s

M-Files helppoon ja tehokkaaseen laadunhallintaan

ISO 9001:2015 -standardin vaatimukset on vaivatonta täyttää M-Filesin laadunhallintaratkaisun avulla.

Laadusta vastaavilla on monia haasteita ratkottavana muuttuvan ISO 9001 -standardin myötä, joka painottaa etenkin riskienhallintaa ja prosessilähtöisyyttä. M-Files tukee vahvasti näitä uusia vaatimuksia ja tekee laadunhallinnan entistä helpommaksi ja tehokkaammaksi. Auditoinnitkaan eivät enää vaadi mittavia etukäteisvalmisteluja, vaan olet niihin valmiina milloin tahansa. Yksinkertaisuudessaan tämä tarkoittaa sitä, että vaatimukset täyttyvät M-Filesin avulla arkityön lomassa.

Lue tästä, miten me M-Filesilla vastaamme laadunhallinnan haasteisiin!

Laatupäällikön ongelma: Eri dokumenttiversioiden ylläpitäminen on haastavaa, enkä voi olla varma, käyttävätkö työntekijät aina uusinta hyväksyttyä versiota. Dokumenttia työstettäessä syntyy suuri määrä eri henkilöiden tekemiä luonnosversiota ja kommentteja, joiden seuraaminen ja hyväksyminen on työlästä.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesissa olevista dokumentista on olemassa vain yksi muokattava versio joka on helppo jakaa linkkinä kommentointia ja muutoksia varten. Erillisiä sähköpostin liitetiedostoja ei siis tarvita. Kommentointi on turvallista, sillä se ei muuta alkuperäistä dokumenttia. Kaikki eri luonnosversiot ja kommentit ovat turvallisesti tallessa dokumentin versiohistoriassa, ja M-Files pitää huolen siitä että uusin hyväksytty versio julkaistaan heti kaikille työntekijöille.

Laatupäällikön ongelma: Eri dokumenttiversioiden ylläpitäminen on haastavaa, enkä voi olla varma, käyttävätkö työntekijät aina uusinta hyväksyttyä versiota. Dokumenttia työstettäessä syntyy suuri määrä eri henkilöiden tekemiä luonnosversiota ja kommentteja, joiden seuraaminen ja hyväksyminen on työlästä.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesissa olevista dokumentista on olemassa vain yksi muokattava versio joka on helppo jakaa linkkinä kommentointia ja muutoksia varten. Erillisiä sähköpostin liitetiedostoja ei siis tarvita. Kommentointi on turvallista, sillä se ei muuta alkuperäistä dokumenttia. Kaikki eri luonnosversiot ja kommentit ovat turvallisesti tallessa dokumentin versiohistoriassa, ja M-Files pitää huolen siitä että uusin hyväksytty versio julkaistaan heti kaikille työntekijöille.

Laatupäällikön ongelma: Laatudokumentit on tallennettu useaan paikkaan, mikä tekee dokumenttien löytämisen hankalaksi ja epäluotettavaksi.

M-Filesin ratkaisu: Laatukäsikirjat ja -dokumentit, prosessikuvaukset ja vakioidut toimintaohjeet (SOP) on tallennettuna yhteen paikkaan, ja ne ovat helposti löydettävissä M-Filesin hakutoiminnoilla. Ne on myös helppo julkaista koko organisaatiolle.

Laatupäällikön ongelma: En halua, että valmistelussani olevat ohjeet joutuvat ennenaikaisesti työntekijöiden käsiin aiheuttaen sekaannusta.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesissa suojausasetuksilla varmistat, että valmistelussa olevat dokumentit näkyvät luottamuksellisesti vain oikeille henkilöille. Voit valmistella dokumentteja samassa tietovarastossa huoleti ilman manuaalista siirtelyä tai lisävaivaa.

