Terminologie M-Files

Vidéo : Commonly used M-Files terminology

Le tableau suivant décrit la terminologie courante de M-Files.

Terme Définition

logiciel M-Files

Le logiciel de gestion de documents M-Files comprend les composants suivants : M-Files Desktop, M-Files Admin, M-Files Desktop Paramètres, État et M-Files Server. Vous pouvez également utiliser M-Files avec un navigateur Web (consultez Accès à M-Files Web) ou un appareil mobile (consultez Accès à M-Files Mobile).

Fichier / document

Un exemple de fichier peut être un mémo créé avec Microsoft Word et enregistré sur le lecteur C: drive. Le fichier devient un document uniquement lorsque vous y avez associé des métadonnées. Lorsque vous avez installé M-Files et commencé à transférer des fichiers existants vers M-Files, vous pouvez ajouter des métadonnées aux fichiers pour en faire des documents.

Un coffre M-Files peut, en sus de documents, également stocker d'autres types d'objets tels que les clients, les affectations ou les données de projet.

Document multi-fichier

Un document multi-fichier est un type de document spécial de M-Files pouvant contenir plus d'un fichier. Les fichiers partagent un ensemble de métadonnées.

Ils sont généralement utilisés pour lier un document électronique à un autre document signé et numérisé, un e-mail et ses pièces jointes, ou dans tout autre cas où les fichiers doivent être liés entre eux et traités comme une seule et même unité.

Métadonnées

Les métadonnées contiennent des informations sur les propriétés du document, comme les parties d'un contrat ou le destinataire d'une lettre. Les métadonnées sont, par exemple, utilisées pour rechercher et organiser des documents.

Autorisations des documents et des objets

Chaque document peut se voir affecter des autorisations spécifiant les droits d'accès d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs. Les autorisations peuvent être accordées ou refusées de manière distincte.

Un utilisateur peut voir ses autorisations accordées ou refusées de deux manières : les autorisations ont été spécifiées pour cet utilisateur, ou il appartient à un groupe d'utilisateurs pour lequel les autorisations ont été spécifiées. Si aucune autorisation n'a été définie pour un utilisateur, il ne peut pas consulter le document ni y accéder. Si certaines autorisations ont été accordées, l'utilisateur peut alors effectuer les procédures déterminées par ces autorisations.

Coffre

Un coffre est un emplacement de stockage centralisé pour des documents et autres objets. Son emplacement physique se trouve sur le serveur exécutant M-Files Server. Quel que soit l'emplacement physique, tous les utilisateurs voient le coffre comme un répertoire sur le lecteur M-Files de leur poste local. Cela signifie que l'utilisation d'un coffre est semblable à l'utilisation d'un disque dur local.

Vue

Les vues sont des emplacements dans lesquels les documents et autres objets sont répertoriés en fonction des métadonnées qu'ils contiennent.

Dossier virtuel

Les objets et documents dans les vues comprennent des dossiers virtuels (dossiers de propriété). Les dossiers virtuels permettent de classer les documents de la vue en catégories.

Dossier traditionnel

Vous pouvez créer des dossiers traditionnels dans M-Files. Ces dossiers n'ont pas les propriétés supplémentaires fournies par les vues. Les dossiers traditionnels sont par exemple comparables aux dossiers de votre disque C: et peuvent être utilisés pour importer des fichiers dans M-Files. Les dossiers traditionnels vous permettent de conserver la structure originale des dossiers des fichiers importés.

Client

Un client est l'ordinateur ou l’appareil mobile de l'utilisateur courant de M-Files sur lequel le logiciel est installé. L'utilisateur courant effectue des opérations telles que créer des documents et explorer le coffre.

Type d'Objet

En définissant les types d'objet, vous pouvez créer des types d'objets différents. Document est l'un de ces types d'objets que chaque coffre contient. De plus, l'administrateur M-Files peut créer d'autres types d'objets pour le coffre, tels que client, contact et projet. Ainsi, vous pouvez, par exemple, utiliser M-Files pour stocker les bases de données client et projet de l'entreprise.

Objet

Le terme objet se rapporte aux instances de divers types d'objets, c'est-à-dire les objets individuels créés à l'aide des types d'objets. Par exemple, un contact dans le coffre est un objet.

La plupart des fonctions sont identiques pour les documents et les autres objets. Ce guide utilisateur représente souvent des opérations effectuées sur des documents, mais les mêmes opérations sont disponibles pour les ensembles de documents et les autres objets. C'est pourquoi un document individuel peut aussi être considéré comme un objet.

Collection de documents

Les collections de documents sont des ensembles de documents individuels dans le coffre. Chaque membre d'une collection possède ses propres métadonnées. En outre, des métadonnées communes sont attachées aux collections indépendamment des membres (comparez avec les documents multi-fichiers).

