Définition des métadonnées pour une source de fichier externe

Pour définir automatiquement les métadonnées pour les documents qui ont été créés en externe :

  1. Ouvrez M-Files Admin.
  2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
  3. Déployez Coffres.
  4. Déployez un coffre.
  5. Déployez l'option Connexions à des sources externes et cliquez sur Sources de fichiers.
  6. Dans la liste Fichiers, double-cliquez sur le fichier que vous souhaitez modifier.
    Résultat :La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.
  7. Cliquez sur Métadonnées.
    Résultat :L’onglet Métadonnées s’ouvre.
  8. Dans Type d'Objet, sélectionnez le type d’objet que possèdent les objets externes lorsqu’ils sont importés vers ou associés à M-Files.
    Le paramètre Les objets de ce type peuvent avoir des fichiers doit être activé pour le type d'objet sélectionné.
  9. Cliquez sur Ajouter... pour définir une nouvelle propriété et valeur à ajouter automatiquement aux objets créés à partir de fichiers externes ou sélectionnez l’une des propriétés existantes et cliquez sur Editer... pour la modifier.
    Résultat :La boîte de dialogue Définition de la Propriété s’ouvre.
  10. Utilisez le menu déroulant Propriété pour sélectionner la propriété pour laquelle vous souhaitez définir une valeur.
  11. Dans la boîte de dialogue Définition de la Propriété, sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Utiliser une valeur fixe : Utilisez cette option pour définir une valeur de propriété fixe.
      ou
    • Lire les données depuis un fichier XML produit par HP DSS : Utilisez cette option si vous souhaitez obtenir une valeur de propriété à partir de métadonnées fournies par l’utilisateur si un document est scanné et lu par reconnaissance optique des caractères à l’aide de HP DSS.
      ou
    • Lire les données depuis un fichier XML : Utilisez cette option pour lire une valeur de propriété depuis un fichier XML à l’aide d’une expression XPath. Le nom du fichier XML doit correspondre au nom du fichier à importer. Par exemple, lorsque le nom du fichier est filename.txt, le fichier XML doit être nommé filename.xml.
      Imaginons par exemple que vous avez le fichier XML suivant :
      <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
      <document>
          <name>Le nom du document</name>
          <keywords>Mots-clés dans un fichier XML</keywords>
      </document>
      Maintenant, afin de pouvoir utiliser le texte se trouvant à l'intérieur de l'élément keywords du fichier XML en tant que valeur de la propriété sélectionnée, vous devrez saisir document/keywords dans le champ Lire les données depuis un fichier XML, et vous obtiendrez alors Mots-clés dans un fichier XML en tant que valeur de propriété. La chaîne document/keywords est une simple expression XPath qui sélectionne tous les éléments keywords qui sont affiliés à l’élément document.

      XPath est une syntaxe standard du groupe W3C permettant de définir l'emplacement des données dans les documents XML. Pour en savoir plus sur la syntaxe XPath, veuillez consulter le W3Schools XPath Tutorial.

      Remarque : Si le fichier XML file utilise des espaces de nommage, vous devez les prendre en compte dans l’expression XPath. Vous pouvez utiliser les préfixes de l’espace de nommage dans l’expression. Veuillez toutefois noter que l’espace de nommage par défaut n’a pas de préfixe. La sélection à partir de l’espace de nommage par défaut est possible, par exemple, si l’on utilise la fonction XPath namespace-uri() ou local-name(), voire les deux, dans l’expression. Il n’est pas possible d’avoir plusieurs espaces de nommage avec le même préfixe.

      Par exemple :

      mynamespace:document/keywords

      ou

      //*[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='document']/[namespace-uri()='http://www.exampleuri.com' and local-name()='keywords']

      ou
    • Utiliser une source de valeur OCR : Cliquez sur Définir... pour définir une zone dans un document scanné à partir duquel capturer la valeur de propriété. Pour des instructions détaillées, consultez Définir une source de valeur OCR.
      ou
    • Lire depuis les propriétés du fichier importé : Utilisez cette option pour renseigner la valeur de propriété à l’aide d’une valeur de propriété du fichier Microsoft Windows. Utilisez le menu déroulant Propriété du fichier pour sélectionner la propriété appropriée du fichier. Les types de données acceptés pour les propriétés du fichier sont les suivantes :
      • Nom : Texte, Texte (multi-ligne)
      • Répertoire : Texte, Texte (multi-ligne)
      • Extension : Texte, Texte (multi-ligne), Choisir dans la liste
      • Créé par : Horodateur
      • Modifié le : Horodateur
      • Dernier accès : Horodateur
      • Lecture seule : Booléen (oui/non)
      • Masqué : Booléen (oui/non)
      • Archivage : Booléen (oui/non)
  12. Si la propriété sélectionnée est du type de donnée Choisir dans la liste et que vous avez choisi Lire les données depuis un fichier XML produit par HP DSS, Lire les données depuis un fichier XML ou Utiliser une source de valeur OCR lors de l’étape précédente, dans la rubrique Conversion en élément de liste de valeurs, sélectionnez :
    • Utiliser la valeur lue comme identifiant de l'élément : Sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser la valeur capturée en tant qu’identifiant de l’élément de liste avec un nom défini à part.
      ou
    • Utiliser la valeur lue comme nom de l'élément : Sélectionnez cette option si vous souhaitez vous servir de la valeur capturée pour nom de l’élément de la liste de valeurs. Vous pouvez cocher la case Créer un nouvel élément si aucune correspondance n'est trouvée si vous souhaitez ajouter un nouvel élément de liste lorsqu’une nouvelle valeur est capturée.
  13. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition de la Propriété.
  14. Utilisez le menu déroulant Autorisations en vue de configurer les autorisation des nouveaux objets créés via la source externe.
    Vous pouvez cliquer sur le bouton ... pour affiner les paramètres d’autorisation.
  15. Optionnelle : Cochez la case Lire les données depuis un fichier XML si vos valeurs de propriété doivent être lues à partir d’un fichier XML. Cochez également la case Supprimer le fichier XML après usage si vous souhaitez que le fichier XML soit supprimé une fois que les métadonnées ont été lues.
    Le nom du fichier XML doit correspondre au nom du fichier à importer. Par exemple, lorsque le nom du fichier est filename.txt, le fichier XML doit être nommé filename.xml. Les formats XML compatibles sont :
    • Fichiers XML standard
    • Fichiers XML générés par le logiciel HP Digital Sending Software (HP-DSS)
  16. Cliquez sur OK pour terminer la définition des métadonnées.
Les métadonnées que vous venez de définir sont assignées à tout nouvel objet créé via cette source externe.