Arbeta med dokument

Skapa, hitta, spara, redigera och arkivera dokument

Håll din arbetsstyrka produktiv

Slösa inte bort tid på att leta efter dokument som inte kan hittas eller att manuellt försöka hålla reda på olika versioner av ett dokument. Gör arbetet med dokument smidigt: enkelt, bekvämt och säkert.

Skapa dokument från mallar

Att skapa dokument med M-Files är intuitivt. Du använder dina vanliga verktyg – Microsoft Office eller Google Workspace – så tar M-Files hand om resten.

Skapa mallar som tar innehåll från dina affärssystem – som CRM eller ERP – för att fylla i dokument med standarddata.

Spara dokument

I en typisk mappbaserad konfiguration brukar användarna fundera över var exakt de ska spara ett dokument – i en kundmapp, projektmapp eller ämnesmapp. Dessutom behöver de veta hur de ska namnge dokumentet så att det är lättare att hitta det senare. Vi gör detta på ett annat sätt, med metadata.

Oroa dig inte över var

Med M-Files behöver du inte fundera på var du ska spara information. Om du vet vad det är, är allt tillgängligt med en sökning.

Tagga det bara

Använd metadatataggar för att beskriva ditt innehåll: kundens namn, projektet, kontaktpersonen, förfallodatum eller andra relevanta data.

Låt M-Files hjälpa dig

M-Files automatiserar taggning så att du slipper. Låt M-Files föreslå rätt taggar utifrån dokumentets innehåll.

Varför organisera med metadata?

Metadata underlättar etikettinformation utifrån vilken typ av information det är. Det innebär att det är enklare att faktiskt hitta det du behöver med en enkel sökning och det är möjligt att göra kopplingar mellan olika dokument för att ge en övergripande bild av specifika ämnen.

Söka efter dokument

Den typiska organisationen lagrar filer och innehåll på minst tre olika – och separata – lagringsplatser. Det påverkar produktiviteten när personalen inte kan hitta den information de behöver snabbt och korrekt.

M-Files sökfunktioner frigör dig från platsbegränsningarna.

Hitta det du söker

All information kan hittas i sitt sammanhang – efter vad det är. Skriv in vad du söker efter och exakt den information du behöver är bara några klick bort.

Skapa en enda sanningskälla

Anslut M-Files till dina affärssystem och få en fullständig vy över data i alla system och program. All relevant information visas i en vy.

Hitta det som är viktigt

Anslut M-Files till dina äldre system och arkiv och upptäck affärskritiska data som information med personligt identifierbar information.

Oroa dig inte över migrering

Med anslutningar till dina befintliga system kan du distribuera M-Files utan avbrott. Du behöver inte migrera information omedelbart. Du behöver bara planera och genomföra en stabil informationsstrategi.

Hitta all information snabbt med dynamiska vyer och fördefinierade sökningar. Definiera helt enkelt dina filter så flödar alla relaterade dokument automatisk in i motsvarande vy.

Åtkomst med mobila enheter

Arbetar du hemifrån, hos kunden eller ute på resa på ett hotell, tåg eller flygplan?
Inga problem. Kom åt din information via Web-klienten eller Mobile-klienten. Allt innehåll som är anslutet till M-Files kan nås via en mobil enhet – oavsett vilket system eller vilken nätverksmapp det finns i. Den inbyggda appen gör ditt arbete smidigt och effektivt.

Skanna dokument

Skanna dokument på språng genom att ta ett foto och spara det i M-Files.

Granska och godkänn

Granska och godkänn dokument direkt från din telefon.

Signera elektroniskt med en telefon eller surfplatta

Signera elektroniskt med en telefon eller surfplatta för att hålla igång arbetet var du än är.

Behöver du arbeta men saknar internetanslutning?

Inget internet och du behöver arbeta med dokument? Växla till offlineläge när du vill så kan du arbeta med dina dokument utanför en nätverksanslutning. När du ansluter igen synkas informationen automatiskt tillbaka till M-Files.

Arbeta via dina vanliga verktyg

Oavsett om det är Microsoft Teams eller SharePoint eller Salesforce som du använder dagligen fortsätter du att vara ansluten till den information du behöver. Stoppa den onödiga växlingen mellan appar. M-Files integreringar gör att du kan använda valfritt verktyg som användargränssnitt för att hitta, komma åt, redigera och hantera dokument.

Håll reda på rätt version

Du vill vara säker på att du alltid arbetar med den senaste versionen av dina dokument. När dokument delas via e-post eller lagras i frånkopplade mappar och system är det omöjligt att snabbt hitta rätt version.

I M-Files finns det bara en definitiv kopia av ett dokument. Föreställ dig att du skickar ett dokument via e-post med en länk i stället för en bilaga så att alla alltid använder samma uppdaterade version.

Dessutom kan M-Files automatiskt detektera och varna användare om dubbletter. Du kan även jämföra ett dokument med föregående version av dokumentet eller med ett annat dokument.

Redigera och spara direkt i Microsoft-verktyg

M-Files integreras nära med Microsoft Office. Du kan snabbt och enkelt spara dokument direkt från Word, Excel och PowerPoint. Och du kan spara e-postinnehåll direkt till M-Files för att ge åtkomst till andra.

Vill du veta mer om M-Files?

BOKA DEMO

or

Kontakta oss om du har frågor

+