Denna version av användarhandledningen gäller för uppdateringen maj 2020 och tidigare. För det senaste innehållet, besök vår engelska användarhandledning.

Metadatakort

Standardinställningen är att metadatakortet och förhandsgranskningsfönstret är placerade på höger sida av användargränssnittet. Du kan justera storleken på höger ruta efter olika användarbehov och -preferenser.

Metadatakortet består av följande element (uppifrån och ned):

Titelområde
Alternativflik
Lista över egenskaper
Alternativ för behörighet och arbetsflöde

I titelområdet visas namn, typ, ID och M-Files-version av objektet samt datum då objektet skapades och modifierades.

Tips: Om översättningsbara objekttitlar är aktiverade kan objekt ha flerspråkiga namn. De översatta objekttitlarna kan användas i sökningar och de visas i stället för egenskapen Namn eller titel på titelområdet på metadatakortet, listområde samt i meddelande och värdelistor när ett specifikt valvspråk har valts.

Alternativfliken innehåller olika alternativ som gäller objekt som är markerade för tillfället och metadatakortet. Mer information finns i Menykortets alternativflik.

I området med listan över egenskaper visas objektets alla egenskaper, egenskapsgrupper samt alternativet för att lägga till nya egenskaper. Objektmetadata innehåller instruktioner för att lägga till och redigera egenskaper.

Notera: M-Files kan konfigureras att använda dynamiska egenskaper samt egenskapsgrupperingar. Med dynamiska egenskaper kan administratörer definiera egenskaper som “initierar” och som när de ställs in automatiskt genererar ytterligare egenskaper till metadatakortet. Egenskapsgrupperingar kan användas för att gruppera egenskaper tillsammans på metadatakortet för att bättre ordna metadatakorten för objekt som innehåller många egenskaper. Mer information finns i Konfiguration av metadatakort.

Med fliken under egenskapsområdet kan du modifiera behörighetsinställningarna för objektet och tilldela och ändra arbetsflöden och arbetsflödestillstånd. I Objektbehörigheter och Använda arbetsflöden finns mer information.

Menykortets alternativflik

Det finns fem ikoner i fliken under objektets titel:

flagga
fäst
stjärna
kugghjul
pilspets

Med flagg-ikonen () kan du markera objektet som följer eller slutat följa. När objektet är markerat som följer får du ett e-postmeddelande när det modifieras.

När du klickar på ikonen fäst () fästs det valda objektet på fliken Fästisar (eller tas bort från fästisar).

När du klickar på ikonen stjärna () läggs objektet till (eller tas bort) i vyn Favoriter.

Med kugghjulsikonen () öppnas en lista över alternativ, bland annat alternativ för att ändra metadatakortets plats och flytta metadatakortet till ett nytt fönster.

Genom att klicka på pilspetsikonen () kan du dölja eller visa titelområdet i metadatakortet.

Följ detta objekt

När alternativet Följ detta objekt eller Följ detta dokument är aktiverat skickar M-Files ett e-postmeddelande till dig när objektet eller dokumentet modifieras.

Dessa modifieringar kan vara någon av följande typer:

Metadata eller filinnehållet för objektet du följer har modifierats.
Det objekt du följer har tagits bort eller förstörts.
Metadata eller filinnehållet har ändrats för ett objekt eller dokument som är relaterat till det objekt du följer. Exempelvis kan ett dokument som är relaterat till ett projekt ha modifierats.
Ett dokument eller ett objekt som är relaterat till det objekt du följer har skapats, tagits bort eller förstörts.

Notera: Personen som har ändrat objektet får inte ett meddelande.

Placera metadatakortet

I vissa fall, till exempel när du jobbar med vyer som har listor med flera kolumner, eller när du jobbar med en mindre skärm, kan det vara bra att visa metadatakortet i området längst ned. Du kan flytta metadatakortet till området längst ned genom att öppna kontextmenyn i listvyn och välja Visningsläge > Visa metadata i rutan längst ned. Du kan göra samma sak genom att klicka på ikonen för Inställningar (kugghjulet) på metadatakortet och välja Växla metadatakortets plats i kontextmenyn. Du kan även dölja höger ruta helt genom att klicka på den vertikala fliken på den vänstra kanten av området till höger.

