Créer et terminer des affectations

Les affectations transfèrent les informations et la responsabilité de la tâche à la bonne personne. Les affectations peuvent par exemple être utilisées pour demander à un collègue d'examiner une proposition avant de l'envoyer au client.

Les affectations peuvent être incluses dans un flux de travail ou être indépendantes des flux de travail. Pour de plus amples informations sur les affectations automatiques comprises dans les flux de travail, consultez Affecter des tâches.

Vidéo : Creating and Completing Assignments

Pour soumettre une nouvelle affectation, créez un nouvel objet Affectation. Comme les affectations sont des objets, vous pouvez définir la même affectation pour plusieurs objets. Ou bien, à l'inverse, vous pouvez ajouter plusieurs objets différents à la même affectation. Par exemple, vous pouvez affecter plusieurs brouillons à un collègue pour qu'il les inspecte avec une seule affectation.

Comme les affectations sont des objets séparés, ils ont leurs propres historiques de versions et droits. C’est pourquoi le document et l’affectation qui y est incluse peuvent avoir des autorisations séparées. Par conséquent, seul un utilisateur doté de droits de lecture pour le document peut marquer l’affectation comme terminée. L’utilisateur ne nécessite aucun droit particulier pour pouvoir éditer le document, ce qui signifie que les utilisateurs pourvus d’une licence de lecture seule pour M-Files peuvent également marquer l’affectation comme terminée.

Il existe trois manières de créer une affectation :

  • Créer une affectation et y ajouter des objets par glisser-déposer ou en utilisant la fonction Ajouter un fichier à partir du menu contextuel.
  • Sélectionnez un ou plusieurs documents, puis Tâche à partir du menu Créer.
  • Créer une affectation sans y ajouter d'objet puis définir la tâche complète dans le champ de description de l'affectation.


Fiche de métadonnées d'une nouvelle affectation.

Description

Ajoutez un commentaire libre décrivant la tâche à effectuer. La notification de l'affectation par e-mail affiche la description à la personne à laquelle est affectée la tâche.

Affectées à

Sélectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez affecter la tâche. Vous pouvez ajouter davantage d'utilisateurs en cliquant sur le bouton plus (+) sur la barre d'outils. Dès qu'une affectation correspond à un objet séparé, toutes les personnes à qui la tâche a été affectée doivent marquer l'affectation comme terminée pour que cette dernière puisse basculer sur l'étape "Terminé".

Échéance

Éventuellement, vous pouvez sélectionner une échéance pour l'affectation. L'utilisateur reçoit un rappel automatique s'il n'a pas marqué l'affectation comme terminée quand la date d'échéance approche. Le rappel est envoyé avec une règle de notification commune qui peut être supprimée par l'administrateur le cas échéant.

La date d'échéance est utile pour créer des vues. L'administrateur ou l'utilisateur peut créer une vue pour afficher les objets dont la date limite est proche. Pour davantage d'informations sur les vues, veuillez vous reporter à la section Créer une vue.

Contrôlé par

Vous pouvez utiliser le champ Contrôlé par pour définir les utilisateurs que vous souhaitez aviser à chaque fois qu'une tâche est marquée comme étant terminée. La personne soumettant l'affectation est automatiquement ajoutée à la liste des personnes assurant le contrôle des affectations, et ce dès que l’objet est enregistré pour la première fois. Une fois que la propriété a été ajoutée automatiquement ou manuellement à la fiche de métadonnées, vous pouvez modifier ou ajouter d’autres moniteurs en cliquant sur le bouton plus (+) de la barre d’outils.

Icône Marquer comme terminée

Vous pouvez marquer l'affectation comme terminée en cliquant sur l’icône située à côté du champ Affectée à.

Remarque : Si un utilisateur crée l'affectation, seuls cet utilisateur et les utilisateurs disposant d'un contrôle total du coffre peuvent modifier la valeur de propriété Affecté à. En revanche, si l'affectation est créée via un workflow, seuls les utilisateurs disposant d'un contrôle total du coffre peuvent modifier la valeur de propriété.

Créer une nouvelle tâche pour un document existant

  1. Dans M-Files, localisez le document pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle tâche.
  2. Cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur le document et sélectionnez Créer > Tâche... dans le menu contextuel.
  3. Dans le champ Nom ou Titre, saisissez un titre descriptif pour la tâche.
  4. Dans le champ Description, saisissez une description détaillée de la tâche afin de vous assurer que le cessionnaire est correctement informé des détails de la tâche.
  5. Depuis le menu déroulant Affectées à, sélectionnez la personne à laquelle cette tâche est affectée.
  6. Optionnelle : Dans le champ Échéance, sélectionnez une date d’échéance à laquelle la tâche devra être terminée.
  7. Optionnelle : Par le biais des commandes de workflow de la partie inférieure de la boîte de dialogue Nouvelle tâche, sélectionnez un workflow pour la tâche.
  8. Cliquez sur Créer afin de créer la tâche.
La nouvelle tâche apparaît dans la vue Mes tâches de la personne assignée et celle-ci est informée par e-mail des nouvelles tâches.

