Delning och samarbete på ett säkert sätt
Att dela dokument som e-postbilagor är en snabb väg till att skapa kaos. Ingen vet vilken version som lagras var och vem som har gjort de senaste uppdateringarna. Som tur är finns det ett bättre sätt: M-Files sätt.
Det är enkelt att dela dokument. Inga fler borttappade e-postbilagor. Inga fler dubbletter. Det faktiska dokumentet stannar där det är, så det finns alltid bara en version av ett dokument. Dela bara en länk till den enda äkta versionen.
Om dina kolleger också använder M-Files går det smidigt att dela dokument. Alla har samma version av dokumentet när de behöver det och om de behöver peka på dokumentet skapar de bara en länk och delar den.
Till externa intressenter utan M-Files kan du fortfarande dela dokument enkelt och säkert. Skapa bara en offentlig länk med en förfallotid och dela den. Mottagaren får åtkomst till all nödvändig information.
Hantera åtkomst och användarrättigheter automatiskt för att minimera riskerna.
När personalen samarbetar i projekt är flera teammedlemmar med och skapar och redigerar ett enda dokument. M-Files enables a new level of efficiency with real-time co-authoring with Microsoft Office applications.
Flera användare kan redigera samtidigt och se ändringarna i dokumentet.
Samredigeringsfunktionen sparar ändringar automatiskt. En ny version skapas vid utcheckning och incheckning.
Den automatiska sparfunktionen i M-Files är oberoende av lagringsplats, så som OneDrive eller SharePoint.
Säkerheten är integrerad i samredigering. Automatiska behörigheter säkerställer att rätt personer har åtkomstbehörighet till innehållet.
The co-authoring feature works both with the M-Files Desktop Client and the browser-based Web Client.
som Microsoft Teams och Salesforce.
Uppgifter och tilldelningar är en stor del av att arbeta tillsammans. Kanske du vill att någon ska granska och godkänna ditt dokument. Kanske du vill att någon ska publicera det – eller vidta några åtgärder.
M-Files-tilldelningar är ett enkelt sätt att skicka dokumentet till nästa fas och följa upp det automatiskt. Tilldelningar kan konfigureras manuellt eller så kan de vara en del av ett automatiserat arbetsflöde baserat på dokumenttypen.
“The flexibility, extensibility, integration capability, and collaboration features were the criteria that led us to choose M-Files. Confusing folder structures are a thing of the past – we have transitioned to dynamic and intelligent content management that offers support and flexibility in line with our business strategy and our growth targets. In addition to saving time, M-Files has improved our quality management and reduced the risk associated with manual work.”
Juha Lehtola, IT Manager, Vahterus