Joel och Ethan Coen. Elton John och Bernie Taupin. Doritos och Taco Bell. Samarbeten leder till banbrytande, kreativt arbete. Men nästa banbrytande samarbete kommer att ske mellan kunskapsarbetare och robotar - närmare bestämt AI-chattbottar.

Framtiden för samarbete är nära kopplad till integrationen av artificiell intelligens (AI) och informationshantering. Enligt en rapport från MIT Sloan Management Review och Boston Consulting Group är företag som betonar samarbete mellan AI och mänskliga medarbetare mer framgångsrika. AI kan användas för att förbättra teamsamarbetet genom att effektivisera processer, avslöja nya insikter och öka produktiviteten. AI-teknik kan t.ex. integreras med applikationer för företagskommunikation, t.ex. verktyg för teamsamarbete och enhetlig kommunikation, för att förbättra medarbetarnas produktivitet, spara tid och förbättra det övergripande affärsflödet.

En sak är klar: Framtiden för effektivt samarbete kommer att vara sammanflätad med AI och informationshanteringssystem. Genom att utnyttja AI kan företag förbättra teamsamarbetet, effektivisera processer och öka produktiviteten.

Arbeta med AI

Experter inom olika yrken är fascinerade av de möjligheter till automatisering av kunskapsarbete som AI-chattbottar som ChatGPT erbjuder. Dessa verktyg drivs av stora språkmodeller (LLM) i backend och kan fungera som kraftfulla samarbetspartners.

Kunskapsarbetare kan be AI-chattbottar att snabbt hitta information som finns lagrad i företagets kunskapsbas eller i offentliga dataset genom att använda ett enkelt, promptbaserat användargränssnitt. De kan också använda AI-chattbottar som kreativa samarbetspartners som ger förslag och feedback på idéer.

Samarbete mellan kunskapsarbetare och AI är inte det enda sättet som avancerad teknik påverkar framtidens kunskapsarbete. AI-driven informationsautomatisering och automatisering av affärsprocesser kommer att omforma rollerna för kunskapshantering som vi känner dem.

Kunskapshantering och artificiell intelligens

När World Wide Web dök upp på 1990-talet förväntade sig många att det skulle förändra samarbetet. Även om innovationer på Internet har bidragit till att förbättra samarbetet genom åren saknar kunskapsarbetare fortfarande ett heltäckande verktyg för att minska de manuella uppgifterna. AI kan användas för att förbättra sökfunktionerna i system för kunskapshantering, så att användarna snabbare kan hitta relevant information genom att utnyttja sammanhang, synonymer och användarens preferenser.

Dessa förbättringar förbättrar inte bara produktiviteten utan uppmuntrar också till kunskapsdelning. Dessutom revolutionerar generativ AI (GenAI) kunskapshanteringen genom att skapa nytt innehåll, t.ex. text, bilder och videor, baserat på information från ett träningsdataset. AI-teknik löser också moderna KM-utmaningar genom att göra innehåll lätt att upptäcka och dela. Genom att integrera AI och maskininlärning i ett system för kunskapshantering skapas intelligenta sökningar, vilket leder till ökad produktivitet och förbättrar hur innehållet används.

AI och KM utgör en perfekt storm av samarbete - AI kan användas för att förbättra sökfunktionerna i system för kunskapshantering medan GenAI revolutionerar kunskapshanteringen genom att skapa nytt innehåll baserat på information från ett träningsdataset.

Den digitala omvandlingen har visserligen flyttat vissa processer till molnet, men kunskapsarbetare ägnar fortfarande för mycket tid åt att mata in, underhålla, ändra och söka efter information. De arbetar också i datasilos - kunskapsanvändare ägnar uppskattningsvis 12 timmar i veckan åt att söka efter viktig information.

