Kan virtuell kommunikasjon være like effektiv som ansikt til ansikt?

Vi vet alle at virtuell kommunikasjon ikke er det samme som ansikt-til-ansikt kommunikasjon. Og jeg tror vi alle kan være enige om at virtuelle interaksjoner ofte kan føles mindre enn om de ellers ble utført ansikt til ansikt.

Som hovedansvarlig for M-Files Aktivering og opplæringsorganisasjon, jeg kjenner disse forskjellene veldig godt. Lenge før koronaviruspandemien hadde teamet vårt fått i oppgave å skape engasjerende, proaktive og produktive læringsopplevelser – enten de er ansikt til ansikt eller fjerntliggende. Og selv om det er ubestridelige fordeler med ansikt-til-ansikt-interaksjoner, vet jeg også at virtuelle interaksjoner kan være like effektive avhengig av hvordan du nærmer deg det.

Det er viktig å kompensere for det som mangler i virtuell kommunikasjon

Enten det er et møte, treningsarrangement eller et webinar, er all kommunikasjon avhengig av aktivt engasjement. Hvis en deltaker er frakoblet – enten ikke bidrar med dialog eller ikke lytter aktivt – vil kommunikasjonsarbeidet ikke lykkes.

I min karriere som sluttbrukertrener har jeg brukt mye tid på å finne ut hvordan jeg kan få folk til å engasjere seg ordentlig i et emne eller en aktivitet, selv om de ikke er motivert til det. Jeg kan bekrefte at det er mye lettere å dyrke engasjement i ansikt til ansikt.

Når du samhandler med noen ansikt til ansikt, er det en sosial forpliktelse til å engasjere seg og være tilstede til enhver tid. Det er en annen person foran deg som prøver å samhandle med deg, og det ville være uhøflig å ikke svare eller engasjere seg. Derfor, i ansikt-til-ansikt-interaksjoner, er det iboende lettere å kreve engasjement hvis du kjører showet, fordi folk allerede føler seg forpliktet til å gjøre det av høflighet. Det er også lettere å holde oppe nivåene av engasjement personlig fordi det er sanntids tilbakemeldinger gjennom kroppsspråk og andre subtile signaler. Du kan måle engasjement og skifte kommunikasjon tilsvarende ved å finne ut om deltakerne ser på høyttalerne, rister på hodet eller vokalt indikerer at de registrerer seg og engasjerer seg i det andre sier.

I virtuelle økter, spesielt uten webkameraer, mangler alle disse signalene, og det er ingen sosial forpliktelse til å engasjere seg. Faktisk synes mange det er lett å koble fra virtuelle økter fordi det er mye i deres rekkevidde de kan bli distrahert med, og det er ingen der som krever at de engasjerer seg.

Mangelen på signaler og kroppsspråk kan også være veldig desorienterende når du skifter fra personlige til virtuelle kommunikasjonsinnstillinger, spesielt hvis du leder en gruppe, fordi du ikke har noen mulighet til å vite hvordan andre mottar det du sier med mindre de angir det i chatteboksen eller slår på mikrofonen og vokaliserer den.

For å oppsummere dette punktet, er det mye som mangler i virtuell kommunikasjon, nemlig høflighet og engasjement. Dette er viktig å erkjenne når vi fortsetter med denne nye måten å jobbe på, fordi for å beholde de samme nivåene av engasjement i vår fjernkommunikasjon, må vi nærme oss virtuell kommunikasjon på en annen måte for å kompensere for det som mangler.

Hvordan dyrke (og insistere på) engasjement i virtuell kommunikasjon

1 | Webkameraer

La oss få den åpenbare anbefalingen ut av veien. Webkameraer... Slå dem på. Eller i det minste bør hovedtaleren, tilretteleggeren eller foredragsholderen ha webkameraet på. Når kameraet er på, er det et internt press for å delta og holde fokus. Dette skaper allerede en større forpliktelse til å engasjere seg og gir en bedre følelse av person-til-person interaksjon.

Men jeg erkjenner også at i noen tilfeller er webkameraer ikke mulige, og enkelte mennesker foretrekker å klare seg uten dem. Så, de følgende punktene tilbyr alternativer for å fremme engasjement i virtuell kommunikasjon uten kameraer.

2 | Ha regelmessige innsjekkinger

En annen måte å fremme engasjement i virtuelle omgivelser er å omstrukturere dialogen. Som nevnt før, hvis du ikke kan se personene du kommuniserer med, så går du glipp av mange viktige kommunikasjonstilbakemeldinger. Derfor, hvis du monologer eller deler informasjon i et virtuelt møte uten webkameraer, planlegg regelmessige spørsmål eller innsjekkinger for å sikre at alle forstår, følger og engasjerer seg i emnet. Du kan også knytte inn reflekterende spørsmål eller aktiviteter for å sikre at deltakerne er aktive i sitt engasjement.

