Tre sätt att använda M-Files' Aino För redovisning

Redovisningsbyråer står inför nya datasäkerhetsutmaningar från plattformar som ChatGPT, Google Gemini och Microsoft Copilot . Vissa kunskapsarbetare delar kunddata med offentliga GenAI-plattformar trots företagets instruktioner. De använder dessa plattformar för ett brett spektrum av uppgifter som redovisningsforskning, granskning av arbetspapper, kundkommunikation med mera.

Företag måste identifiera hur de ska införliva AI i sin tekniska stack på ett tryggt och säkert sätt. Den bästa vägen framåt är att förse personalen med resurser som godkänts av företaget.

I den här bloggen kommer vi att utforska hur revisorer kan använda Aino i sitt dagliga arbete med exempel direkt från systemet.

Vinn tid med AI-baserad redovisning

Eftersom jag tidigare har arbetat med offentlig redovisning är jag bekant med att jonglera med hundratals dokument från flera olika kunder och deadlines inom loppet av ett par månader. Att granska dessa dokument för att bekanta mig med kundens unika tillvägagångssätt och förstå om det här ens är vad jag bad om var en vanlig företeelse. Vi letade alltid efter ett bättre sätt!

Aino drivs av M-Files generativ artificiell intelligens (AI) och tar kunskapsarbete till nästa nivå genom att placera ditt företags informationsbas till hands. M-Files AinoAino organiserar information, förstår dokumentens sammanhang och gör det enkelt för användare att interagera med innehållet. sparar tid för användarna genom att automatisera nödvändiga administrativa uppgifter som innehållssammanfattning, redovisningsforskning, datainmatning och mer!

Ainos naturliga språkmodell gör det enkelt för användarna att interagera med sitt innehåll och plattformen.

Fördelen med bearbetning av naturligt språk (NLP)

NLP-tekniker gör det möjligt för datorer att förstå mänskligt språk. De överbryggar klyftan mellan vad människor talar och skriver och vad datorer kan bearbeta. Enligt Gartner"tillhandahåller NLP intuitiva former av kommunikation mellan människor och system. NLP omfattar lingvistiska beräkningstekniker (symboliska och subsymboliska) som syftar till att känna igen, analysera, tolka, automatiskt märka, översätta och generera (eller sammanfatta) naturliga språk."*

M-Files Aino är ett exempel på hur mänskliga användare kan interagera med NLP-teknik. Aino har möjlighet att översätta och generera text baserad på från partners till personal. Dessutom kan Aino tagga dokument med metadata som genereras av Aino.

Aino Sparar tid

Enligt Work Trend Index Annual Report skulle 70% av befolkningen kunna tänka sig att delegera arbete till AI för att minska sin arbetsbörda. Företagsledare är dubbelt så benägna att säga att AI kommer att ge värde genom att öka produktiviteten jämfört med att minska antalet anställda.

I nästa avsnitt kommer vi att fokusera på följande typer av dokument som revisorer ofta arbetar med eller får från kunder:

• Uppdragsbrev/kontrakt
• Leasingavtal
• Support som tillhandahålls av kunden

Bekräftelse av fullständighet

När det gäller uppdragsbrev och kontrakt kommer revisorerna först att identifiera om det är fullständigt genomfört av de behöriga undertecknarna. För det andra kommer de att se till att tidsperioden och avgifterna för de tjänster som omfattas anges korrekt. Aino kan snabbt identifiera vem som undertecknade ditt dokument och när. Den kan också identifiera den totala kostnaden för uppdraget.

I exemplet nedan frågar vi Aino med tre uppmaningar. De angivna svaren sparar oss tid genom att granska varje sida manuellt.

Förfrågan: Vem är undertecknaren på detta dokument?

Aino: Kyle Gillette

Fråga: När upprättades detta uppdragsbrev?

Aino: 04/01/24

Förfrågan: Hur mycket kostar tjänsterna?

Aino: $50,000

För att bekräfta denna förståelse kan användarna granska dokumentet antingen genom fliken "förhandsgranskning" eller genom att öppna dokumentet. Användarna kan verifiera att svaren på Aino stämmer överens med innehållet i dokumentet. När de vet vad de letar efter kan de göra detta snabbt.

Sammanfatta innehåll

Kunderna tillhandahåller ofta leasingavtal som är dussintals sidor långa. De kan också vara skrivna på olika språk beroende på var det leasade föremålet eller tillgången finns. Detta ökar den tid som revisorn behöver lägga på att granska dokumentet för att hitta den information som behövs som stöd för sina slutsatser.

