Enten det er innhold laget internt eller dokumenter og filer mottatt fra kunder, partnere og leverandører, drukner bedrifter i dag i et hav av informasjon som vokser seg større for hver dag.

Kostnaden for papirbasert HR

Spesielt må HR-avdelingen administrere og kontrollere et stort volum og variasjon av informasjon som ofte er svært konfidensiell. Ansattes poster, ansettelseskontrakter, lønnsinformasjon og læringskrav skraper knapt i overflaten når det kommer til overfloden av informasjon og relaterte prosesser som administreres av HR-avdelingen. Men hvor mye tid bruker HR-profesjonelle på å prøve å finne og administrere denne informasjonen i stedet for å konsentrere seg om å administrere prosessen med å ansette og trene ansatte?

Kaos for papir, mapper og arkivskap

M-Files gjennomført en undersøkelse av 100 britiske beslutningstakere, fra selskaper med mer enn 50 ansatte, for å bedre forstå hvordan HR-avdelinger takler å administrere så store mengder informasjon.

HR-ansatte finner ikke informasjonen de trenger

Ifølge undersøkelsens funn er det ganske enkelt mange som ikke mestrer det effektivt.

Av de spurte HR-beslutningstakerne, kaster 41 % bort over 10 minutter om dagen på å søke etter dokumentene og informasjonen de trenger for å utføre jobbene sine. Av disse menneskene bruker nesten halvparten faktisk mer enn 20 minutter!

Det er klart at dette er en enormt ineffektiv bruk av tid, men hva er det som driver denne bortkastede tiden brukt på å lete etter informasjon?

HR-avdelinger er fortsatt giftet med papir

65 % av de spurte innrømmer at HR-informasjon fortsatt administreres ved hjelp av papirdokumenter, papirbaserte prosesser og lagret i arkivskap. Faktisk, når det gjelder å administrere HR-informasjon, er papir den beste metoden, brukt mer enn noen annen tilnærming eller løsning! Det er ingen overraskelse at HR-avdelinger har slike problemer med å finne, dele og oppdatere informasjon.

I tillegg bruker 47 % filer og mapper på nettverksstasjoner. Med 65 % av respondentene som administrerer HR-informasjon på mer enn ett sted, er det ingen overraskelse at det blir enda mer utfordrende å finne informasjon. For ikke å nevne risikoen for at duplikatinformasjon lagres på tvers av flere systemer eller steder, noe som gjør det utfordrende å sikre at du bruker den nyeste og mest oppdaterte versjonen.

Effektivisering av HR-prosesser med digitale løsninger

Vi spurte også respondentene om de typiske HR-prosessene som de syntes var de mest ineffektive. De tre beste identifiserte var:

• Ansattes anmeldelser, godtgjørelse og ytelsesadministrasjon
• Legge ut ledige stillinger og behandle søknader
• Intervjuer og onboarding av nye medarbeidere

Gitt den store bruken av papir, er det ikke rart at HR-avdelinger opplever at de manuelle prosessene deres er tidkrevende og ineffektive. Ved å digitalisere disse prosessene og automatisere manuelle aktiviteter så mye som mulig, kan HR frigjøre enorme mengder tid, slik at de kan jobbe mer effektivt.

Øk effektiviteten med digitalisering og automatisering

80 % av respondentene innrømmer å bruke en papirbasert prosess for dokumenter som krever godkjenning via signaturer (for eksempel ansattkontrakter og tilbudsbrev). Mange HR-fagfolk opplever ansettelse og introduksjon av nye medarbeidere som en så ineffektiv prosess, men ved å implementere elektroniske signaturer kan disse prosessene bli betydelig forbedret, strømlinjeformet og automatisert. Ikke bare ville dette spare tid, men det ville også forbedre revisjonsevnen og etterlevelsen.

Forbedret etterlevelse og revisjonsevne

Problemet med manuelle HR-prosesser ble ytterligere understreket da vi spurte: "Hva er de største utfordringene med din rolle?"

Manuell dokumentbehandling var toppresponsen, og 44 % av HR-beslutningstakerne sa at utskrift, skanning og håndsignering av dokumenter – sammen med å sende dokumenter på e-post og flytte informasjon til forskjellige steder – var spesielt utfordrende. I tillegg sliter 41 % av de spurte med å håndtere papir og arkivering.

Klar til å strømlinjeforme HR-prosessene dine og bli papirløs? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveperiode i dag!