Signatures électroniques

Les fonctionnalités de signature électronique proposées par le module Electronic Signatures and Advanced Logging enrichissent les workflows de M-Files : la transition d’étape peut être certifiée à l’aide des identifiants d'utilisateur. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques pour certifier, par exemple, l'approbation des documents.

Si vous avez indiqué une signature électronique pour la transition d'étape, la signature sera toujours requise de la part de l'utilisateur avant le changement d'étape. L'étape change lorsque l'objet est publié. Le changement d'étape avec une signature ne peut être effectué qu'objet par objet. Seuls les utilisateurs utilisant l'authentification Windows peuvent effectuer des changements d'étape nécessitant une signature électronique. L'utilisateur ajoute une signature électronique à la transition d'étape lorsqu'il saisit ses données d'identification et se connecte. La signature électronique ne fait pas référence à une « empreinte » électronique. La signature électronique exige toujours de l'utilisateur qu'il saisisse ses données d'identification et qu'il se connecte.

Vous pouvez demander aux utilisateurs de fournir leur signature électronique avant d’effectuer une transition d’étape spécifique dans un workflow.

Le module Electronic Signatures and Advanced Logging est disponible à un tarif spécifique. Ce module comprend des extensions d'observateur d'événements et la fonction de signature électronique. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Signature Electronique et conformité.

Signature électronique pour les transitions d'étape de flux de travail

Pour incorporer une signature électronique avec une transition d'étape de workflow :
  1. Sélectionnez une transition dans Outil de conception de workflow graphique.
  2. Dans le volet de commandes, cliquez sur Editer Transition.
  3. Déplacez-vous jusqu’à l’onglet Signature Electronique.


L'onglet Signature Electronique pour une transition d'étape.

Sélectionnez Une·signature·électronique·est·requise·pour·cette·action pour modifier les options.

Signification de signature

Les options Signification de signature vous permettent soit de sélectionner un couple motif-signification de signature prédéfini soit de définir plusieurs significations parmi lesquelles le signataire choisira. Le motif de la signature est un court titre descriptif de la signature tel que Approbation du document d'instructions ou Approbation de la facture. La signification de la signature est une description qui indique au signataire ce qui va être approuvé. Le nombre de caractères maximal est 500 et vous pouvez utiliser des variables. Les variables sont listées dans Variables des champs Signification de signature, Motif et Autres Informations.

Exemples

Si vous avez saisi "Signé par %SIGNED_BY%" dans la Signification de signature, la description de signature que verra réellement l’utilisateur sera, par exemple, Signé par Alex Kramer.

Si vous souhaitez afficher le nom de l’utilisateur suppléant, utilisez la variable %SIGNED_BY_WITH_PROXY%. Si vous avez saisi "Signé par %SIGNED_BY_WITH_PROXY%" dans la Signification de signature et qu’Alex Kramer signe, la description de signature sera Signé par Alex Kramer. Si le signataire est un utilisateur suppléant d’Alex, la description de signature sera Signé par Andy Nash, au nom d’Alex Kramer.

Sur l’image, l’utilisateur a défini la signification de signature suivante : « En faisant passer le plan de l’état %SIGNED_FROM_STATE% à l’état %SIGNED_TO_STATE%, je confirme que le plan est prêt à être livré au client. »



Signification de signature affichée sur une invite de signature électronique

Métadonnées de signature

Vous pouvez configurer la signature électronique de manière à demander au signataire d'ajouter une valeur pour une propriété de métadonnée sélectionnée, telle qu'un Commentaire. Le texte est enregistré sous un objet de signature séparé (voir Créer un objet de signature séparé) ou sous l'objet avec le workflow. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans la zone de texte Autres Informations. Dans Autres Informations, vous pouvez utiliser des variables (listées dans Variables des champs Signification de signature, Motif et Autres Informations).

Créer un objet de signature séparé

Choisissez cette option si vous voulez créer un nouvel objet pour la signature. L'objet de signature est alors automatiquement en relation avec l'objet dans lequel la transition d'étape est utilisée.

Remarque : M-Files peut créer les objets de signature uniquement lorsque vous configurez certaines définitions de métadonnées. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Définitions de métadonnées pour un objet de signature électronique.

Identification

L'identification est un texte libre. Vous pouvez, par exemple, définir Approbation de la facture d'achat en tant qu'identification. Lors de la création de l'objet de signature, l'identification devient une partie intégrante des métadonnées de l'objet. La propriété Identification peut être utilisée, par exemple, dans les scripts des fonctions de transition d'étape ou dans les recherches afin d'individualiser un certain type de signature.



Un objet de signature avec des informations sur le signataire, la date de la signature, sa signification et d'autres éléments.

Enregistrer la manifestation de signature comme texte dans une propriété

Sélectionnez la propriété à laquelle vous souhaitez associer la signature. Le contenu indiqué de la signature apparaît alors comme valeur de propriété dans les métadonnées de l'objet. La propriété par défaut est Manifestation de signature. Le contenu de la propriété de la signature comprend le motif, la signification, et toute information additionnelle sur la signature.

Remarque : Si vous utilisez la même propriété pour les signatures de toutes les transitions d'étape dans le flux de travail, comme la propriété par défaut Manifestation de signature, vous pouvez voir uniquement la toute dernière manifestation de signature dans les métadonnées de la toute dernière version de l'objet. Vous trouverez d'autres signatures avec leur contenu (manifestations) dans l'historique des versions de l'objet concerné.

Vous pouvez également créer votre propre définition de propriété distincte pour chaque signature de la transition d'étape concernée dans le flux de travail. Vous pouvez ensuite voir toutes les propriétés créées et leur contenu de signature (manifestations) dans les métadonnées de la toute dernière version de l'objet.

Remarque : Si vous créez d'abord une propriété dans le champ Définitions de propriété, veuillez spécifier ses autorisations de telle sorte que les utilisateurs puissent voir la propriété utilisée dans les signatures sans pouvoir la modifier.

Variables des champs Signification de signature, Motif et Autres Informations

Les variables disponibles pour utilisation avec les champs Signification de signature, Motif et Autres Informations sont listées dans ce tableau.

Variable Description
%SIGNED_AT_UTC% L'heure UTC au moment de la signature. Vous pouvez utiliser cette variable uniquement avec le champ Autres Informations.
%SIGNED_AT_LOCAL% L'heure sur l'ordinateur client au moment de la signature. Vous pouvez utiliser cette variable uniquement avec le champ Autres Informations.
%SIGNED_AT% L'heure sur l'ordinateur serveur au moment de la signature. Vous pouvez utiliser cette variable uniquement avec le champ Autres Informations.
%SIGNED_BY% Le nom du signataire.
%SIGNED_FROM_STATE% L'étape d'origine.
%SIGNED_TO_STATE% L'étape de destination.
%SIGNED_FOR_STATETRANSITION% Le titre de la transition d'étape pour laquelle la signature électronique est nécessaire.
%SIGNED_BY_WITH_PROXY% Affiche le nom du signataire et de l'utilisateur pour le compte duquel une affectation est signée électroniquement. Par exemple : « Preston Present, de la part d'Abraham Absent ». Reportez-vous aux exemples d’utilisation.