den største utfordringen for Microsoft Teams ligger i søkefunksjonaliteten – det vil si hvordan man finner riktig informasjon og hvordan man finner den raskt.»

Jasper Oosterveld forklarte veldig tydelig hvorfor dette skjer og hva de uønskede konsekvensene er: «Hovedinformasjonen som deles og lagres i Teams er dokumenter. Lagene er delt inn i mange kanaler. En kanal oppretter automatisk en mappe i det tilkoblede SharePoint-dokumentbiblioteket." Det er her du havner når du klikker på Filer -fanen i et Teams-arbeidsområde. "Fraværet av en integrert filnavigasjonsopplevelse forhindrer en klar oversikt over alt lagret innhold i et team, noe som resulterer i duplisering av dokumenter og medlemmer går glipp av verdifull informasjon."

Dokumenter, bilder, opptak av møter, private samtaler – og dokumentene som deles i dem – er alle lagret på forskjellige steder. Mangelen på et sentralt arkiv hvor alt er lagret og som kan søkes i er også et problem når det gjelder informasjonsstyringstemaer som arkivering, dataoppbevaring og e-discovery.

Bill Tolson, en av de fremste ekspertene på Microsoft og samsvar, som nylig skrev en artikkel på Archive360-bloggen om nettopp dette emnet , sa følgende under intervjuet vårt: «Teams har ikke et sentralt arkiv der alle Teams-dataobjekter kan lagres. I stedet lagres [disse] i OneDrive, SharePoint, private skjulte postbokser og skjulte gruppepostbokser. På grunn av dette kan det være komplekst å angi oppbevaringspolicyer i Teams-innhold, ved at hvert arkiv må ha en Teams-oppbevaringspolicy.»

Tolson hadde også noen råd å dele med de som er i ferd med å begynne å bruke Teams (eller har begynt allerede, og ennå ikke har tatt hensyn til slike emner).

«Først må du være klar over hva innebygd Teams-arkivering kan gjøre og hva den ikke kan. Innse deretter at Teams-dataoppbevaring er spredt over flere Office 365-apper. Og til slutt, for å sikre at Teams-data arkiveres på en kompatibel og juridisk forsvarlig måte, kan det være hensiktsmessig å bruke et tredjepartsverktøy spesielt bygget for Teams arkiveringsbehov.»

Et siste tema som ofte dukker opp når man snakker om dokumenthåndtering i Microsoft Teams, er informasjonssikkerhet. Som Karoliina Kettukari uttrykker det: «Alt i Teams er synlig og redigerbart for alle teammedlemmer og gjester, og det er det grunnleggende kravet for moderne kunnskapsarbeid.»

I dette scenariet, for å motvirke risikoen for at sensitiv informasjon utilsiktet eksponeres, i hvert fall på kanalnivå, rullet Microsoft nylig ut private kanaler . Blant ekspertene vi har intervjuet, var det stor enighet om at private kanaler kan være en god måte å sikre at visse dokumenter oppbevares trygt.

"Det er noen få måter å administrere unike tillatelser på, men det enkleste for administratorer er å ganske enkelt opprette en privat kanal," sa Weaver. "Dette vil opprette et eget SharePoint-nettsted for å støtte filer som bare en del av teamet trenger tilgang til. Kanalen vil bare være synlig for medlemmer av den private kanalen, og ikke vises for de som ikke får tilgang.»

Planlegging fremover

Vi publiserte nylig en bloggartikkel med tittelen « 7 spørsmål du må svare på for å bruke Microsoft Teams effektivt til informasjonsstyring» . I artikkelen argumenterte vi for viktigheten av å implementere Teams i arbeidsstyrken med intensjon og planlegging, utarbeide retningslinjer og investere tid og ressurser i opplæring.

Dette gjelder spesielt når det gjelder dokumenthåndtering i Microsoft Teams, og alle fagfolkene vi intervjuet har også understreket behovet for å støtte brukeradopsjon med en tilstrekkelig strategi.

"Den største utfordringen for en sluttbruker er når det ikke finnes klare retningslinjer for grunnleggende informasjonshåndtering," sa Karoliina Kettukari. «Når oppretter jeg et nytt team? Når er en kanal nok? Skal det være offentlig eller privat? Hva slags dokumenter kan jeg lagre i Teams? Hva med informasjonsarkivering og sensitiv informasjon?" Disse, og flere, er spørsmål som bør besvares langt før implementering: «Tenk på Teams styring, teamprovisionering og livssyklusmodell, inkludert retningslinjer for dokumenthåndtering, og vurder disse før du tildeler lisenser til sluttbrukerne. Gjør det enkelt, lag visuelle retningslinjer, og legg litt innsats i å kommunisere retningslinjene."

