s

ECM som helt enkelt funkar bättre tack vare kraften i metadata.

  

Metadatadriven jämfört med katalogbaserad

I traditionella katalogbaserade system måste användarna definiera i vilken katalog dokumentet ska sparas, och sedan förlita sig på sitt minne för att hitta det igen. Detta är svårt, för ibland har kataloghierarkierna tvetydiga namn och många olika nivåer. Det är i stort sett omöjligt att avgöra den idealiska katalogstrukturen i förväg, så med tiden blir katalogstrukturen kaotisk och omöjlig att hantera på ett effektivt sätt.

I katalogbaserade system avgörs hur någonting klassificeras, var det finns och vilka rättigheter som avgör vem som har tillgång till det, av var det lagras. När katalogstrukturen blir oöverskådlig och svårhanterad faller hela systemet samman.

M-Files är baserat på tanken att det är lättare och mer exakt att beskriva vad någonting är än att försöka gissa var det finns. Alla vet vad man jobbar med, men ofta är man kanske osäker på var det ska lagras, särskilt som det ofta kan vara lämpligt att lagra det i mer än en katalog.

Det är enkelt, bara spara och tagga

När de sparar ett nytt dokument i M-Files behöver användarna bara beskriva filen med några få metadatataggar, så är allt klart. M-Files indexerar och organiserar därefter automatiskt dokumentet, och ser till att det visas i alla relevanta vyer och listor över sökresultat. Problemet med att ett och samma dokument finns på flera ställen är därmed löst på ett effektivt sätt.

Anta att du har ett förslag daterat den 1 juni 2012 som gäller kunden ABC Corporation, och projektet heter Uppdatering av webbplats. I ett traditionellt filsystem skulle du behöva välja om filen ska lagras i kund-, projekt- eller förslagskatalogen. I M-Files når du samma fil via flera olika vyer, t.ex. Dokument efter Kund – ABC Corporation, Förslag efter Månad– Juni 2012 eller Dokument efter Projekt – Uppdatering av webbplats.

Hantering och administration av metadata

M-Files är i grunden ett metadatadrivet system där dokument och andra dataenheter klassificeras med metadata i stället för traditionella kataloger. Navigeringen i M-Files är baserad på dynamiska vyer som är baserade på metadata. Objekträttigheter i M-Files kan baseras på metadata, så att exempelvis dokumentklass och den kund som dokumentet är relaterad till tillsammans definierar filens synlighet. Arbetsflödena är också starkt metadatadrivna.

Administratörerna kan enkelt hantera metadatastrukturen med hjälp av en centraliserad konsol med ett enkelt, grafiskt användargränssnitt. Programmering eller skript behövs inte. Med systemadministratörskonsolen är det lätt att definiera nya objekttyper, klasser, egenskapsdefinitioner, arbetsflöden och mycket annat. Alla de vanliga datatyperna stöds, t.ex. text, nummer, booleanska, datum, tider, listor med mera.

Hantering och administration av metadata

M-Files är i grunden ett metadatadrivet system där dokument och andra dataenheter klassificeras med metadata i stället för traditionella kataloger. Navigeringen i M-Files är baserad på dynamiska vyer som är baserade på metadata. Objekträttigheter i M-Files kan baseras på metadata, så att exempelvis dokumentklass och den kund som dokumentet är relaterad till tillsammans definierar filens synlighet. Arbetsflödena är också starkt metadatadrivna.

Administratörerna kan enkelt hantera metadatastrukturen med hjälp av en centraliserad konsol med ett enkelt, grafiskt användargränssnitt. Programmering eller skript behövs inte. Med systemadministratörskonsolen är det lätt att definiera nya objekttyper, klasser, egenskapsdefinitioner, arbetsflöden och mycket annat. Alla de vanliga datatyperna stöds, t.ex. text, nummer, booleanska, datum, tider, listor med mera.

Mer än bara enkel indexering av innehåll

M-Files metadataegenskaper kan också filtreras och användas grundat på de andra egenskaperna. När du har valt ett land, kan t.ex. listan över städer filtreras automatiskt. När en stad har valts kan listan över postnummer filtreras automatiskt.

Dessutom kan metadataegenskaper ha automatiska värden, från enkel autonumrering till sammanställda automatiska värden. Till exempel kan en metod för att automatiskt namnge vissa typer av dokument genomdrivas med en kombination av typ, datum och genererade nummer. Automatiska valideringsregler stöds också (t.ex. att projektnummer måste innehålla 4 siffror).

Det går också att fylla M-Files metadataegenskaper med värden direkt från ditt CRM- eller ERP-system. Du kan t.ex. definiera en metadataegenskap för en kund som en nedrullningslista som fylls i från ditt CRM. När en ny kund läggs till i CRM-systemet uppdateras listan i M-Files automatiskt.

Redo att börja?

Planera in en demonstration

När det passar dig kommer vi att boka in en skräddarsydd demonstration av M-Files.

Se den guidade turen

Ta en titt på våra videoklipp som visar hur M-Files kan förändra ditt företags sätt att hantera dokument och information.

Ställ en fråga

Vi finns här för att hjälpa dig. Hör av dig om du har frågor om M-Files eller bara behöver mer information.