Kommentarsvy

Du kommer åt kommentarsvyn genom att klicka på Kommentarsikonen () på metadatakortet. I den här vyn visas alla kommentarer som har lagts till för objektet i kronologisk ordning samt alternativ för att lägga till nya kommentarer.

Notera: Kommentarer behåller sina behörighetsinställningar. Det betyder att de bara är synliga för de användare som definierades i behörighetsinställningarna som användes när kommentaren lades till.

När du klickar på ikonen för Egenskaper () i kommentarsvyn kommer du tillbaka till egenskapsvyn.

Förhandsgr.

Du kan öppna förhandsgranskningen för dokument genom att klicka på fliken Förhandsgr. i höger ruta. Om rutan inte är aktiverad kan du visa den genom att högerklicka på en tom yta i listområdet och välja Visningsläge > Höger ruta > Normal i kontextmenyn.

Du kan även öppna metadatakortet i ett separat fönster genom att klicka på ikonen Inställningar () och välja Visa metadatakort i popout i menyn. Det här alternativet gör det möjligt att visa och redigera flera metadatakort samtidigt och visa dokumentmetadata och förhandsgranskningsfönstret sida vid sida.

När metadatakortet har kopplats bort från dess standardplacering kan det användas som ett normalt fönster i användargränssnittet.

I förhandsgranskningsläget kan du enkelt bläddra i och kopiera dokumentinnehåll. Du kan förhandsgranska bland annat Microsoft Word-, Microsoft Excel-, Microsoft PowerPoint-, PDF- och AutoCAD-filer. Det går att förhandsgranska om programvaran med stöd för filformatet i fråga har installerats på datorn och valts som standardprogram för det formatet. Till exempel kräver förhandsgranskning av Microsoft Office-dokument Microsoft Office 2010 eller högre och förhandsgranskning av PDF-filer kräver Adobe Acrobat Reader 8 eller högre.

Tips: När du överför filer till M-Files gör förhandsgranskningsfunktionen att det blir lättare att fylla i metadata.

Innehåll av följande filtyper kan visas på Förhandsgranskning-fliken:

E-postfiler (eml, emlx, msg)
HTML- och webbarkivfiler (htm, html, mht, mhtml)
Bildfiler (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)
Microsoft Excel-filer (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
Microsoft PowerPoint-filer (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
Microsoft Word-filer (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
OpenDocument-filer (odt, ott, ods, odp)
PDF-filer
RTF-filer
Textfiler (txt)
Visio-ritningar (vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vdw)

Du kan även zooma in PDF-filer. I fliken Förhandsgranskning, högerklicka och välj Zooma in-verktyget från innehållsmenyn. Du kan då använda de olika inzoomningsverktygen från innehållsmenyn. I listområdet fungerar inzoomningsverktygen även med följande filtyper:

E-postfiler (eml, emlx, msg)
Microsoft Excel-filer (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
Microsoft PowerPoint-filer (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
Microsoft Word-filer (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
OpenDocument-filer (odt, ott, ods, odp)
PDF-filer
RTF-filer
Visio-ritningar (vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vdw)

I M-Files Web kan du enkelt bläddra igenom dokumentet på fliken Förhandsgr. via miniatyrbilden genom att först klicka på Växla till sidopanel och sedan på Miniatyrbilder. Du kan även använda förhandsgranskningsfunktionen genom att klicka på Sökning på fliken Förhandsgr.

Metadataförslag

Notera:

Den här funktionen kräver att en Intelligent metadatalager-licens är installerad och att lämpliga intelligenstjänster är installerade och korrekt konfigurerade.

Mer information om Intelligent metadatalager finns i Intelligent metadatalager.

När du lägger till ett befintligt dokument i M-Files måste du först fylla i metadata för att beskriva dokumentet. När Intelligent metadatalager och intelligenstjänster används visas metadataförslag (baserade på dokumentinnehåll) på metadatakortet för ett nytt dokument:

Ovanför förslaget kan du klicka på ett förslag för att lägga till det som ett värde för egenskapsrättigheten. Om det finns ett plustecken (+) framför det föreslagna värdet betyder det att värdet kommer att läggas till som ett nytt objekt eller element i värdelistan. Beroende på egenskapstypen kan du lägga till ett eller fler av de värden som föreslås.

Notera: Metadataförslag är inte tillgängliga om metadatakortet är placerat längst ned.