Ajouter M-Files Propriété

Pour ajouter des métadonnées d'objet au contenu d'un document Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, cliquez sur Insérer une propriété dans l'onglet M-Files. Il est également possible d'ajouter une signature électronique à un document Microsoft Word avec la fonction Insérer une propriété. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Signatures électroniques.

Remarque : Pour Microsoft PowerPoint, la commande Insérer une Propriété est disponible dans les versions 2013, 2016 et 2019, et dans les versions des applications Microsoft 365 pour entreprises prises en charge par Microsoft.

Par défaut, les champs de métadonnées dans un document Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint sont mis à jour lorsque quelqu'un verrouille le document dans M-Files. À titre d'alternative, il est possible d'activer les mises à jour automatiques des champs de métadonnées. Lorsque ce paramètre est activé, les champs de métadonnées sont mis à jour lorsque les métadonnées sont modifiées dans M-Files Desktop, le classique M-Files Web ou M-Files Mobile. Pour activer cette fonctionnalité, demandez à votre M-Files administrateur système d'activer les mises à jour automatiques pour les champs de métadonnées.

Utilisation de la commande Insérer une Propriété avec les modèles de document

La commande Insérer une Propriété peut se révéler très utile lorsque vous créez des modèles de document. Les champs de texte ou les cellules du modèle sont automatiquement renseignés avec les propriétés sélectionnées lorsqu'un utilisateur crée un nouveau document. Si une propriété n'a pas de valeur, les champs de texte ou les cellules des modèles de document restent vides.

Pour définir un document existant comme modèle dans M-Files, utilisez la propriété Est un modèle. Pour contrôler quels utilisateurs peuvent définir les documents comme modèles, consultez Autorisations des définitions de propriété. Il n'est toutefois pas nécessaire de définir un document comme modèle pour ajouter des métadonnées au document.

Une propriété M-Files ajoutée dans un document Microsoft Word s'affiche sous forme de champ de texte qui devient gris lorsque l'on clique dessus. Dans les documents Microsoft Excel, les propriétés M-Files s'affichent sous la forme de formules de cellules et dans les documents Microsoft PowerPoint, sous la forme de zones de texte.

Exemple : Insérer des propriétés M-Files dans Microsoft Word

  1. Recherchez un document Microsoft Word dans M-Files.
  2. Double-cliquez sur le document et cliquez sur Verrouiller.
    Résultat :Le document sélectionné s’ouvre dans Microsoft Word.
  3. Dans Microsoft Word, placez le curseur où vous souhaitez ajouter la propriété M-Files.
  4. Ouvrez le ruban M-Files et cliquez sur Insérer une Propriété.
    Résultat :La boîte de dialogue Insertion de Propriétés M-Files s'ouvre.
  5. Cliquez sur le nom d'une propriété.
  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Insertion de Propriétés M-Files.
La valeur de la propriété sélectionnée est ajoutée à l’emplacement sélectionné du document.