s

Organisaatioiden laadunhallinta – kyselytutkimuksen tulokset

ISO 9001:2015 -standardiin valmistautuminen sekä laadunhallinnan työkalut, tehokkuus ja vaikutukset liiketoiminnalle

Kysyimme kevään 2016 aikana organisaatioiden laatuvastaavilta ja laadunhallinnan prosessien kanssa työskenteleviltä, miten he hallitsevat laatua. Tavoitteena oli selvittää, millaisia työkaluja ja henkilöresursseja organisaatioilla on laadunhallintaan. Lisäksi halusimme selvittää sitoutumista laadunhallintaan sekä millaisia haittoja "huono" laadunhallinta aiheuttaa liiketoiminnalle. Kysyimme myös, onko organisaatioissa valmistauduttu uuden ISO 9001:2015 -standardin vaatimusten täyttämiseen.

Tuloksista käy ilmi, että laadunhallinnan prosessit ovat monessa organisaatiossa manuaalisia, mikä tekee niistä paitsi haavoittuvaisempia myös tehottomampia. Suurin osa organisaatioista kuitenkin arvostaa laadunhallintaa, ja siihen ollaan pääosin sitoutuneita. Samoin laadunhallinnan ja sen prosessien kehittäminen on monen organisaation tähtäimessä kuluvan vuoden aikana. Yli puolet organisaatioista on aloittanut valmistelut ISO 9001 -standardin muutoksiinkin.

Lue tutkimuksen tuloksista tarkemmin alta.

Valmistautuminen ISO 9001:2015 -standardin vaatimuksiin

ISO 9001 -standardi päivitettiin viime vuonna. Uudistetussa standardissa painotetaan erityisesti prosessilähtöisyyttä, alihankkijoiden hallintaa ja riskienhallintaa. Käynnissä on kolmen vuoden siirtymäaika, jonka aikana uudet vaatimukset tulee täyttää, jotta sertifikaatin voi saada uudelleen.

Kyselyyn vastanneista 66 % ilmoittaa organisaationsa olevan laatusertifioitu (ISO 9001 -sertifikaatti tai vastaava). Yli puolessa (59 %) organisaatioista ollaan aloitettu valmistautuminen uudistetun ISO 9001:2015 -standardin vaatimuksiin. Uuden standardin vaatimukset vaikuttavat siis pääosin olevan jo organisaatioiden tiedossa, ja vaatimuksiin halutaan myös jatkossa vastata.

Valmistautuminen ISO 9001:2015 -standardin vaatimuksiin
Valmistautuminen ISO 9001:2015 -standardin vaatimuksiin

Valmistautuminen ISO 9001:2015 -standardin vaatimuksiin

ISO 9001 -standardi päivitettiin viime vuonna. Uudistetussa standardissa painotetaan erityisesti prosessilähtöisyyttä, alihankkijoiden hallintaa ja riskienhallintaa. Käynnissä on kolmen vuoden siirtymäaika, jonka aikana uudet vaatimukset tulee täyttää, jotta sertifikaatin voi saada uudelleen.

Kyselyyn vastanneista 66 % ilmoittaa organisaationsa olevan laatusertifioitu (ISO 9001 -sertifikaatti tai vastaava). Yli puolessa (59 %) organisaatioista ollaan aloitettu valmistautuminen uudistetun ISO 9001:2015 -standardin vaatimuksiin. Uuden standardin vaatimukset vaikuttavat siis pääosin olevan jo organisaatioiden tiedossa, ja vaatimuksiin halutaan myös jatkossa vastata.

Laadunhallinnan henkilöresurssit

Laadunhallinnan henkilöresurssit

Laadunhallintaa ja siihen liittyviä tehtäviä hoidetaan organisaatioissa pääsääntöisesti 1–5 hengen voimin (58 % vastaajista). Kuudesta kymmeneen henkeä hoitaa laatua ja sen prosesseja 21 %:ssa organisaatioita ja yli kymmenen henkeä samoin 21 %:ssa organisaatioita.

Tämä kysymys todennäköisesti heijastelee vastaajien organisaatioiden kokoa, sillä pienissä yrityksissä on selvää, että laadunhallintaan yksinään ei voi ohjata suuria henkilöresursseja. Toisaalta 24 % vastaajista ilmoitti työskentelevänsä yli 500 hengen yrityksessä, joten tämän pohjalta voisi olettaa, että henkilöresurssit olisivat suuremmat laadun kokonaisvaltaisen hallinnan kannalta.