Créer une nouvelle tâche pour un nouveau document

  1. Dans M-Files Desktop, cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez Tâche... dans le menu contextuel.
  2. Dans le champ Nom ou Titre, saisissez un titre descriptif pour la tâche.
  3. Dans le champ Description, saisissez une description détaillée de la tâche afin de vous assurer que le cessionnaire est correctement informé des détails de la tâche.
  4. Depuis le menu déroulant Affectées à, sélectionnez la personne à laquelle cette tâche est affectée.
  5. Optionnelle : Dans le champ Échéance, sélectionnez une date d’échéance à laquelle la tâche devra être terminée.
  6. Optionnelle : Par le biais des commandes de workflow de la partie inférieure de la boîte de dialogue Nouvelle tâche, sélectionnez un workflow pour la tâche.
  7. Cliquez sur Créer afin de créer la tâche.
  8. Une fois que la nouvelle tâche a été créée, cliquez, à l’aide du menu bouton droit, sur la tâche dans la zone de listage et sélectionnez Nouveau Fichier et choisissez un fichier au format adapté pour le nouveau fichier.
  9. Renommez le nouveau fichier en conséquence.
  10. Optionnelle : Double-cliquez sur le fichier récemment ajouté pour le modifier.
La nouvelle tâche apparaît dans la vue Mes tâches de la personne assignée et celle-ci est informée par e-mail des nouvelles tâches.

Terminer une tâche

Une fois qu’une tâche vous a été affectée, vous devez terminer les travaux associés à la tâche et marquer la tâche comme terminée afin d’indiquer que vous, le cessionnaire de la tâche, avez terminé la tâche qui vous a été affectée.

  1. Dans M-Files, localisez et sélectionnez la tâche qui vous a été affectée.
    Vous trouverez toutes les tâches qui vous sont affectées dans la vue Mes tâches.
  2. Terminez tous les travaux requis pour la tâche.
  3. Marquez la tâche comme terminée en effectuant l’une des actions suivantes :
    • Dans la fiche de métadonnées, cliquez sur l’icône (Terminer) à côté de votre nom dans le champ Affectées à.
      ou
    • Dans le volet de commandes, sélectionnez Afficher et Modifier > Terminer.
      ou
    • Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur la tâche et sélectionnez Workflow > Terminer.
    Résultat :La boîte de dialogue Terminer s'ouvre.
  4. Optionnelle : Saisissez un commentaire dans le champ Commentaires.
  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Terminer.
  6. Optionnelle : En fonction de la configuration de workflow de la tâche, vous devrez peut-être ajouter une signature électronique afin d’autoriser la réalisation de la tâche.
La tâche est terminée et retirée de la vue Mes tâches.

Terminer une tâche d’approbation

Une fois qu’une tâche d’approbation vous a été assignée, vous devez terminer les travaux associés à la tâche et marquer la tâche comme acceptée ou rejetée afin d’indiquer que vous, le cessionnaire de la tâche, avez accepté ou rejeté la destination de la tâche. Vous pouvez rejeter une tâche si vous considérez que le document de destination n’est pas publiable, par exemple.

  1. Dans M-Files, localisez et sélectionnez la tâche qui vous a été affectée.
    Vous trouverez toutes les tâches qui vous sont affectées dans la vue Mes tâches.
  2. Terminez tous les travaux requis pour la tâche.
  3. Marquez la tâche comme acceptée ou rejetée en effectuant l’une des actions suivante :
    • Dans la fiche de métadonnées, cliquez soit sur l’icône , soit sur l’icône X à côté de votre nom dans le champ Affectées à.
      ou
    • Dans le volet de commandes, sélectionnez Afficher et Modifier > Accepter/Refuser.
      ou
    • Cliquez, à l'aide du menu bouton droit, sur la tâche et sélectionnez Workflow > Accepter/Refuser.
    Résultat :La boîte de dialogue Terminer s'ouvre.
  4. Optionnelle : Saisissez un commentaire dans le champ Commentaires.
  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Terminer.
  6. Optionnelle : En fonction de la configuration de workflow de la tâche, vous devrez peut-être ajouter une signature électronique afin d’autoriser l’opération.
La tâche est terminée et retirée de la vue Mes tâches. L’utilisateur défini dans la propriété Contrôlé par reçoit une notification par e-mail de l’acceptation ou du rejet.