Datasäkerhet och automatisering av kunskapsarbete

11 april 2024|Artiklar

Lästid: 4 min

Miniatyrbild-Banner-Data-Säkerhet-och-KWA-Blogg-1200x628

År 2023 beräknades antalet kunskapsarbetare i USA uppgå till över 100 miljoner, och antalet kunskapsarbetare globalt till över 1 miljard. Dessa välutbildade medarbetare skapar värde för organisationer genom att tillämpa sina kreativa och problemlösande färdigheter.

Med framväxten av generativ AI har det skett en förnyad satsning på att automatisera de vardagliga och repetitiva aktiviteter som är förknippade med kunskapsarbete. Kunskapsarbetare har avancerade färdigheter och kunskapsbaser och tenderar att vara högavlönade. Att minska den tid som de lägger på sysslolöst arbete och öka deras effektivitet är en prioritet för de flesta företag.

AI-förstärkt programvara för automatisering av kunskapsarbete hjälper organisationer att frigöra värdet av kunskapsarbete. Avancerad teknik automatiserar uppgifter, processer och åtgärder som tidigare krävde mänsklig interaktion.

Image-Data-Security-and-KWA-Blog-300x300-1

AI och automatisering av kunskapsarbete

Med generativ AI-teknik i mixen blir plattformar för automatisering av kunskapsarbete ännu mer kraftfulla. De hjälper medarbetarna att organisera information, förstå sammanhanget i dokumenten och interagera med företagets kunskapsbas med hjälp av naturliga språkinmatningar.

Resultatet av detta? Kunskapsarbetare - även de utan kodningskunskaper - kan använda automatisering för att göra dokument enklare att hitta och använda i rätt affärssammanhang. AI-förbättrade plattformar förbättrar också processeffektiviteten och noggrannheten genom att automatisera dokumentcentrerade arbetsflöden.

Kunskap Arbetsautomatisering och datasäkerhet

Vissa företagsledare kanske oroar sig för att programvara för kunskapshantering kan utsätta deras företag för nya risker. Med tanke på konsekvenserna av ett datasäkerhetsintrång, inklusive böter, ryktesförlust och avbrott i verksamheten, är detta en rimlig oro. Rätt plattform minskar dock affärsriskerna genom att automatisera dokumentsäkerhet och efterlevnad.

Många företagsledare fokuserar sina säkerhetsinsatser på att förhindra datavirus och hackning. En studie från Stanford University 2020 visade dock att nio av tio dataintrång orsakas av mänskliga misstag. Attacker med social ingenjörskonst, där bedragare får tillgång till data genom att bara fråga snarare än att hacka, ökar också.

När kunskapsarbetare har obegränsad tillgång till informationstekniksystem kan dessa attacker vara förödande för en organisation. En av de bästa åtgärderna som organisationer kan vidta för att förhindra dataintrång är att se till att data endast är tillgängliga för dem som har godkänts för att använda den.

Hantera tillgång till kunskap

Rätt plattform för informationshantering kan automatisera processen med att säkra dokument och data. En korrekt plattform för hantering av affärsinformation gör det möjligt för organisationer att införa skyddsåtgärder och bästa praxis.

Tillämpning av policy

Nyckeln till effektiv tillämpning av policyer är metadata. Metadatadrivna behörigheter möjliggör helt automatisk åtkomstkontroll av alla dokument. Endast personer med rätt attribut kan läsa, redigera, ta bort eller ändra behörigheter i ett visst dokument.

Image-Data-Security-and-KWA-Blog-300x300-2

Versionskontroll och revisionsspår

Att bevara gamla versioner och ha möjlighet att återgå till tidigare versioner är kritiska dokumentkontrollfunktioner för efterlevnad och dokumenthantering. Funktioner för in- och utcheckning gör det möjligt för organisationer att spåra när en fil redigeras och vem som gör ändringarna.

Versionshistorik, som spårar varje gång en ändring görs, skapar också en verifieringskedja för vem som uppdaterar ett dokument vid en viss tidpunkt. Det fungerar som ett register över dokumentets livscykel med en fullständig historik över inloggningar, utloggningar, lösenordsändringar och ändringar av användargrupper.

Skydd för utskrift och nedladdning

Utskrift och nedladdning är inte de enda sätten som kunskapsanvändare kan missbruka företagsdata på, men de är de enklaste. Digitala dokumenthanteringssystem (DDMS) gör det möjligt för organisationer att inaktivera utskrift och nedladdning av dokument samt att ta skärmdumpar. Den här funktionen säkerställer att användarna kan förhandsgranska dokument men inte skriva ut eller ladda ner dem.

LDAP- och SSO-integration

Integration med befintlig single sign-on eller LDAP är viktigt för dokumentsäkerheten. Det gör det möjligt att använda kunskap på ett ansvarsfullt sätt samtidigt som säkerheten upprätthålls.

VANLIGA FRÅGOR

Hur kommer kunskapshantering att förbättra arbetsprestationen?

Plattformar för kunskapshantering och automatisering hanterar merparten av det tråkiga arbete som annars tar upp kunskapsarbetarnas värdefulla tid. Med AI-automatisering kommer framtidens kunskapsarbete att bli mer effektivt och mindre kvävas av stressigt arbete.

Vilka är nackdelarna med automatisering av kunskapsarbete?

Det är en vanlig missuppfattning att säkerhetsriskerna ökar om man använder ett DDMS för kunskapsdelning. Men allt från lagring av dokument till radering av dokument förbättras med ett starkt DDMS på plats. DDMS omfattar bästa praxis för dokumenthantering och begränsar kunskapsåtkomsten till dem som godkänts av företaget.