En utilisant les règles Microsoft Outlook, vous pouvez aisément enregistrer automatiquement des types spécifiques d'e-mails dans M-Files en fonction, par exemple, de l’expéditeur, de l’objet ou du destinataire d’un message. Vous pouvez, par exemple, spécifier que tous les messages de proposition envoyés soient enregistrés dans M-Files lorsque le champ objet du message contient le mot proposition.
Remarque : Ces instructions concernent Microsoft Outlook 2013. Si vous utilisez une autre version de Microsoft Outlook, il peut y avoir de légères différences concernant la façon de créer les règles.
Effectuez les étapes suivantes pour créer une règle Microsoft Outlook pour M-Files :
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Ouvrez Microsoft Outlook et sélectionnez un e-mail qui représente le type de message pour lequel vous souhaitez créer une règle.
Exemple :Vous pouvez sélectionner le message et créer la règle en fonction, par exemple, de l’expéditeur du message, du texte du champ objet ou du destinataire du message.
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Dans l’onglet Accueil, dans la rubrique Déplacer, cliquez sur Règles, puis sélectionnez Créer règle... dans le menu.
Résultat :La boîte de dialogue Créer règle s’ouvre.
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Cliquez sur le bouton Options avancées....
Résultat :La boîte de dialogue Assistant de règles s’ouvre.
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Cochez la ou les conditions que l'e-mail doit remplir pour que cette règle s’applique.
Exemple :Si vous souhaitez créer une règle qui s’applique aux messages qui sont envoyés par l’expéditeur sélectionné, cochez la case de <expéditeur>.
- Optionnelle :
Si besoin, cliquez sur une valeur soulignée dans le champ de description de la règle pour modifier la condition de la règle.
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Cliquez sur Suivant.
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Cochez la case Déplacer une copie dans le dossier spécifié.
Vous pouvez également déplacer les propres messages directement dans M-Files de façon à ce qu’ils soient supprimés de Microsoft Outlook une fois déplacés, mais la meilleure méthode consiste généralement à déplacer une copie du message dans M-Files. Dans ce cas, le message actuel reste dans le dossier original, par exemple le dossier Boîte de réception ou Boîte d’envoi.
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Cliquez sur spécifiée dans le champ de description de la règle.
Résultat :La boîte de dialogue Règles et alertes s’ouvre.
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Développez le nœud M-Files, puis sélectionnez le coffre dont vous souhaitez déplacer les copies satisfaisant à cette règle.
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Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes, puis cliquez sur Suivant.
- Optionnelle :
Si vous devez faire des exceptions à cette règle, cochez toute case d’exception que vous souhaitez appliquer et modifiez si besoin l’exception dans le champ de description de la règle.
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Cliquez sur Suivant.
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Dans le champ de texte, saisissez un nom descriptif pour la règle.
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Cochez les cases Appliquer cette règle maintenant sur les messages déjà dans... et Activer cette règle et cliquez sur Terminer pour finir la création de la règle.
