Création des nouveaux objets et enregistrement de documents dans M-Files

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La création de nouveaux documents ou d’autres objets dans M-Files ou l’enregistrement de documents dans M-Files à partir d’autres applications sont des processus on ne peut plus simples et faciles. Le tutoriel rapide vous explique comment faire.

Vidéo : Saving Information with Metadata

Création des nouveaux objets dans M-Files

Vous pouvez créer de nouveaux objets en cliquant sur le bouton Créer ou en cliquant sur le bouton souhaité dans la rubrique Créer du volet de commandes :

  1. Soit :
    • Cliquez sur le bouton Créer () et sélectionnez le type d’objet souhaité dans le menu contextuel.
      ou
    • Cliquez sur le type d’objet souhaité dans le volet de commandes, dans la rubrique Créer.
    Résultat :Si vous avez décidé de créer un nouveau document, la boîte de dialogue Nouveau Document s’ouvre. Dans le cas contraire, c’est la fiche de métadonnées du nouvel objet qui s’ouvre.
  2. Optionnelle : Si vous êtes en train de créer un nouveau document, sélectionnez une classe et un modèle, puis cliquez sur Suivant.
  3. Renseignez les métadonnées nécessaires, puis cliquez sur Créer.
L’objet est ajouté au coffre avec les détails des métadonnées que vous avez fournis.

Enregistrer des documents sur M-Files à partir d’autres applications

M-Files est compatible avec tous les types de fichiers et vous pouvez enregistrer les documents sur M-Files à partir de n’importe quelle application. Les documents sont enregistrés dans un coffre, puis décrits à l’aide de métadonnées. Vous n’avez pas besoin d’enregistrer les documents dans un dossier ou à un emplacement particulier, puisque M-Files organise automatiquement le contenu en plusieurs vues pertinentes fondées sur les métadonnées du document.

Certaines applications, comme AutoCAD, Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint disposent d’un ruban M-Files dont vous pouvez vous servir pour enregistrer facilement de nouveaux documents dans M-Files. Si l’application que vous utilisez ne dispose pas de ruban, vous pouvez toujours utiliser la fonction Enregistrer sous... de l’application pour enregistrer votre document dans M-Files.

Effectuez les étapes suivantes pour enregistrer un document dans M-Files à partir d’une autre application :

  1. Soit :
    • Si vous utilisez une application qui est dotée du ruban M-Files, ouvrez-le et cliquez ensuite sur Enregistrer dans M-Files. Si vous disposez de plus d’une connexion au coffre, sélectionnez le coffre approprié dans le menu contextuel.
      ou
    • Si l’application ne dispose pas de la fonction Enregistrer dans M-Files, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous... dans la barre de menu, sélectionnez M-Files pour emplacement et, si besoin, sélectionnez le coffre approprié. Cliquez enfin sur Enregistrer.
    Résultat :La fiche de métadonnées du nouveau document s’ouvre.
  2. Renseignez les métadonnées appropriées, puis cliquez sur Créer.
Le document sélectionné est enregistré dans le coffre avec les métadonnées que vous avez fournies.

Pour plus de précisions sur la création des objets et l’enregistrement des documents dans M-Files, consultez Ajout d'un contenu à un coffre.

Maintenez que vous savez comment les documents sont créés et enregistrés dans M-Files, consultez Utilisation des modèles pour obtenir un tutoriel sur la façon de tirer profit des modèles lors de la création de nouveaux documents.