Ønsker organisasjonen din å forbedre sin dokument- og informasjonshåndteringspraksis, og vurderer et Enterprise Content Management-system (ECM)?

Implementering av et ECM-system kan være en effektiv løsning på innholdsproblemer. Den kan imidlertid bare nå sitt fulle potensial for økt effektivitet hvis organisasjonen effektivt har gjort grunnarbeidet før implementering. Dette betyr at organisasjonen kjenner utgangspunktet og ønsket tilstand, i tillegg til å dedikere nok tid og ressurser til definisjon, implementering og oppfølging.

Legger grunnlaget for suksess: Planlegging før implementering

I et Enterprise Content Management-prosjekt, akkurat som alle andre prosjekter, er det viktig å sette opp de grunnleggende forventningene og å forstå hva organisasjonen prøver å gjøre.

Definere dine forretningsmål

For å lykkes må organisasjonen ta tre viktige skritt for å begynne å planlegge et ECM-implementeringsprosjekt:

• Sett klare forretningsmål
• Forstå endringen og hva den betyr for organisasjonen, og for menneskene i den
• Forstå risikoen involvert

Uten å ta disse tre stegene er det umulig å planlegge og styre prosjektet på en måte som støtter virksomheten og dens nøkkelprosesser. Og det vil uunngåelig mislykkes i å levere den økte effektiviteten ettersom de nye måtene å jobbe på ikke vil støtte viktige forretningsprosesser.

Forstå den menneskelige faktoren og Change Management

Selv om et ECM-implementeringsprosjekt typisk inkluderer ny programvare som må tas i bruk, er det IKKE et IT-prosjekt. Et ECM-implementeringsprosjekt vil og bør endre forretningsprosessene, arbeidsflytene og mest av alt ansattes atferd. Uten ordentlig oppmerksomhet til det menneskelige aspektet, er du nødt til å mislykkes i noen av hovedmålene dine.

Identifisere og redusere potensielle risikoer

Vi kan se på prosjektet som fem transformasjonstrinn. I kjernen er det nye ECM-systemet. Deretter følger dokumenthåndteringspraksis og hvordan de endres med det nye systemet. Neste fokusområde er å generere effektivitet ved å utvikle arbeidsflyter. Disse arbeidsflytene vil støtte forretningsprosesser og transformere hvordan de administreres. Og til slutt, alt dette må endre ansattes atferd. Dersom ansatte ikke omfavner det nye systemet og arbeidsmåtene, vil ønsket effekt på lønnsomheten mangle.

Klar til å frigjøre det fulle potensialet til ECM? Planlegg en gratis demo eller start din gratis prøveperiode i dag!