Med M-Files Aino kan du begära en sammanfattning av dokumentet på ditt språk. Detta gör det möjligt för revisorer att förstå om de har rätt dokumentation som överensstämmer med deras begäran. För det andra kan de fråga Aino om hyreskostnader, hyreshöjningar, hyresvärden och hyresgästen, med mera. När revisorn förstår vad han eller hon letar efter kan han eller hon enkelt öppna dokumentet och bekräfta att Aino har tillhandahållit rätt information.

I exemplet nedan ställer vi Aino mer än en fråga i taget. Aino svarar på varje fråga i enlighet med detta.

Fråga: Vilka är uthyraren och hyrestagaren i detta hyresavtal?

Aino: Uthyrare: Fastigheter Inc. Hyresgäst: Acme

Fråga: Hur mycket kostar år 1 hyra?

Aino: År 1 hyreskostnad: $60.000,00

Fråga: Hur mycket ökar hyran årligen mellan år 1 och år 2?

Aino: Hyreshöjning årligen mellan år 1 och år 2: $10.000,00

Fråga: Finns det några andra hyreshöjningar i detta hyresavtal?

Aino: Det finns andra hyreshöjningar i detta hyresavtal, med hyran som ökar med $ 10.000,00 per år.

Hantering av support som tillhandahålls av kunden

Kunderna tillhandahåller datauppsättningar i olika format, t.ex. Microsoft Excel och PDF. För att spara tid åt revisorerna när de formaterar dessa dokument kan de ställa specifika frågor till Aino om kundernas scheman eller listor. I exemplet nedan ber vi Aino att beräkna de totala utgifterna för flera transaktioner.

Fråga: Vilka är de totala reklamkostnaderna?

Aino: $125,000

Fråga: Vilken period täcker detta schema?

Aino: För året som slutade 31/12/23.

Efter att ha granskat utgiftsschemat kan vi se att 125 000 USD av 228 000 USD i totala marknadsföringskostnader hänfördes till reklamkostnader för perioden som slutade den 31/12/23.

VANLIGA FRÅGOR

F: Vår firma hanterar mycket känslig information. Hur säkerställer M-Files Aino säkerheten och sekretessen för mina kunders information?

S: Aino följer de säkerhets- och åtkomsträttigheter som redan har fastställts i ditt valv på M-Files . Användarna kan bara söka efter dokument som de har tillgång till. Till skillnad från offentliga GenAI-plattformar förblir information och frågor som lagras på M-Files inom företagets säkerhetsmiljö, vilket minskar risken för säkerhetsintrång.

F: M-Files Aino använder Natural Language Processing (NLP). Finns det en inlärningskurva för att använda denna teknik på ett effektivt sätt?

M-Files Aino kan användas direkt eftersom plattformen M-Files använder metadata och OCR-teknik (Optical Character Recognition) för att förstå innehållet i dokumentet. Databasen från vilken Aino sammanfattar eller tillhandahåller information finns redan i ditt valv. Tack vare M-Files:s förmåga att upprätthålla en enda källa till sanning och organisera dokument baserat på vad de är, inte var de är lagrade, kan Aino enkelt och snabbt börja arbeta med att hjälpa sina användare.

*Källa: https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO:

Courtney Kunzig, CPA Chef för branschlösningar, redovisning M-Files

Courtney Kunzig, en erfaren revisor med mångsidig erfarenhet från olika roller och branscher, arbetar för närvarande som Industry Solutions Manager för redovisning på M-Files. Hennes expertis ligger i att utnyttja teknik för att förbättra medarbetarnas upplevelser, effektivisera manuella processer och optimera tidshanteringen inom redovisningsområdet.

Tankeväckande ledarskap och framträdanden

Publicerade artiklar:

• "Frågor och svar om automatisering inom redovisning"
  • Kunzig utforskar den kritiska roll som artificiell intelligens och automatisering har för redovisningsbyråer. Artikeln går in på praktiska tillämpningar och strategier för att minska manuella uppgifter och påbörja en digital omvandling.
• "Täppa till luckor i redovisningskompetensen genom att behålla och automatisera"

• Kunzig diskuterar innovativa strategier för att åtgärda kompetensbrister inom redovisningsbranschen. Hon betonar vikten av att behålla och automatisera personal för att ta tillvara talanger och upprätthålla konkurrenskraften.

• "AI:s kritiska roll för att förbättra cybersäkerheten för revisionsbyråer"

• Kunzig belyser den centrala roll som artificiell intelligens spelar för att stärka cybersäkerheten inom revisionsbyråer. I sin artikel tar hon upp praktiska tillämpningar och proaktiva åtgärder för att skydda känsliga uppgifter.

Courtney Kunzigs tankeledarskap och bidrag understryker hennes engagemang för att utveckla redovisningsområdet genom teknikdrivna lösningar. Hennes expertis är intressant för yrkesverksamma som vill optimera arbetsflöden, säkerställa efterlevnad och förbättra kundupplevelsen.