Ett system för kunskapshantering, i kombination med AI-lösningar, river ner silos och automatiserar manuella, felbenägna processer som slösar bort kunskapsarbetarnas tid. Branschledande system för informationshantering eliminerar informationskaos genom att automatiskt organisera data oavsett var den finns.

Effekterna av dokumenthantering och informationshantering

Kunskapsarbete måste ge tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt. Information lagras i allmänhet som dokument, och de flesta organisationer lagrar kritiska dokument i en mängd olika system, t.ex:

• Förvar
• Tillämpningar
• Delade filer
• ECM-system
• CRM plattformar

Ett intelligent dokumenthanteringssystem bringar ordning i kaoset. Med hjälp av maskininlärning skapar systemet smarta kopplingar mellan kunskapsinnehåll var som helst i en organisation och taggar dokument med metadata. Med ett sådant system kan medarbetarna hitta information genom att helt enkelt söka efter det de letar efter i stället för att behöva veta var den finns lagrad.

Utmaningar och lösningar för samarbete kring kunskapsarbete

Framtidens arbete för kunskapsarbetare är ett grönskande landskap med förbättrat samarbete och mindre stressigt arbete. Här är några sätt som AI-automatiseringsmjukvara kommer att skapa mer integrerade informationsmiljöer.

Skapa dokument

Att uppfinna hjulet på nytt varje gång en medarbetare vill skapa ett nytt dokument är motsatsen till bästa praxis för dokumenthantering. Programvara för dokumentautomatisering gör det enkelt för medarbetarna att skapa och använda mallar för dokument eller sviter av dokument. Dessa verktyg utan kod kan hjälpa även icke-tekniska användare att skapa avancerade mallar på några minuter.

Hitta dokument

Utan ett robust dokumenthanteringssystem är innehållskaos oundvikligt. AI för kunskapshantering organiserar dokument och hjälper kunskapsarbetare att enkelt hitta och använda information i rätt affärssammanhang.

Arbetsflöden för dokument

Att lämna över filer till olika intressenter är vanligt förekommande i de flesta företag. Att hantera processen manuellt är slöseri med tid för kunskapsarbetare och kan leda till flaskhalsar. AI-drivna, robotiserade verktyg för processautomatisering kan fånga, lagra och återskapa användarnas arbetsflöden. Kunskapsarbetare kan fokusera på det som är viktigt och arbeta smartare.

VANLIGA FRÅGOR

Vilka är fördelarna med informationshanteringssystem?

Informationshanteringssystem sparar tid åt medarbetarna och minskar antalet fel som uppstår i samband med manuella processer genom att automatisera insamling, delning, underhåll, lagring och hämtning av affärsdata. Detta gör att kunskapsarbetare kan ägna mer tid åt att tillämpa kreativ och problemlösande know-how.

Vad är knowledge workflow management?

Programvara för hantering av arbetsflöden för kunskap fångar upp och automatiserar vanliga arbetsflöden relaterade till kunskapsarbete och fungerar bäst när de förstärks med AI.

Många arbetsflöden handlar om att dela, redigera och godkänna dokument. När en användare skapar ett dokument skannar AI dokumentinnehållet för att utlösa arbetsflöden och ange behörigheter. Programvaran delar sedan automatiskt dokumentet med lämpliga personer.

Programvaran automatiserar uppgifter i en end-to-end-process. När någon slutför sin uppgift varnar programvaran andra intressenter och påminner dem om att slutföra sina uppgifter. Detta sparar tid för alla inblandade.

Hur automatiserar du ett dokument?

Programvara för dokumentautomation är det snabbaste och enklaste sättet att automatisera skapandet och hanteringen av dokumentmallar. AI-verktyg tar det ett steg längre och lär sig mer om organisationen och dess arbetsflöden när användarna använder programvaran. Verktyg för dokumentautomatisering ger proaktiv information och ger förslag på hur dokumenten ska sorteras. De förbättrar också den automatiska klassificeringen av dokument och förbättrar funktionerna för dokumentsökning.