On peut accéder aux documents d'une collection individuellement ou bien par l'intermédiaire de la collection.

Relations

Vous pouvez également définir les relations entre objets. Avec les relations, vous pouvez par exemple indiquer que deux documents sont liés. Les relations permettent un suivi facile de tous les documents liés à un thème.

Modèle

Vous pouvez utiliser un autre objet comme modèle pour créer un nouvel objet. Lorsque vous sélectionnez un modèle dans la liste, la fiche de métadonnées s'adapte aux spécifications de l'objet modèle.

Spécifiez un objet comme modèle en configurant sa propriété Est un modèle sur Oui.

Workflow

La commande Workflow de M-Files permet de gérer le cycle de vie des objets en fonction des processus réels. Le flux de travail est regroupé en étapes correspondant aux tâches à effectuer relativement aux documents ou aux autres objets. L'administrateur M-Files peut facilement définir des workflows pour répondre aux besoins de l'entreprise. Pour davantage d'informations sur les workflows, consultez la section Configurer les workflows.

Serveur

M-Files Server fonctionne sur un serveur. Les clients se connectent au serveur et y récupèrent les données de telle façon que le contenu des documents peut être consulté sur les clients. Le serveur est l'emplacement physique du coffre.

Compte de connexion

Les comptes de connexion sont des comptes serveur (ou dans certains cas des comptes coffre) qui servent à l’authentification des utilisateurs dans M-Files Server. Un compte de connexion peut être associé à des utilisateurs multiples, mais uniquement à un utilisateur par coffre. Comparez aux utilisateurs.

Utilisateur

Les utilisateurs sont des objets coffre qui mémorisent des paramètres spécifiques à l’utilisateur ainsi que l’historique de l’utilisateur, et qui concèdent certaines autorisations pour réaliser des opérations spécifiques dans un coffre. Un utilisateur est associé à un seul et unique compte de connexion. Comparez aux comptes de connexion.

Intelligent Metadata Layer

Intelligent Metadata Layer, abrégé IML, est une approche de référentiel neutre pour la gestion du contenu des entreprises qui unifie les informations au sein de l’entreprise basées sur le contexte, et non sur le système ou le dossier où les informations sont sauvegardées. De plus, IML catégorise les documents et enregistrements automatiquement et fournit des suggestions de métadonnées à l’aide de l’intelligence artificielle.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Intelligent Metadata Layer.

Objet géré

Un objet géré est soit un objet M-Files interne enregistré dans un document soit un objet d’un référentiel externe promu. Les objets gérés ont des métadonnées dans M-Files et peuvent être gérés à l’aide de différentes fonctions de M-Files comme l’historique des versions ou les workflows. Un objet géré du référentiel externe peut être relégué au statut d’objet non géré si on lui retire ses métadonnées.

Comparez avec objet non géré et voir Objets non gérés et gérés.

Objet non géré

Un objet non géré dans M-Files représente un fichier dans un référentiel externe. Un objet non géré ne possède pas de métadonnées M-Files et ne peut pas être géré via l’historique des versions ou les workflows de M-Files. Un objet non géré peut être promu en tant qu’objet géré si on lui ajoute des métadonnées.

Comparez avec objet géré et voir Objets non gérés et gérés.

Référentiel

Un référentiel correspond à tout endroit accessible où des informations peuvent être enregistrées et auxquelles on peut avoir accès comme un coffre M-Files ou un emplacement externe tel qu’un dossier réseau ou un site SharePoint.

Comparez avec référentiel externe.

Référentiel externe

Un référentiel autre qu’un coffre M-Files et dont le contenu s’affiche et peut être édité via les interfaces utilisateur de M-Files.

Comparez avec référentiel.

Connecteur

Une application de coffre qui permet d’afficher un référentiel externe et d’y accéder via les interfaces utilisateur M-Files.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Connecteurs.

Service intelligent

Un service intelligent est une application de coffre qui cherche à comprendre le contenu du coffre comme le font les humains. Il peut, par exemple, être utilisé pour analyser le contenu du fichier et les métadonnées existantes pour catégoriser automatiquement le contenu ou pour fournir aux utilisateurs finaux des suggestions de métadonnées.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Services intelligents.

Application de coffre

Les applications de coffre sont des pièces de logiciel qui sont installées dans un coffre pour en élargir les fonctionnalités. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Installer et gérer des applications pour coffre.

Écran d’accueil

L’écran qui apparaît lorsque vous venez d’ouvrir un coffre M-Files ou si vous cliquez sur le logo de M-Files se trouvant en haut à gauche de l’interface utilisateur.

Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Écran d'accueil.

Zone d’aperçus rapides

La zone située à gauche de l’écran d’accueil, qui comporte plusieurs aperçus rapides, comme Récemment Accédés par Moi, Mes tâches, et Verrouillés par Moi.