Konvertera till PDF-format
Filer i objektet kan automatiskt konverteras till PDF-format på servern när objektet ändrar tillstånd. Konvertering till PDF på servern kan göras för filer i format såsom Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook och Visio samt RTF- och OpenOffice-filer.
Vid konvertering till PDF uppdaterar M-Files egenskapsfälten M-Files, om det finns några, i Microsoft Word- och Microsoft Excel-dokument genom att använda objektets aktuella metadata.
Konverteringsinställningar
När du aktiverar funktionen Konvertera till PDF från fliken Åtgärder konverterar M-Files filerna automatiskt till ett PDF-dokument med en fil eller flera filer när objektets tillstånd ändras. Du kan definiera avancerade inställningar för konverteringen.
Spara varje PDF-fil som en separat fil bredvid originalfilen: Om du även vill spara filen i originalformatet ska du välja att spara PDF-filen bredvid originalfilen. Då ersätts inte originalfilen av PDF-filen. PDF-filen skapas med samma namn som originalfilen. Om den här funktionen används för ett dokument med en fil ändrar M-Files det till ett dokument med flera filer när PDF-filen skapas.
Skriva över befintliga PDF-filer: Om det redan finns PDF-filer med det här namnet i dokumentet med flera filer väljer du det här alternativet om du vill skriva över de befintliga PDF-filerna med identiska namn med de versioner som skapats med den här funktionen. Om det här alternativet inte är valt och dokumentet med flera filer redan har en PDF-fil med samma namn kommer M-Files att meddela om felet och PDF-filen skapas inte.
Konvertera till PDF/A-1b: Välj att spara i PDF/A-1b-format när du vill efterleva ISO-standard 19005-1:2005 för långtidsbevarande av elektroniska dokument. PDF/A-1b är ett mer begränsat format än standardmässiga PDF-filer så filer som konverteras till PDF/A är ofta större än filer som konverteras till standard-PDF. Dessutom kan vissa avancerade utseendeinställningar utelämnas vid export till PDF/A. Du bör bara konvertera till PDF/A-format om det är nödvändigt för exempelvis långtidsbevarande.
Förhindra tillståndsövergång om objektet innehåller filer i ett format som inte stöds: Välj det här om du vill förhindra tillståndsövergång i fall då funktionen PDF-konvertering påträffar filer med format som inte kan exporteras som PDF-filer (till exempel ZIP-filer). Ett felmeddelande visas och tillståndsövergången förhindras.