En av fordelene med virtuell kommunikasjon er at du kan be deltakerne om å sjekke inn ved å bruke metoder som ikke krever vokal deltakelse, som å bruke møtechatvinduet. I teammøtene våre ber jeg ofte deltakerne om å veie inn et bestemt emne ved å gi tilbakemelding i chattevinduet, som å bruke tommel opp eller tommel ned. Dette gir også mer innadvendte deltakere en måte å gi uttrykk for sine ideer, spørsmål eller perspektiver på en måte de er mer komfortable med.

Som trener innrømmer jeg å implementere regelmessige innsjekkinger er beste praksis i generell kommunikasjon, fordi læring krever aktiv involvering i informasjon. Så jeg anbefaler å gjøre dette til en vane, ikke bare i din virtuelle kommunikasjon, men i din generelle kommunikasjonsstil.

3 | Vær tydelig og direkte om hva du prøver å uttrykke og hvorfor det er viktig for publikum

Folk nyter opp og engasjerer seg automatisk når de kommer over informasjon som er relevant for deres interesser eller arbeid. Hver lærer eller trener vet dette godt, og en del av den pedagogiske prosessen er å fremme en sammenheng mellom det vi prøver å undervise med det de er interessert i eller allerede vet.

Så dette er spesielt viktig å gjenkjenne når du er hovedtaleren eller foredragsholderen i en virtuell setting. For å dyrke mer engasjement anbefaler jeg at du pakker budskapet ditt direkte til publikum og kobler budskapet ditt til dem.

Folk vil bare lytte til hvordan de skal gjøre det etter at de har forstått hva som skjer og hvorfor er dette relevant . Så i stedet for bare å forklare hva , forklar også hvorfor . Du kan gjøre dette ved å bruke visse pakkesignaler:

• "Grunnen til at denne informasjonen er relevant for teamet vårt er fordi..."
• "Det jeg vil at du skal ta bort fra dette er..."
• "Grunnen til at jeg kommuniserer dette er fordi..."
• "Her er hva dette betyr for arbeidet ditt ..."
• "Her er det du trenger å forstå om dette lysbildet ..."

4 | Definer tydelig og uttrykk sesjonens formål, mål og agenda på forhånd

For meg er dette et must for hvert møte noensinne, men la meg utdype hvorfor dette er spesielt viktig når det kommer til virtuelle interaksjoner. Det er enkelt. Folk vil ikke engasjere seg hvis de ikke vet hvordan de forventes å engasjere seg. Det er viktig i virtuelle møter å eliminere enhver tvetydighet om hvorfor denne økten skjer og hvorfor alle har blitt invitert til å delta. Den enkleste måten du kan gjøre dette på er å uttrykke tydelig i møtet invitere hensikten med økten, hva du håper å oppnå, og hva du forventer av alle involverte.

Her er en eksempelinvitasjon:

Formålet med dette møtet er å svare på spørsmål som styrer planleggingen av det fremtidige treningsarrangementet. Svarene vil gi meg informasjon for å lage treningsarrangementsplanen (inkludert agenda og tidslinje) som du deretter kan legge til i kalenderinvitasjonene som sendes til alle deltakerne. Dette møtet er kun for diskusjon. Vi lager ikke planene i denne økten, men jeg sender dem til deg dagen etter for gjennomgang.

Forbered deg på å svare på følgende spørsmål i økten vår:

• Hvem er personene som trenger opplæringen?
  • Hva er deres forkunnskaper om M-Files og hvilke oppgaver gjør de regelmessig med M-Files nå?
  • Hvor mange trenger opplæring?
• Hvordan er fremtiden etter treningsarrangementet?
  • Hva vil folk gjøre annerledes etter dette treningsarrangementet?
  • Hva vil folk gjøre på egenhånd etter dette treningsarrangementet?
  • Hva vil folk vite etter dette treningsarrangementet?
• Hvilke emner ønsker du å bli dekket i treningsarrangementet?
• Når ønsker du å ha dette treningsarrangementet?

Denne eksempelinvitasjonen uttrykker tydelig hvorfor dette møtet skjer, alles rolle og hva tilretteleggeren håper å oppnå. Med dette nivået av klarhet er forventningene til engasjement satt med liten tvetydighet.

Det er mer om dette, spesielt når det gjelder forretningskritiske interaksjoner med kunder...

Jeg har brukt mye av min karriere på å dyrke og fremme engasjement i arrangementer. Så da COVID 19 endret arbeidsmiljøer og flyttet forretningskritiske interaksjoner til virtuelle rom, så jeg det som en mulighet til å sette min erfaring i bruk.

Virtuell kommunikasjon har endret seg fra en hyggelig å ha til en må-gjøres for å holde virksomheten flytende. Og for selskaper i bransjer der kundeopplevelse er alt, er det viktig å aktivt legge strategier og revurdere tilnærminger til virtuell kommunikasjon for å sikre at det ikke er noen kompromisser med kundeservice.

Derfor ledet jeg flere workshops på M-Files å finne ut noen beste fremgangsmåter for å opprettholde kundeopplevelser av høy kvalitet fra hjemmekontoret. Jeg inviterer deg til å sjekke ut resultatene fra workshopene våre og lære mer om M-Files måte å engasjere kunden i verdifulle opplevelser og interaksjoner virtuelt hjemmefra.