Laadunhallinnan työkalut

Kysyimme vastaajilta, miten he käytännössä hallitsevat laatua niihin tehtäviin liittyen, jotka he ilmoittivat olevan päävastuualueitaan. Kysymyksessä oli mahdollista valita useampi vaihtoehto.

IT-järjestelmät ovat suosituin tapa hallita laatua ja sen prosesseja. Vastaajista 26 % ilmoitti laadunhallinnan prosessien käsittely- ja hallinnointitavaksi jonkun tietyn IT-järjestelmän. Riippuen paljon organisaation toimialasta ja ydintoiminnasta löytyy järjestelmiä sekalaisesti eri tarkoituksiin, vaikka käytännössä monia prosesseja voitaisiin hoitaa myös yhdellä järjestelmällä.

Huomattavaa vastauksissa kuitenkin on myös se, että laadunhallintaa ja sen prosesseja pyöritetään edelleen paljon myös Excel-taulukoissa (19 %) sekä tiedostoina yhteisissä kansioissa tai palvelimilla (18 %). Ehkä yllättävää on se, että sähköpostin kautta laatua hallitsi 13 % vastaajista. Edellä mainitut keinot ovat pahimmillaan hyvinkin tehottomia ja riskialttiita tapoja hoitaa laadunhallintaa, sillä ne eivät tue versionhallintaa, automaattista seurantaa ja etenkin sähköpostin ollessa kyseessä tietoon ei yksinkertaisesti pääse käsiksi muu kuin sähköpostin "omistaja".

Laadunhallinnan työkalut
Laadunhallinnan työkalut

Laadunhallinnan työkalut

Kysyimme vastaajilta, miten he käytännössä hallitsevat laatua niihin tehtäviin liittyen, jotka he ilmoittivat olevan päävastuualueitaan. Kysymyksessä oli mahdollista valita useampi vaihtoehto.

IT-järjestelmät ovat suosituin tapa hallita laatua ja sen prosesseja. Vastaajista 26 % ilmoitti laadunhallinnan prosessien käsittely- ja hallinnointitavaksi jonkun tietyn IT-järjestelmän. Riippuen paljon organisaation toimialasta ja ydintoiminnasta löytyy järjestelmiä sekalaisesti eri tarkoituksiin, vaikka käytännössä monia prosesseja voitaisiin hoitaa myös yhdellä järjestelmällä.

Huomattavaa vastauksissa kuitenkin on myös se, että laadunhallintaa ja sen prosesseja pyöritetään edelleen paljon myös Excel-taulukoissa (19 %) sekä tiedostoina yhteisissä kansioissa tai palvelimilla (18 %). Ehkä yllättävää on se, että sähköpostin kautta laatua hallitsi 13 % vastaajista. Edellä mainitut keinot ovat pahimmillaan hyvinkin tehottomia ja riskialttiita tapoja hoitaa laadunhallintaa, sillä ne eivät tue versionhallintaa, automaattista seurantaa ja etenkin sähköpostin ollessa kyseessä tietoon ei yksinkertaisesti pääse käsiksi muu kuin sähköpostin "omistaja".

Liiketoiminnalliset haitat

Liiketoiminnalliset haitat

Suurin osa (60 %) vastaajista kokee, ettei laadunhallintaan suoraan ja välillisesti liittyvistä tehtävistä tai tavasta hoitaa niitä ole koitunut heidän organisaatiossaan merkittävää liiketoiminnallista haittaa.

Ne, keiden mielestä haittaa on aiheutunut, kokevat seuraavien syiden olevan haittojen taustalla:

  • tiedonkulun hitaus
  • ylimääräisten asioiden tekeminen
  • tiedon löytäminen on vaikeaa
  • tieto ei siirry työtehtävässä seuraajalle
  • työnkulkujen ja prosessien vajavainen määrittely
  • toiminta tehotonta
  • riski vanhentuneen tai väärän tiedon käyttöön
  • reklamaatioiden kirjausvelvollisuuden puuttuminen asiakasvastuullisilta
  • dokumenttien hyväksynnät työläitä ja manuaalisia
  • tieto on hajallaan
  • tieto on  epäyhtenäistä
  • tunnuslukujen laskenta on manuaalista
  • riskitilannekuvan ulosotto on työlästä
  • harhainen tilannekuva uhkaa johtaa vääriin liiketoimintapäätöksiin
  • resurssien käyttö

