Recherche

La manière la plus efficace de retrouver vos documents et autres objets, c'est d'utiliser les fonctions de recherche de M-Files. Ceci est particulièrement utile lorsque vous ne connaissez qu'un détail du document ou objet, par exemple que la date de création ou l'utilisateur qui a créé le document.

Vidéo : Quick Search Functionality

Options de recherche et filtres

Les options de recherche et les filtres vous permettent de définir plus de critères de recherche associés aux propriétés et à l’emplacement des objets que vous recherchez. Vous pouvez afficher les options de recherche de la recherche rapide en cliquant sur le bouton des options de recherche () situé à droite du champ recherche rapide. Il est possible d’ouvrir les filtres de recherche en cliquant sur l’onglet Filtres du volet droit.

Par exemple, si vous voulez voir les documents qu'un utilisateur particulier a verrouillés le mois dernier, il est plus facile d'en obtenir la liste en définissant les critères de recherche dans les options de recherche qu'en créant une nouvelle vue.

Vidéo : M-Files Search Options

Tri des résultats de la recherche

L'ordre des résultats de la recherche est surtout basé sur la fréquence d'utilisation ou la date de la dernière utilisation. Le but principal consiste à mettre en évidence tout ce qui s'avère pertinent pour l'utilisateur. Les informations suivantes sont d'une importance cruciale pour l'obtention de résultats de recherche :

  • Quand ce document ou autre objet a-t-il été créé ?
  • Quand et combien de fois ce document ou autre objet a-t-il été édité ?
  • Quand et combien de fois a-t-il été traité ?

En exploitant ces informations, vous retrouverez des données pertinentes sur les objets les plus récents et les plus communément utilisés au sein de l'entreprise. Si plusieurs années se sont écoulées depuis la création du document et que le document n'a pas été mis à jour pendant une longue période, le document n'est alors pas considéré comme très pertinent pour l'utilisateur et n'apparaît donc pas dans les premiers résultats de recherche.

En plus des informations associées au traitement de l’objet susmentionné, l'occurrence de la chaîne de recherche dans les métadonnées ou le contenu du fichier influence l'ordre des résultats de recherche. Le classement d'un élément dans les résultats de recherche est influencé aux endroits suivants par l'aspect de la chaîne de recherche :

  1. Le nom ou le titre du document ou de l'autre objet
  2. Autres métadonnées que le nom ou le titre du document ou autre objet
  3. Contenu du fichier

Le nom est particulièrement important car le nom du document ou de l'objet contient souvent des informations essentielles sur le contenu. De plus, M-Files ignore certaines métadonnées susceptibles de réduire la pertinence des résultats de recherche. La recherche plein texte est, par exemple, influencée par la longueur du fichier, de telle sorte que le document plus court est considéré comme plus important que le document plus long lorsque deux documents présentent le même nombre de correspondances pour la chaîne de recherche. Dans tous les cas, l'ordre des résultats de recherche dépend toujours plus des métadonnées que du contenu du fichier.

Conseil : Si votre administrateur système M-Files a autorisé les titres d'objet traduits, vous pouvez utiliser ceux-ci dans les recherches. Les titres d'objet traduits sont également affichés dans la zone de titre de la fiche de métadonnées, dans la zone de liste, dans les notifications et dans les listes de valeurs.

Désactiver le tri par pertinence

L’administrateur système de M-Files peut établir que les résultats sont triés selon les préférences de l’utilisateur plutôt que selon les paramètres de pertinence par défaut. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Désactivation du tri des résultats de recherche selon leur pertinence.

Regroupement des résultats de recherche

M-Files regroupe automatiquement les résultats de recherche par type d'objet. Cela vous aide à trouver les informations correctes.

S’il y a un grand nombre de résultats de recherche pour un type d’objet, M-Files n'affiche qu'une partie des résultats de recherche. Cliquez sur Afficher plus de résultats pour voir davantage de résultats de recherche. Utilisez les options Suivant et Précédent pour afficher la page suivante ou précédente. Pour modifier le nombre de résultats affichés par page, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la zone de liste, puis sélectionnez Mode d'Affichage > Objets par Groupe.

