Med hjälp av Microsoft Outlook-regler kan du enkelt automatisera att specifika typer av e-postmeddelanden sparas i M-Files baserat på exempelvis avsändare, ämne eller mottagare. Du kan till exempel ange att alla förslagsmeddelanden som du skickar ska sparas i M-Files baserat på att ämnesfältet innehåller ordet förslag.Notera: Dessa instruktioner är för Microsoft Outlook 2013. Om du använder en annan version av Microsoft Outlook kanske regler skapas på ett lite annat sätt.
Gör följande steg för att skapa en Microsoft Outlook-regel för M-Files:
-
Öppna Microsoft Outlook och välj ett e-postmeddelande som representerar den typ av meddelande som du vill skapa en regel för.
Exempel:Du kan välja meddelandet och skapa regeln baserat på exempelvis meddelandets avsändare, texten i ämnesfältet eller mottagaren av meddelandet.
-
På fliken Hem i avsnittet Flytta klickar du på Regler. Välj sedan Skapa regel... i menyn.
Resultat:Dialogrutan Skapa regel öppnas.
-
Klicka på Avancerade alternativ....
Resultat:Dialogrutan Regelguide öppnas.
-
Markera de villkor som ett e-postmeddelande måste uppfylla för att den här regeln ska tillämpas.
Exempel:Om du vill skapa en regel som tillämpas för meddelanden som skickas av den valda avsändaren markerar du kryssrutan från <avsändare>.
- Valfri:
Om det är nödvändigt klickar du på ett värde med understrykning i fältet för regelbeskrivning för att redigera regelvillkoret.
-
Klicka på Nästa.
-
Markera kryssrutan flytta en kopia till den angivna mappen.
Du kan även flytta själva meddelandena direkt till M-Files så att de tas bort från Microsoft Outlook när de har flyttats. Oftast är det bästa dock att flytta en kopia av meddelandet till M-Files. Då bevaras meddelandet i originalmappen, till exempel i någon av mapparna Inkorg eller Utkorg.
-
Klicka på angett i fältet för regelbeskrivning.
Resultat:Dialogrutan Regler och aviseringar öppnas.
-
Visa M-Files-noden och välj sedan det valv för vilket du vill flytta kopior av meddelanden som matchar den här regeln.
-
Klicka på OK för att stänga dialogrutan Regler och aviseringar och klicka sedan på Nästa.
- Valfri:
Om du behöver göra undantag till den här regeln markerar du kryssrutorna för de undantag som du vill tillämpa. Redigera sedan undantaget i fältet för regelbeskrivning om det behövs.
-
Klicka på Nästa.
-
Ange ett beskrivande namn för regeln i textfältet.
-
Markera kryssrutorna Kör den här regeln nu för meddelanden som redan är i... och Aktivera den här regeln och klicka på Slutför för att göra klart regeln.
E-postmeddelanden i Microsoft Outlook som matchar den regel som du just har angett flyttas automatiskt till det valda valvet i M-Files.Notera: Om Microsoft Outlook inte öppnas när du får ett meddelande som matchar den här regeln och därför inte skulle sparas automatiskt i M-Files kommer M-Files föreslå att du ska spara väntande meddelanden nu när Microsoft Outlook öppnas nästa gång.
