Pourquoi ne puis-je pas convertir un document au format PDF ou annoter un document ?

Cette rubrique permet de vous aider si vous rencontrez des problèmes dans l’une des situations suivantes lors de l’utilisation de M-Files Desktop :
  • Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et sélectionnez Partager, Envoyer et PDF > Enregistrer en PDF... dans le menu contextuel.
  • Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et sélectionnez Partager, Envoyer et PDF, puis sélectionnez Convertir en PDF (remplace le fichier original) ou Convertir en PDF (ajoute un fichier séparé) dans le menu contextuel.
  • Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et sélectionnez Numérisation et Reconnaissance de Texte (OCR) > Convertir en PDF indexé... dans le menu contextuel.
  • Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un document et sélectionnez Créer > Annotation... dans le menu contextuel.

Les problèmes liés à la conversion au format PDF et aux annotions peuvent avoir la même cause principale, étant donné que l’annotation d’un document nécessite tout d’abord la conversion au format PDF. Consultez la partie ci-après pour découvrir les solutions courantes à ces problèmes.

Réinstallation du convertisseur de PDF

Il vous faudra peut-être réinstaller le convertisseur de PDF utilisé par M-Files si vous recevez l’un des messages d’erreur suivants après avoir essayé de convertir un document en PDF ou après avoir essayé d’ajouter des annotations à un document :

  • Le pilote d’impression PDF de M-Files n’est pas correctement installé. Classe non enregistrée.
  • Erreur inconnue.

Vous devez tout d’abord désinstaller PDF-XChange de votre ordinateur :

  1. Dans le menu Démarrage de Windows, sélectionnez Paramètres.
  2. Sélectionnez Système > Applications et fonctionnalités.
  3. Sélectionnez PDF-XChange et cliquez sur Désinstaller.

Ensuite, réinstallez PDF-XChange :

  1. Ouvrez le fichier C:\Program Files\M-Files\<version>\Client\PDFX6SA_sm.exe.
  2. Veuillez suivre les instructions de l’installateur pour terminer l’installation.

S’assurer que votre ordinateur dispose de l’application nécessaire pour ouvrir le document original

Afin de pouvoir convertir un document au format PDF dans M-Files, il faut que l’application permettant d’ouvrir le document soit installée sur votre ordinateur. Par exemple, si vous souhaitez convertir un fichier Microsoft Word en PDF, Microsoft Word doit être installé sur votre ordinateur. De même, si vous souhaitez convertir un classeur Microsoft Excel en PDF, Microsoft Excel doit être installé sur votre ordinateur.

S'assurer que le document n'est pas verrouillé

Vérifiez que le document que vous essayez de convertir n’est pas verrouillé par un autre utilisateur. Vous devez pouvoir déverrouiller le document pour le convertir au format PDF.

S’assurer que le document n’est pas protégé par un mot de passe

Vérifiez que le document que vous essayez de convertir n’est pas protégé par un mot de passe. Si un document est protégé par un mot de passe, M-Files n’est pas capable de l’ouvrir. Dans de tels cas, vous n’êtes pas en mesure de convertir le document au format PDF ou d’y ajouter des annotations.

S’assurer que le document n’est pas trop volumineux

Si vous essayez d’ajouter des annotations à votre document mais que la barre d’outils des annotations n’apparaît pas, il se peut que la taille du document soit trop importante.

De même, il se peut que votre document soit trop volumineux si vous essayez de le convertir au format PDF et que la conversion échoue, avec affichage d’un message d’erreur similaire à celui présenté ci-dessous : 
Conversion of the file "Document.docx" to PDF format failed.
The size of the file, [11437522] bytes, exceeds the maximum size 10485760 bytes specified for Word conversions.
Par défaut, la taille maximale des fichiers pour les conversions de PDF est de 10 Mo pour ces formats de fichiers :
  • Messages électroniques
  • Documents Microsoft Excel
  • Images
  • Documents PDF
  • Documents Microsoft PowerPoint
  • documents Visio
  • Documents Microsoft Word
Une autre limitation concernant la conversion de documents volumineux en PDF est le temps. Si la conversion PDF prend plus de 120 secondes, la conversion échoue avec un message d’erreur similaire au suivant :
Conversion of the file "Document.docx" to PDF format failed. 
The maximum execution time of 120 seconds was exceeded.

Ces limitations peuvent être amplifiées par la modification des paramètres du coffre avancés sur le serveur M-Files. Consultez Spécifier les limites de la conversion PDF pour l'indexation et l'aperçu des fichiers pour obtenir les instructions.

Activer la prise en charge étendue des langues

Si vous rencontrez des problèmes avec le contenu non anglais, vous pouvez essayer d'activer l'option Advanced Vault Settings PDF Conversion > Word Files > Extended Language Support.