Jasper Oosterveld anbefaler et innledende verksted som involverer ulike interessenter. «Jeg anbefaler på det sterkeste å starte med et verksted om styring. Verkstedet resulterer i en styringsstrategi for implementering av Microsoft Teams i organisasjonen for å sikre kvaliteten på Microsoft Teams i organisasjonen.»

Når styringsplanen er på plass, har Sharon Weaver noen veldig interessante og gjennomtenkte tips om hvordan du kan gå frem for å kommunisere den. "Implementer en blanding av innspilt og live trening sammen med oppfølging og dedikerte kontortider for spørsmål og svar for å sikre at brukerne dine forstår hvordan bedriften din vil bruke Teams.

"Begynn også med noen pilotteam som har en god holdning og vil fortelle alle om suksessen deres. Ved å vise brukerne dine eksempler på måter andre bruker Teams på vellykket måte innenfor rammen av de implementerte styringsplanene, lar det dem se at de raskt kan få tilgang til informasjonen de trenger og begrense tilgangen til informasjon de ikke trenger."

Siste tanker

Når det gjelder å holde kolleger oppdatert, delta i en videosamtale eller bli enige om neste steg i et kundeprosjekt, er Microsoft Teams ganske intuitivt og krever sannsynligvis ikke intensiv planlegging og opplæring. Tross alt passer det fint inn i en nyere tradisjon av kommunikasjonsverktøy som vi har blitt mer og mer vant til, og hvis hovedmål er å gjøre det enkelt for arbeidsstyrken å samarbeide og utveksle informasjon, fritt for hindringene i mer tradisjonelle systemer.

Likevel er det sannsynligvis den samme fortroligheten og intuitiviteten som gjør Teams til en utfordring for både administratorer og sluttbrukere når de skal sikre at dokumenter og informasjon administreres i henhold til interne og eksterne regler.

Ansatte forstår ikke alltid at det de sier eller deler i en privat chat med en kollega kan utsette organisasjonen deres for ulike typer risiko. Samtidig, som Bill Tolson uttrykker det , opererer de fortsatt hovedsakelig under antagelsen om at deres arbeidsdata er deres egne, "og de kontrollerer dem lokalt, noe som gjør dem nesten usynlige for advokater og dramatisk økende innkrevingskostnader."

Dette er grunnen til at det er viktig for ledere og IT-ledere å ta ledelsen i nøye planlegging av utrullingen av Teams (og andre verktøy, for den saks skyld), engasjere interessenter tidlig i en samtale om behov og må-has, og investere i innledende og kontinuerlig opplæring.

De fem Microsoft-proffene vi intervjuet har ikke gått glipp av muligheten til å dele sitt perspektiv på dette med publikum, og vi er dypt takknemlige for deres tid og innsikt. For å avslutte med en strålende påminnelse fra Karoliina Kettukari, er det viktig å være klar over at i mangel av bedre forståelse og klare retningslinjer, «vil ansatte ende opp med å jobbe med gamle metoder og gamle verktøy, fordi det er det de kjenner til. Det ukjente og det uklare er alltid mer skremmende.»

Om Microsoft-ekspertene

Alan Debijadi

Alan Debijadi er medgründer og COO i Unitfly , et selskap som kobler sammen riktig teknologi og virksomhet. Han har vært Senior Software Architect for et av de ledende kroatiske IT-selskapene og har jobbet med integrasjon og automatisering av ulike bedriftssystemer, lokale og skyløsninger.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari er konsulent for brukeradopsjon av Teams og Microsoft MVP. Hun veileder bedrifter gjennom den digitale transformasjonsreisen og hjelper organisasjoner med å utvikle moderne samarbeid og forbedre internkommunikasjon ved hjelp av Teams og andre Office 365-verktøy.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld jobber som konsulent for et nederlandsk selskap som heter InSpark . I rollen sin veileder han kunder med implementering, styring og adopsjon av Microsoft Teams. I tillegg til dette er han også seks ganger kåret til Microsoft MVP for Office-apper og -tjenester.

Bill Tolson

Bill Tolson er visepresident for Global Compliance & eDiscovery hos Archive360 . Han har mer enn 20 års erfaring innen arkivering, informasjonsstyring og eDiscovery-industrien. Han er en hyppig foredragsholder på juridiske arrangementer og arrangementer for informasjonsstyring og har skrevet fire e-bøker om emnet.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, administrerende direktør i Smarter Consulting , er en Microsoft-sertifisert instruktør og ekspert på Microsoft Office 365, prosessforbedring og produktivitet. Sharon holder profesjonelt foredrag på lokale, nasjonale og globale arrangementer og underviser i emner som Office 365, forretningsanalyse, Six Sigma og lederskap.