Personnaliser les notifications

M‑Files utilise des modèles personnalisables pour les notifications par e-mail, que vous pouvez modifier afin de les adapter aux exigences de votre organisation. Vous pouvez, par exemple, modifier les informations fournies ainsi que les notifications concernant les objets nouveaux ou modifiés, les attributions, etc.

Veuillez suivre les instructions de cette section pour accéder aux modèles de notification et les éditer dans M‑Files Admin.

Accès à la configuration du modèle de notification

Pour accéder à la configuration du modèle de notification :

  1. Dans M‑Files Admin, rendez-vous dans la section Advanced Vault Settings.
    1. Ouvrez M‑Files Admin.
    2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M‑Files.
    3. Déployez Coffres.
    4. Déployez un coffre.
    5. Cliquez sur Configurations.
    6. Dans la zone de navigation, cliquez sur Advanced Vault Settings.
    7. Ouvrez l'onglet Configuration.
      Résultat :Les paramètres du coffre avancés s'affichent.
  2. Déployez Notifications > Notification Templates.

La liste des modèles de notification disponibles dans ce coffre s’affiche dans l’éditeur des configurations. Les modèles sont divisés en deux sections : Email Templates et Push Notification Templates. Ces derniers servent aux applications mobiles de M‑Files.

Si la liste ne comprend pas au moins un modèle intitulé Default, essayez de redémarrer le coffre et M‑Files Admin. La mise hors ligne d’un coffre devrait toujours être réalisée de manière contrôlée et les utilisateurs de coffre devraient en être informés à l’avance.

Édition ou ajout d’un modèle de notification

Pour éditer un modèle de notification existant ou pour en ajouter un nouveau :

  1. Sous Advanced Vault Settings > Notifications > Notification Templates, dans la zone de la liste de l’éditeur de configurations, soit :
    • Déployez une règle de modèle existante que vous souhaitez éditer.
      ou
    • Cliquez sur Add Rule pour ajouter une nouvelle règle de modèle et déployez le nœud qui vient d’être créé.
  2. Dans Rule, sélectionnez la règle de notification à laquelle vous souhaitez que ce modèle s’applique.
  3. Déployez le nœud Template Sections.
  4. Soit :
    • Développez un nœud de section existant en vue d’éditer une section ajoutée antérieurement.
      ou
    • Cliquez sur Add Section pour ajouter une nouvelle section et déployez le nœud qui vient d’être créé.
    Pour toute section que votre modèle n’inclut pas, le serveur M‑Files utilise les sections correspondantes du modèle Default spécial. S’il est impossible de trouver le modèle Default, le serveur M‑Files utilise les sections correspondantes du modèle de secours situé dans le répertoire d’installation.
  5. Dans Template Section, sélectionnez la section que vous souhaiteriez modifier.
    Conseil : En survolant, avec le curseur de la souris, le nom des sections du menu déroulant, une brève description de chaque section apparaît.
  6. Cliquez sur l’icône d'engrenage () dans le champ de valeur du paramètre Template Entry.
    Résultat :La boîte de dialogue Placeholder Editor s’ouvre.


  7. Dans la zone de texte, saisissez le contenu de la rubrique.
    Utilisez le bouton Insert Placeholder pour ajouter une référence mise à jour dynamiquement dans votre contenu. Le fait de cliquer sur le bouton permet d’ajouter un ensemble d’accolades dans la zone de texte. Vous pouvez soit commencer à taper le nom de la variable soit appuyer sur la flèche vers le bas pour afficher une liste des variables disponibles, comme le titre ou la classe de l’objet ayant déclenché la notification. Certaines variables ne fonctionnent toutefois qu’avec des sections spécifiques.
  8. Après avoir édité le contenu du modèle, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Placeholder Editor.
  9. Optionnelle : Répétez les étapes allant de 4 à 8 pour éditer ou ajouter autant de sections que nécessaire.
  10. Cliquez sur Save après avoir terminé vos modifications.

Variables pour les modèles de notification

En plus des propriétés d’objet telles que le titre ou la classe de l'objet, vous pouvez utiliser un ensemble de variables spéciales dans vos notifications. Ces variables sont décrites dans le tableau suivant.

Variable Description
All referred objects() Tous les objets concernés dans les propriétés d’objet.
Caused by() Le nom de l'utilisateur qui provoque l'événement.
Caused by account() Le nom du compte de l'utilisateur qui provoque l'événement.
EventID() L'ID de l'événement.
FileName() Le nom du fichier.
ID() L'ID (externe) de l'objet.
InternalID() L'ID (interne) de l'objet. L'ID interne est toujours spécifique à chaque objet d'un seul type d'objet et au sein d'un seul coffre.
NameAndLinks() Un fragment de texte au format texte en clair comportant des URL pointant vers l’objet pour M‑Files Desktop, M‑Files Web et M‑Files Mobile.
NameAndLinksHtml() Un hyperlien au format HTML comportant des URL pointant vers l’objet pour M‑Files Desktop, M‑Files Web et M‑Files Mobile.
Notification rule name() Le nom de la règle de notification qui provoque l'événement.
ObjTitle() Le nom ou le titre de l'objet.
ObjType() Le type d'objet.
OldProperty( Undefined ) L'ancienne valeur de la propriété spécifiée de l'objet. Undefined est remplacé par la propriété dont l'ancienne valeur doit être affichée par cette variable dans la notification.

Après avoir sélectionné cette variable, ouvrez l'onglet References et sélectionnez la valeur souhaitée via le menu déroulant dans la colonne Item.

Rolled back to version() La version réhabilitée de l'objet.
Timestamp() L'heure à laquelle l'événement s'est produit.
URL() Une URL indiquant la dernière version de l'objet dans M‑Files Desktop.
UrlToLatestClassicWeb() Une URL indiquant la dernière version de l'objet dans le M‑Files Web classique.
UrlToLatestMobile() Une URL indiquant la dernière version de l'objet dans M‑Files Mobile.
UrlToLatestWeb() Une URL indiquant la dernière version de l'objet dans M‑Files Web.
UrlToVersion() Une URL indiquant la version spécifique de l'objet dans M‑Files Desktop.
UrlToVersionClassicWeb() Une URL indiquant la version spécifique de l'objet dans le M‑Files Web classique.
UrlToVersionMobile() Une URL indiquant la version spécifique de l'objet dans M‑Files Mobile.
UrlToVersionWeb() Une URL indiquant la version spécifique de l'objet dans M‑Files Web.
UserCausedState( Undefined ) L’utilisateur qui a déplacé l’objet vers une étape spécifique. Undefined est remplacé par l'étape de destination.

Après avoir sélectionné cette variable, ouvrez l'onglet References et sélectionnez la valeur souhaitée via le menu déroulant dans la colonne Item.

VaultGuid() L'identifiant unique (GUID) du coffre.
VaultName() Le nom du coffre.
Version() La version de l’objet.