Propriétés Avancées du Coffre de documents

Dans l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Propriétés du coffre, vous pouvez définir si vous souhaitez utiliser Firebird ou Microsoft SQL Server pour enregistrer les informations dans le coffre.

Firebird est un moteur de base de données SQL intégré dans M-Files. Comme il fait partie des services de M-Files Server, il ne requiert pas d'installation séparée et est donc très facile à utiliser. Choisissez Firebird comme moteur de base de données, sauf si vous avez une raison particulière de choisir Microsoft SQL Server. Le passage de Firebird à Microsoft SQL Server peut être facilement effectué ultérieurement si nécessaire. Néanmoins, le passage de Microsoft SQL Server à Firebird n'est pas possible.

Microsoft SQL Server est un moteur de base de données SQL qui nécessite un achat et une installation séparés. L'utilisation de Microsoft SQL Server avec les grands coffres est recommandée : cela suppose toutefois que l'administrateur soit déjà familier avec la gestion de Microsoft SQL Server.

Remarque : Ne modifiez jamais la structure du contenu de la base de données du coffre en utilisant directement, par exemple, des outils de gestion du système de base de données. Le contenu de la base de données peut être modifié uniquement avec le service de M-Files Server. Des modifications qui seraient apportées par d'autres moyens menaceraient l'intégrité logique de la base de données, ce qui risquerait de provoquer un mauvais fonctionnement du logiciel et une perte de données. La structure et le contenu du coffre peuvent uniquement être modifiés avec M-Files Desktop, M-Files Admin et M-Files API.

Utilisez Firebird

Voir Utiliser Firebird comme moteur de base de données.

Utilisez Microsoft SQL Server

Voir Utiliser Microsoft SQL Server comme moteur de base de données.

Fonctions de traçabilité

M-Files supporte l'administration de signatures et de dossiers électroniques conformément à FDA 21 CFR Part 11. La signature électronique nécessite le module Electronic Signatures and Advanced Logging, qui est disponible à un tarif spécifique. Le module comprend des extensions d'observateur d'événements et la fonction de signature électronique. Le module peut être activé avec le code de licence approprié.

De plus, les propriétés de traçabilité spécifiques au coffre doivent être activées. Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés du coffre pour lequel vous souhaitez activer ces fonctions et, dans l'onglet Avancé, activez les Fonctionnalités Avancées de l'Observateur d'Evénements dans Fonctions de traçabilité. Les signatures électroniques sont activées automatiquement dès l'activation du code de licence. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Signature Electronique et conformité.

Pour obtenir une liste des types d’événement enregistrés dans l’observateur d’événements, reportez-vous à la rubrique Nombre d'événements et types d'événements.

Conseil : Si vous souhaitez donner aux administrateurs système plus de visibilité sur les actions que les utilisateurs de coffre effectuent dans un coffre, reportez-vous à User Action Log.

Fonctions de sécurité

Autorisations automatiques définies par les métadonnées

Pour les coffres créés avec la version 8.0 (ou ultérieure), les autorisations étendues basées sur les métadonnées sont actives par défaut. Dans le cas contraire, elles doivent être activées manuellement. Veuillez garder à l'esprit que vous ne pouvez pas annuler l'opération.

Remarque : Si vous avez assigné des autorisations automatiques aux valeurs dans les versions antérieures de M-Files, il est fortement recommandé de s'assurer que les autorisations fonctionnent toujours comme escompté.

Pour davantage d'informations sur les autorisations automatiques, veuillez vous reporter à la section Autorisations automatiques pour les éléments de listes de valeurs. Vous pouvez activer les autorisations automatiques par valeur, liste de valeurs, type d'objet ou classe. Pour que vous puissiez utiliser les autorisations automatiques via une propriété spécifique, vous devriez également l'autoriser dans les propriétés de définition de propriété. Pour davantage d'informations, veuillez vous reporter à Nouvelle Définition de Propriété.

Activer le cryptage des données au repos

Cette option vous permet d'utiliser l'algorithme AES-256 pour le cryptage des données des fichiers du coffre sauvegardées. Le cryptage est conforme à la publication 140-2 du standard FIPS (Federal Information Processing Standard, Norme fédérale de traitement des informations).

Cette option ne crypte que les données de fichiers qui sont stockées dans le coffre une fois que la commande a été activée. Si vous souhaitez crypter des données existantes :
  1. Sélectionnez le coffre dans l'arborescence gauche de M-Files Admin.
  2. Sélectionnez Action > Maintenance > Actualiser l'Etat de Chiffrement des Fichiers Existants.

Du point de vue de l'utilisateur final, ce cryptage des données de fichiers est de toute façon transparent.

Remarque : Lorsque le cryptage est activé, il est particulièrement crucial que l'administrateur dispose de processus de sauvegarde mis en place de manière intégrale et fréquente. L'association des données de fichiers cryptées, d'une panne du disque dur et un système de sauvegarde inapproprié pourrait au final entraîner la perte de toutes les données.

Annotations

La commande Annotation vous permet d'ajouter des annotations aux documents contenus dans le coffre de documents. Vous pouvez activer la fonction des annotations en cochant la case Annotations de la boîte de dialogue Propriétés du Coffre. Pour plus d'informations sur les annotations dans M-Files, consultez Annotations.

M-Files Web

Saisissez l'URL de votre page d'accueil M-Files Web. M-Files en a besoin pour inclure les URL M-Files Web dans les hyperliens et les liens M-Files Web dans les messages de notification.

Assurez-vous que l'URL commence soit par http:// soit par https://. Par exemple : https://myserver.mydomain.com.

M-Files Web classique

Saisissez l'URL de votre page d'accueil du M-Files Web classique. M-Files en a besoin pour inclure les URL du M-Files Web classique dans les hyperliens et les liens du M-Files Web classique dans les messages de notification.

Assurez-vous que l'URL commence soit par http:// soit par https://. Par exemple : https://myserver.mydomain.com.