Métadonnées renseignées automatiquement

Vous pouvez spécifier des propriétés renseignées automatiquement, à ajouter aux messages électroniques lorsque vous les enregistrez dans M-Files en les faisant glisser-déplacer vers les dossiers M-Files dans Microsoft Outlook. Ces paramètres sont spécifiques aux dossiers, et vous permettent d'utiliser de nombreux sous-dossiers en fonction des différents cas d'utilisation. La commande est disponible dans Microsoft Outlook, versions 2013, 2016 et 2019, et dans les versions des applications Microsoft 365 pour entreprises prises en charge par Microsoft.

Remarque : Ces dossiers doivent être ajoutés en tant que sous-dossiers sous les dossiers M-Files créés automatiquement (représentant vos connexions au coffre M-Files). Si vous créez un dossier directement sur le niveau principal, vous créez un dossier Microsoft Outlook normal pour lequel vous ne pouvez pas spécifier de propriétés M-Files.

Vous pouvez trouver la commande Propriétés M-Files dans Microsoft Outlook en cliquant, à l’aide du menu bouton droit, sur un dossier M-Files.



Boîte de dialogue Propriétés pour configurer des métadonnées spécifiques aux dossiers et renseignées automatiquement.

Cliquez sur le bouton Ajouter... pour définir une nouvelle propriété.

Vous pouvez, par exemple, utiliser la propriété Projet et la définir pour obtenir la valeur fixe Expansion de l'Hôpital (Paris). De cette manière, les messages déplacés dans ce dossier sont automatiquement associés à l'Expansion de l'Hôpital (Paris). Sinon, si vous souhaitez enregistrer toutes les applications de tâche dans la classe Applications de tâche, sélectionnez la propriété de dossier Classe et attribuez Applications de tâche comme valeur.

Vous pouvez également spécifier des propriétés de dossier M-Files afin qu'elles puissent être lues directement depuis le message. Dans ce cas, sélectionnez Ajouter..., ensuite l'option Lire dans le message e-mail et choisissez un champ approprié pour le menu déroulant.

Autoriser les utilisateurs à retenir la valeur de propriété pour ce dossier

Ce paramètre (visible uniquement aux utilisateurs disposant au minimum de l'autorisation de gérer les vues communes) ajoute une colonne Conserver à la boîte de dialogue des propriétés du dossier. L'option Conserver est disponible pour tous les utilisateurs, et également contrôlée par chaque utilisateur individuel. L'activation de l'option Conserver pour une propriété indique à M-Files de se rappeler la dernière valeur fournie par l'utilisateur, et d'ignorer la valeur définie initialement par l'administrateur.

Imaginons que l'entreprise est connectée à deux projets avec le même client, et que le projet par défaut a été défini comme Alpha. Le responsable projet du projet Beta souhaiterait probablement activer l'option Conserver parce qu'ainsi, les propriétés n'auraient qu'à être modifiées qu'une seule fois. Après cela, M-Files se rappelle que le responsable projet veut associer ses e-mails avec le projet Beta, et non Alpha, bien que le projet par défaut ait été défini comme Alpha.

Autorisations

L'option Autorisations vous permet de définir les autorisations des utilisateurs pour les messages qui sont sauvegardés dans ce dossier M-Files. Il convient de ne pas les confondre avec les autorisations de vue des dossiers communs (voir ci-dessous).

Afficher les propriétés

Vous pouvez spécifier si oui ou non la fiche de métadonnées doit être affichée lorsque des messages sont déplacés dans le dossier M-Files. La fiche de métadonnées doit être affichée si vous souhaitez vérifier ou modifier les métadonnées renseignées automatiquement durant l'enregistrement, ou si vous n'avez pas défini de propriétés spécifiques au dossier.

