Création d’une Nouvelle Connexion à une Source Externe

Avant de commencer, consultez cette note si vous prévoyez d'utiliser l'option Lier les fichiers et de conserver les fichiers originaux dans l'emplacement externe. Vous pouvez également utiliser des connecteurs de référentiel externes pour importer du contenu dans votre coffre. Voir Connecteurs. Assurez-vous de ne pas utiliser les deux fonctionnalités pour importer le même contenu.

Veuillez suivre les instructions pour définir une nouvelle connexion à une source externe.

  1. Ouvrez M-Files Admin.
  2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
  3. Déployez Coffres.
  4. Déployez un coffre.
  5. Déployez Connexions aux Sources Externes, puis sélectionnez Fichiers.
  6. Dans le volet de commandes, cliquez sur Nouvelle Source de Fichiers pour commencer la création d'une nouvelle connexion à une source externe.
    Résultat :La boîte de dialogue Propriétés de Connexion s’ouvre.
  7. Dans le champ Description, donnez une description de la nouvelle connexion. Vous pouvez, par exemple, décrire la source externe pour laquelle la connexion est utilisée.
  8. Dans le champ Chemin depuis le serveur, saisissez le chemin menant à l’emplacement externe que vous souhaitez connecter à M-Files. L’emplacement peut, par exemple, être l’unité de réseau d’un scanner.
    Le chemin doit être spécifié du point de vue du serveur M-Files.
  9. Optionnelle : Cochez la case Inclure les sous-dossiers si vous souhaitez inclure, dans la connexion, toute la structure hiérarchique des dossiers du chemin indiqué.
  10. Cliquez sur Compte... pour indiquer un compte dans M-Files à utiliser dans le traitement des fichiers à partir d’un emplacement externe.
    Par défaut, M-Files utilise l’identité du serveur (Compte Système Local) pour compte.
  11. Optionnelle : Cliquez sur Filtres... pour définir les fichiers à traiter.
    1. Dans le champ Inclure les fichiers qui correspondent à l'un des filtres suivants, saisissez le ou les filtres qui doivent être inclus via cette connexion.
    2. Dans le champ Exclure les fichiers qui correspondent à l'un des filtres suivants, saisissez le ou les filtres qui doivent être exclus de cette connexion.
    Par défaut, tous les fichiers sont inclus, à l’exception des fichiers BAK et TMP.
    Vous pouvez utiliser les caractères génériques pour définir un filtre (par exemple, *.* ou *.docx). Plusieurs fichiers sont séparés par des points-virgules (;).
  12. Sélectionnez soit :
    • Lier des fichiers : Sélectionnez cette option si vous souhaitez modifier les fichiers de la source externe aussi bien dans M-Files qu’en externe. Les modifications effectuées dans M-Files sont également visibles par les utilisateurs externes et les modifications effectuées à l'extérieur de M-Files sont également visibles dans M-Files.
      Remarque : M-Files va stocker un historique des versions des documents liés de sorte que toutes les versions modifiées dans M-Files ainsi que chaque première version antérieure modifiée à l’extérieur de M-Files avant la création d’une nouvelle version dans M-Files vont être disponibles pour une utilisation ultérieure.
      ou
    • Importer des Fichiers : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les fichiers de la source externe soient copiés dans M-Files. La modification des documents importés dans M-Files n’auront aucune conséquence sur les fichiers originaux.

      Vous pouvez également cocher la case Supprimer le fichier source après importation si vous souhaitez que les fichiers source soient supprimés une fois importés dans M-Files. Cette option peut se révéler utile, par exemple, lors de l’importation de documents scannés dans M-Files.

  13. Optionnelle : Sélectionnez la case Conserver la structure de dossier et saisissez, dans le champ Dossier de destination, un dossier de destination pour les fichiers externes si vous souhaitez conserver la structure de dossier originale de la source externe dans M-Files, à l’aide de dossiers traditionnels.
    Vous pouvez cliquer sur ► (triangle pointant vers la droite) pour actualiser la liste des dossiers traditionnels ou ajouter un nouveau dossier traditionnel au coffre.
  14. Optionnelle : Sélectionnez la case Vérifier les fichiers nouveaux et supprimés à la source si vous souhaitez que M-Files vérifie automatiquement le dossier source à des intervalles prédéfinis et se mette à jour par lui-même en fonction des fichiers et dossiers nouveaux et supprimés. L’activation de cette option rend toute modification effectuée dans le dossier source automatiquement visible dans M-Files également.
    1. Dans le champ Périodicité de vérification, saisissez l’intervalle en secondes entre les contrôles automatiques du dossier source afin de définir à quelle fréquence vous souhaitez que M-Files vérifie les modifications effectuées dans le dossier source.
  15. Optionnelle : Vous pouvez cliquer sur Rafraîchir pour vous connecter immédiatement à la source externe.
    Cliquez sur Etat d'Actualisation... pour afficher les informations supplémentaires concernant le processus d’actualisation de la source externe.
  16. Optionnelle : Dans l’onglet Métadonnées définissez les métadonnées à ajouter pour les objets créés en externe.
    Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Définition des métadonnées pour une source de fichier externe.
  17. Optionnelle : Un alias pour la nouvelle connexion peut être spécifié dans l'onglet Avancé.
    Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Association des définitions de métadonnées.

    Si vous avez des alias automatiques en service et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe prédéfini>.<nom>. Définissez les alias automatiques de votre coffre dans l’éditeur de configurations.

  18. Cliquez sur OK.
La nouvelle connexion à une source externe est créée et ajoutée à la liste Fichiers. Les fichiers sont ajoutés depuis la source externe à M-Files sur la base des paramètres que vous avez définis pour la connexion.