Kehityskohteet

Vastaajat saivat avoimesti kertoa, millaisia kehityskohteita he näkevät työssään tulevaisuudessa. Vastaukset kuvastivat sitä kokonaisuutta, johon laadunhallinta ja sen eri prosessit saattavat liittyä. Kehityskohteet saattoivat koskea yleisesti tiedon- ja projektinhallintaa tai liiketoiminnan ja prosessien kehitystä, tai olla niinkin konreettisia kuin laatudokumenttien helpompi löytäminen. Myös alihankkijoiden ja toimittajien hallinta nousi esiin useassa vastauksessa.

Kehittämistä organisaatioissa ja niiden laatuprosesseissa siis löytyy. Yllä olevan tuloksen mukaisesti voidaan kuitenkin todeta, että organisaatiot aikovat myös tarttua näihin haasteisiin, sillä 74 % vastaajista kertoo, että organisaatiossa on harkittu tai suunniteltu parannuksia ongelmakohtiin.

Kehityskohteet
Kehityskohteet

Kehityskohteet

Vastaajat saivat avoimesti kertoa, millaisia kehityskohteita he näkevät työssään tulevaisuudessa. Vastaukset kuvastivat sitä kokonaisuutta, johon laadunhallinta ja sen eri prosessit saattavat liittyä. Kehityskohteet saattoivat koskea yleisesti tiedon- ja projektinhallintaa tai liiketoiminnan ja prosessien kehitystä, tai olla niinkin konreettisia kuin laatudokumenttien helpompi löytäminen. Myös alihankkijoiden ja toimittajien hallinta nousi esiin useassa vastauksessa.

Kehittämistä organisaatioissa ja niiden laatuprosesseissa siis löytyy. Yllä olevan tuloksen mukaisesti voidaan kuitenkin todeta, että organisaatiot aikovat myös tarttua näihin haasteisiin, sillä 74 % vastaajista kertoo, että organisaatiossa on harkittu tai suunniteltu parannuksia ongelmakohtiin.

Taustatietoa vastaajista ja sitoutuminen laadunhallintaan

Taustatietoa vastaajista ja sitoutuminen laadunhallintaan

Vastaajista hieman alle puolet (43 %) työskentelee alle 100 hengen organisaatiossa. Vastanneista neljännes (24 %) kertoo työskentelevänsä yli 500 henkeä ja kolmannes 100–500 henkeä työllistävässä organisaatiossa.

Vastaajien edustamien organisaatioiden toimiala vaihteli suuresti. Eniten vastaajia oli metalliteollisuudesta, konsultoinnista ja IT-toimialalta. Kyselyssä ei ollut mukana julkishallinnon toimiala.

Kolmannes (33 %) kyselyyn vastanneista ilmoitti toimenkuvakseen laadunhallinnan. Seuraavaksi eniten edustettuina olivat kehitystoiminta (19 %) ja projektinhallinta (11 %). Loput vastaajista toimivat myynnin, ylimmän johdon, tuotannon, henkilöstöhallinnon, ostotoiminnan tai jonkin muun tehtävän parissa.

Suurimmassa osassa organisaatioita vastaajat kokivat, että laadunhallintaan on sitouduttu. Arvion 4 tai 5 (4=sitoutunutta, 5=erittäin sitoutunutta) antoi yhteensä 71 % vastanneista.

Kyselyyn vastasi 81 henkilöä.

ISO 9001:2015 -standardin vaatimusten täyttäminen ja laadunhallinnan tehostaminen on nyt monen laadusta vastaavan työpöydällä, ja valmistautuminen on monessa organisaatiossa jo aloitettu. Kolmen vuoden siirtymäajan puitteissa on vielä kuitenkin aikaa pohtia, miten laadunhallinta ja sen prosessit saadaan hoidettua mahdollisimman tehokkaasti ja helposti.

ISO 9001:2015 -standardin vaatimusten täyttäminen ja laadunhallinnan tehostaminen on nyt monen laadusta vastaavan työpöydällä, ja valmistautuminen on monessa organisaatiossa jo aloitettu. Kolmen vuoden siirtymäajan puitteissa on vielä kuitenkin aikaa pohtia, miten laadunhallinta ja sen prosessit saadaan hoidettua mahdollisimman tehokkaasti ja helposti.

Share this