Spécifier des dossiers M-Files partagés

Vous pouvez également spécifier que le sous-dossier M-Files que vous avez créé soit commun à tous les utilisateurs. Dans ce cas, le dossier s'affichera dans Microsoft Outlook pour tous les utilisateurs. Un sous-dossier M-Files partagé peut être créé et spécifié par un utilisateur disposant au moins du droit de gestion des vues partagées. Lorsque l'utilisateur glisse un message dans un dossier partagé, le message reçoit automatiquement les métadonnées (propriétés) ayant été spécifiées pour le dossier partagé.

Les paramètres du dossier partagé sont appliqués dès que l'utilisateur démarre Microsoft Outlook en étant connecté au coffre.

Autorisations de vue des dossiers communs

Dès activation de l'option Commun à tous les utilisateurs, l'onglet Autorisations apparaît à côté de l'onglet Métadonnées. Cela vous permet de sélectionner des autorisations de vue pour le dossier commun. Il convient de ne pas confondre avec l'option Autorisations sur l'onglet Métadonnées (voir ci-dessus).

Définir des métadonnées renseignées automatiquement

  1. Dans Microsoft Outlook, sélectionnez un dossier M-Files existant ou créez un nouveau dossier M-Files :
    Si vous souhaitez...Effectuer l’action suivante...
    Définir les métadonnées renseignées automatiquement pour un dossier M-Files existant Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un dossier M-Files existant dans le volet de navigation et sélectionnez Propriétés M-Files dans le menu contextuel.
    Définir les métadonnées renseignées automatiquement pour un nouveau fichier M-Files Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur un coffre dans le volet de navigation, sélectionnez Nouveau Dossier... depuis le menu contextuel, nommez le fichier et appuyez sur la touche Enter.
    Résultat :La boîte de dialogue Propriétés s’ouvre.
  2. Cliquez sur Ajouter... afin de définir une nouvelle propriété.
    Résultat :La boîte de dialogue Définition de la Propriété s’ouvre.
  3. Depuis le menu déroulant Propriété, sélectionnez une propriété M-Files que vous souhaitez renseigner automatiquement, puis sélectionnez :
    • Utiliser une valeur fixe et saisissez ou sélectionnez une valeur dans le champ ci-dessous si vous souhaitez renseigner la valeur de propriété avec une valeur fixe.
      ou
    • Lisez depuis le message électronique et sélectionnez un champ d’en-tête d’e-mail pour lire les informations en utilisant le menu déroulant Champ si vous souhaitez renseigner la valeur de propriété avec des informations lues depuis l’e-mail importé.
  4. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue Définition de la Propriété.
    Résultat :La propriété automatiquement renseignée est ajoutée à la liste Propriétés dans la boîte de dialogue Propriétés.
  5. Optionnelle : Dans la liste Propriétés de la boîte de dialogue Propriétés, cochez la case Conserver d’une propriété automatiquement renseignée si vous souhaitez que M-Files se souvienne toujours de la valeur la plus récente configurée pour tout utilisateur pour cette propriété, en ignorant la valeur originale configurée pour cette boîte de dialogue.
  6. Avec le menu déroulant Autorisations, définissez les autorisations pour les documents créés par le biais de ce dossier.
  7. Optionnelle : Sélectionnez l'option Afficher les métadonnées si vous souhaitez afficher la carte de métadonnées et demander des métadonnées supplémentaires lorsqu'un message électronique est glissé et déposé dans ce dossier.
  8. Dans le menu déroulant Type de fichier, sélectionnez le format de message électronique pour les messages sauvegardés sur ce dossier.
  9. Optionnelle : Cochez la case Partagé avec tous les utilisateurs si vous souhaitez afficher ce dossier à tous les utilisateurs de coffre dans Microsoft Outlook.
    Si l’option Partagé avec tous les utilisateurs est activée, vous pouvez définir les utilisateurs qui pourront voir ce dossier dans le tableau Autorisations.
Lorsqu’un message électronique est déplacé et déposé dans le dossier Microsoft Outlook pour lequel vous venez de configurer des définitions de métadonnées renseignées automatiquement, le message est sauvegardé dans M-Files avec les métadonnées renseignées automatiquement.