Moderne organisasjoner er fulle av informasjon, og å utnytte en organisasjons intellektuelle kapital og akkumulerte erfaringer til noe handlingskraftig for virksomheten har blitt en utfordring i informasjonsalderen. Det er en anerkjent konkurransefordel å gjøre uorganiserte datalager til effektive, lett tilgjengelige og søkbare hvelv med informasjon. Fordi organisasjoner sliter med effektive og effektive måter å akkumulere og utnytte sin intellektuelle kapital på, har kunnskapsarbeidere mistet mulighetene til å ta rettidige og informerte forretningsbeslutninger som ville ha hatt nytte av kunde- og markedsinnsikten som Knowledge Management gir.

Hva er Knowledge Management?

Som konsept handler Knowledge Management om å utstyre den enkelte medarbeider med den kollektive kunnskapen om bedriften slik at folk kan utnytte tidligere arbeid på tvers av organisasjonen til fordel for arbeid i nåtid så vel som i fremtiden. Det institusjonaliserer i hovedsak intern kunnskap for å la arbeidsstyrken din lære av og bruke kjerneressurser du allerede har laget.
Etter hvert som tiden går, er mye av kunnskapen en organisasjon skaper basert på samarbeid, enten den er avledet fra delte ideer mellom kolleger eller innsikt hentet fra interaksjoner med kunder eller leverandører. Å fange opp disse erfaringene under hverdagsutveksling er nøkkelen til å fange kunnskap til noe som kan kodifiseres i prosesser og sjekklister og brukes til fordel for resten av selskapet på lang sikt.

Organisasjoner som ønsker å institusjonalisere kunnskapsfangst kan henvende seg til informasjonsadministrasjonsplattformer som gjør det enkelt å gjenbruke innsamlet informasjon underveis og kan tilby nyttige søkeverktøy og maler for å lokalisere, merke og organisere alle interne eiendeler slik at de kan benyttes konstruktivt og effektivt når det er nødvendig.

Hvorfor er Knowledge Management viktig?

Vi lever i informasjonsalderen hvor informasjon i seg selv fungerer som en kraftig valuta som en organisasjon kan utnytte som intellektuell kapital på markedet. Organisasjoner som effektivt kan fange, administrere og utnytte sin intellektuelle kapital, vil vinne flere forretninger, levere kundeverdi mer effektivt og overgå konkurrentene.

I den virkelige verden betyr det at organisasjoner som gjør kunnskapsledelse godt, er mindre sårbare for å miste fagkompetanse over tid på grunn av tapte eiendeler eller personalomsetning. Og ansatte er frigjort fra slitet med ineffektive informasjonssøk som forskning har vist spiser opp så mye som 30 % av en kunnskapsarbeiders tid. Poenget her er at når ansatte bruker mindre tid på å søke etter den innsikten de trenger, vil de ha mer tid til å produsere verdiøkende initiativer og være oppmerksomme på deres faktiske stillingsbeskrivelser.

En altfor vanlig kamp for organisasjoner har vært å holde styr på relevante eksisterende eiendeler som kan vinne nye avtaler eller hjelpe til med prosjekter som er i pipelinen. Mens organisasjoner som tar i bruk Knowledge Management kan merke dokumenter på riktig måte med metadata og har dratt nytte av å plassere informasjon i en kontekst som letter gjenbruken på en relevant måte senere.

I tillegg, ved å samle kunnskap i en akkumulert kunnskapsbank, kan organisasjoner kodifisere leksjonene de lærer gjennom årene til sjekklister og prosesser som bidrar til å sikre at tidligere feil ikke gjentas. 2020 Deloitte Global Human Capital Trends avslørte at 75 % av respondentene prioriterte «skaping og bevaring av kunnskap» som en viktig strategi for deres fremtidige og umiddelbare virksomhet, og likevel hevdet bare 9 % av de samme respondentene at de er utstyrt med midler til å klare det.

Å ha en plattform som håndhever, veileder og automatiserer trinnene som kreves for kunnskapsfangst og gjenbruk, sikrer at organisasjoner er i stand til å bruke Knowledge Management på riktig måte. Og på en måte som kan løse bekymringer om å redigere konfidensiell klientinformasjon fra personer som ikke er autorisert til å se visse ting ved å implementere automatiserte arbeidsflyter som bidrar til å sikre en feilfri anonymiseringsprosess med anmeldelser, godkjenninger og publisering. Knowledge Management kan også strømlinjeforme organisasjoner med periodiske gjennomganger av eiendeler for å hjelpe til med å opprettholde de nyeste versjonene, arkivere alt som er foreldet, eller bruke nye tagger etter hvert som intern terminologi utvikler seg.

Alt dette peker på realiteten at etter hvert som forretningslandskapet fortsetter å utvikle seg, er det nå en prioritet å utnytte kunnskap fra en organisasjon og ikke lenger bare en "hyggelig å ha" luksus. De som ikke tenker på å ta i bruk Knowledge Management er allerede bak.

Hvordan kan M-Files bidra til å gjøre en forskjell?

Sluttmålet med Knowledge Management er egentlig å fremtidssikre organisasjonen din ved å kodifisere din institusjonelle kunnskap og unngå gjentakelse av tidligere feil. For på sitt mest grunnleggende nivå handler Knowledge Management om å la kunnskap arkiveres og gjenbrukes som en ressurs. Riktig utført, betyr Knowledge Management å unngå å måtte finne opp hjulet på nytt ved å gjøre det mulig for alle ansatte å bruke akkumulerte eiendeler og forbedre arbeidsflytene og bli dyktigere i det de gjør, uavhengig av deres kompetansenivå.
Og når M-Files kommer inn i ligningen som den eneste sannhetskilden for alle bedriftsdata, blir oppgaven med Knowledge Management så mye enklere. M-Files er en metadatadrevet informasjonsadministrasjonsplattform som ble designet for å møte vanlige kunnskapshåndteringsutfordringer med verktøy som automatiserer prosesser knyttet til innhenting, kodifisering og gjenbruk av kunnskap som kan utnyttes for virksomheten gang på gang.

Det metadatadrevne M-Files plattformen kan håndtere vanlige kunnskapshåndteringsutfordringer for å hjelpe med å fange opp, kodifisere og gjenbruke kunnskap. Med metadata, visninger, bedriftssøk, maler og arbeidsflyter, M-Files gir de riktige verktøyene for organisasjoner for å holde tritt med de nye realitetene ved å drive forretning i informasjonsalderen.