Créer des tâches séparées

Il est également possible de créer des affectations séparées une fois que le workflow de l'objet a atteint un état déterminé. Pour créer de telles affectations, activez Créer des tâches séparées et cliquez sur Ajouter... dans l’onglet Actions de la fenêtre Propriétés d'Etape.

Si vous voulez, une fois les affectations séparées terminées, que l'état du workflow change automatiquement, vous devez le définir dans les options Changement d'étape de la transition d'étape.

Ajouter et supprimer des utilisateurs

Vous pouvez gérer les personnes responsables de la finalisation de la tâche en utilisant les boutons Ajouter... et Supprimer à la fois dans la boîte de dialogue Affecter à l'utilisateur et la boîte de dialogue Créer une affectation séparée. En plus d'ajouter des utilisateurs à l'aide de la liste des Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs, vous pouvez ajouter des utilisateurs basés sur des métadonnées ou une transition d'étape. Par exemple, une personne ayant été spécifiée dans la propriété Approuvé par dans les métadonnées de l'objet peut automatiquement être spécifiée comme la personne à qui la tâche est affectée. Pour plus d'informations, reportez-vous à Autorisations dans Autorisations des transitions d’étape de Workflow et Pseudo-utilisateurs.



Sélectionner un utilisateur basé sur une transition d'étape antérieure.

Contrôle

Dans la zone de Contrôle (Actions > Affecter une tâche séparée > Contrôle), vous pouvez définir les utilisateurs que vous souhaitez aviser à chaque fois qu'une tâche a été terminée. La personne effectuant l'affectation est automatiquement ajoutée à la liste des personnes assurant le contrôle des affectations.

Des icônes distinctes sont présentes pour les objets d'affectation terminée et non terminée, facilitant ainsi la distinction entre les affectations terminées et les affectations non terminées.

Classe d'affectation

La classe d'affectation détermine le type de tâche et les conditions d'exécution de l'affectation. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Classe d'affectation.

Description

Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La notification de l'affectation par e-mail affiche la description à la personne à laquelle est affectée la tâche. Des modèles de notification pris en charge par M-Files peuvent également être inclus dans la description. Pour de plus amples informations sur les modèles de notification et les variables, consultez Modifier des paramètres de notification dans M-Files Admin.

Échéance

Éventuellement, vous pouvez spécifier une échéance pour l'affectation. Un rappel automatique est envoyé si l'affectation n'a pas été marquée comme terminée et que l'échéance approche. Le rappel est envoyé avec une règle de notification commune qui peut être supprimée par l'administrateur le cas échéant.

Conseil : La date d'échéance est utile pour créer des vues. Vous pouvez créer une vue pour afficher les affectations dont la date limite est proche. Pour davantage d'informations sur les vues, veuillez vous reporter à la section Créer une vue.

Créer une étape de workflow avec une tâche séparée

  1. Ouvrez M-Files Admin.
  2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M-Files.
  3. Déployez Coffres.
  4. Déployez un coffre.
  5. Sélectionnez Workflow.
  6. Sélectionnez le workflow que vous souhaitez modifier depuis la liste Workflow.
    Résultat :Le workflow s’ouvre dans l’outil de conception de workflow graphique.
  7. Dans l’outil de conception de workflow graphique, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur l’étape de workflow à laquelle vous souhaitez ajouter une tâche séparée et sélectionnez Éditer.
    Résultat :La boîte de dialogue des Propriétés d’Etape s’ouvre.
  8. Dans l’onglet Actions, cochez Créer des tâches séparées et cliquez sur le bouton Ajouter....
    Résultat :La boîte de dialogue Affecter une tâche séparée s’ouvre.
  9. Cliquez sur Ajouter... afin d’ajouter le ou les utilisateurs auxquels la tâche séparée est affectée.
  10. Optionnelle : Cliquez sur Contrôle... pour ajouter le ou les utilisateurs qui recevront une notification lorsque cette tâche sera terminée, acceptée ou rejetée.
  11. Depuis le menu déroulant Sélectionner la classe de tâche, sélectionnez la classe de tâche pour la tâche séparée.
  12. Dans le champ Titre, saisissez un titre pour la tâche et dans le champ Description de l’affectation, saisissez une description optionnelle pour la tâche.
    En cliquant sur le bouton Ajouter une Balise..., vous pouvez ajouter des balises pour les propriétés de métadonnées dans les champs Titre et Description.
  13. Optionnelle : Cochez la case Échéance et sélectionnez le nombre de jours pour définir une échéance pour la tâche séparée.
  14. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Affecter une Tâche Séparée.
  15. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue des Propriétés d’Etape.
  16. Cliquez sur Enregistrer afin de sauvegarder vos modifications.
La tâche séparée est ajoutée à l’étape de workflow. Lorsqu’une tâche avec le workflow mentionné ci-dessus est déplacée dans l’étape mentionnée ci-dessus, la tâche séparée est créée et ajoutée en tant que tâche reliée sous la tâche primaire.