Mise en relief du terme de recherche dans les résultats

Lorsque vous effectuez une recherche, les termes de recherche utilisés sont surlignés en jaune dans la liste des résultats de recherche ainsi que dans la fiche de métadonnées et le contenu de fichier (aperçu). Lorsque l'aperçu est utilisé, les termes de la recherche sont surlignés en jaune dans le contenu de fichiers pour les formats courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Le contenu des types de fichiers suivants peut être mis en surbrillance dans l'onglet Aperçu :

  • Fichiers e-mail (eml, emlx, msg)
  • Fichiers HTML et archives du web (htm, html, mht, mhtml)
  • Fichiers Microsoft Excel (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
  • Fichiers Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
  • Fichiers Microsoft Word (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
  • Fichiers OpenDocument (odt, ott, ods, odp)
  • Fichiers PDF
  • Fichiers RTf
  • Fichiers texte (txt)
Remarque : Si vous recherchez une correspondance parfaite à l’aide de guillemets dans votre requête de recherche (par exemple, "dat sports"), toute correspondance partielle (comme sports) est surlignée en sus des correspondances parfaites présentes dans le contenu du document et les métadonnées.

Exportation des résultats de recherche

Avant d'exporter les résultats de recherche, assurez-vous que tous les résultats de recherche nécessaires sont affichés. M-Files n'exporte que ces résultats de recherche. Utilisez les options Afficher plus de résultats, Suivant et Précédent lorsque nécessaire.

Pour exporter les résultats de recherche, cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur une zone vide de la zone de liste puis sélectionnez Exporter. Sélectionnez ensuite les informations que vous souhaitez exporter :

  • Pour exporter une liste des résultats de recherche sous forme de fichier CSV, décochez la case Exporter les fichiers. Cliquez sur OK, sélectionnez l'emplacement du fichier et saisissez le nom du fichier pour lancer l'exportation.
  • Pour exporter une liste des résultats de recherche sous forme de fichier CSV ainsi que les fichiers d'objet, cochez la case Exporter les fichiers.

Cliquez sur OK pour sélectionner l'emplacement du fichier et saisir le nom du fichier. M-Files exporte les fichiers d'objet dans un dossier situé dans cet emplacement. Le nom du dossier est <nom du fichier> (Files). Pour lancer l'exportation, cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'ouvre.

Lorsque l'exportation est terminée, cliquez sur Afficher dans le dossier pour ouvrir l'emplacement du fichier dans Explorateur de fichiers.

Vous pouvez par exemple utiliser Microsoft Excel ou Apache OpenOffice Calc pour ouvrir les fichiers CSV.

Le nombre de résultats exportés peut être modifié à l'aide d'un paramètre de registre. Demandez à votre administrateur système d'effectuer les modifications nécessaires.

Résultats de recherche dans d’autres coffres

Si vous effectuez une recherche dans M-Files, le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres situé en bas de la liste des résultats de recherche vous présente le nombre de résultats dans tous les autres coffres auxquels vous êtes connecté. Si l’icône du coffre située à côté du nom du coffre est bleue, cela signifie qu’il y a des correspondances pour votre requête dans le coffre. Si, en revanche, l’icône du coffre est grise, cela implique que les résultats de la recherche ne sont pas encore disponibles ou qu’il n’y a pas de correspondances pour votre requête dans le coffre.

Veuillez noter que les résultats de recherche dans d’autres coffres ne sont pas mis à jour si votre recherche est filtrée avec des conditions supplémentaires ou un affinement de la recherche.
Conseil :

Les résultats de la recherche ne proviennent que des coffres auxquels vous êtes actuellement connecté. Vous pouvez cliquer sur Afficher tout pour voir également les coffres auxquels vous n’êtes pas connecté.

Vous pouvez configurer votre compte de connexion pour vous connecter automatiquement à un coffre lors du démarrage de Windows. Consultez Se connecter automatiquement au démarrage de Windows pour obtenir les instructions.

Si vous cliquez sur l’un des coffres de ce volet, vous êtes amené au coffre en question et les résultats de recherche de votre requête s’affichent.

Le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres peut être masqué ou affiché en cliquant, à l’aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la liste et en sélectionnant Mode d'Affichage > Résultats de Recherche dans Autres Coffres dans le menu contextuel.

Vous pouvez également afficher le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres réduit par défaut, de façon à ne voir que l’intitulé du volet jusqu’à ce que vous agrandissiez le volet. Afin d’afficher le volet réduit par défaut, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un espace vide de la liste et sélectionnez Mode d'Affichage > Volet Bas > Réduit dans le menu contextuel. Veuillez noter que ce réglage concerne tous les volets qui s’affichent en bas de la liste.
Remarque :

Si vous souhaitez désactiver le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres par défaut, il vous faudra peut-être régler le paramètre de registre suivant sur le poste client :

Clé HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\<version>\Client\MFShell\<vault>
Nom de la valeur MultiVaultSearchEnabled
Type de valeur REG_DWORD
Description Active ou désactive le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres.
Valeur par défaut 1 Le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres est activé.
Valeurs valables 0 Le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres est désactivé.
1 Le volet Résultats de Recherche dans Autres Coffres est activé.