Laatupäällikön ongelma: En halua, että valmistelussani olevat ohjeet joutuvat ennenaikaisesti työntekijöiden käsiin aiheuttaen sekaannusta.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesissa suojausasetuksilla varmistat, että valmistelussa olevat dokumentit näkyvät luottamuksellisesti vain oikeille henkilöille. Voit valmistella dokumentteja samassa tietovarastossa huoleti ilman manuaalista siirtelyä tai lisävaivaa.

Laatupäällikön ongelma: En pysty seuraamaan, ovatko yrityksen työntekijät lukeneet määrätyt laatudokumentit tai suorittaneet vaaditun koulutuksen.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesin kautta näkee helposti, ketkä ovat tai eivät ole suorittaneet vaadittua koulutusta tai lukeneet tiettyä ohjetta. Järjestelmä lähettää myös automaattisen ilmoituksen tai muistutuksen, kun aikaraja lähenee tai on mennyt umpeen. Työntekijä voi vahvistaa sähköisellä allekirjoituksella, että vaaditut ohjeet on luettu tai hänelle määritelty tehtävä on suoritettu. Näin varmistetaan vaatimustenmukainen toiminta.

Laatupäällikön ongelma: Auditoinnit ovat työläitä hallita, eikä niihin ole sopivia työkaluja.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesissa auditointien hallinta on helppoa: perustat uuden auditointikohteen yhdessä minuutissa, ja löydät jokaisen auditointikohteen alta helposti kaiken tarvittavan, kuten löydökset, korjaavat ja ennalta ehkäisevät toimet (CAPA), dokumentit ja vastuut. Auditoinneilla ja löydöksillä on tila, joten näet helposti mitkä asiat ovat vielä kesken.

Kaikista dokumenteista on saatavilla yksityiskohtaiset lokitiedot ja versiohistoria. Sähköposteja, muistioita, dokumentteja ja raportteja voidaan myös linkittää löydöksiin ja korjaaviin ja ennalta ehkäiseviin toimiin (CAPA).

Laatupäällikön ongelma: Auditoinnit ovat työläitä hallita, eikä niihin ole sopivia työkaluja.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesissa auditointien hallinta on helppoa: perustat uuden auditointikohteen yhdessä minuutissa, ja löydät jokaisen auditointikohteen alta helposti kaiken tarvittavan, kuten löydökset, korjaavat ja ennalta ehkäisevät toimet (CAPA), dokumentit ja vastuut. Auditoinneilla ja löydöksillä on tila, joten näet helposti mitkä asiat ovat vielä kesken.

Kaikista dokumenteista on saatavilla yksityiskohtaiset lokitiedot ja versiohistoria. Sähköposteja, muistioita, dokumentteja ja raportteja voidaan myös linkittää löydöksiin ja korjaaviin ja ennalta ehkäiseviin toimiin (CAPA).

Laatupäällikön ongelma: Yrityksen lupien ja työntekijöiden työlupien hallinta on manuaalista ja vie paljon aikaa. Lupien vanhentumispäiviä on vaikea ylläpitää ja seurata.

M-Filesin ratkaisu: Päivitettyä työlupalistaa sekä listaa työntekijöiden suorittamista sertifikaateista on helppo ylläpitää, sillä M-Files muistuttaa automaattisesti luvan tai sertifikaatin vanhentumisesta. Tämä tekee vuosittaisesta katselmoinnista helppoa. Yrityksen ympäristö- ja kemikaalilupia ja sertifikaatteja voidaan ylläpitää työnkulkujen avulla (hallinnointi, hyväksyntä ja uusinta).

M-Files ratkaisee organisaatioiden laadunhallinnan haasteita tarjoamalla mukautuvan ja skaalautuvan ratkaisun erilaisiin tarpeisiin. Riskejä on helppo hallita ja laatuohjeisiin ja laadun tehtäviin liittyvä tieto on nopeasti saatavilla yhdessä paikassa. Näin täytät ISO 9001:2015 -standardin vaatimukset ja hallitset laatua entistä tehokkaammin.

Haluatko kuulla tarkemmin, millaisia laadunhallinnan ratkaisuja meillä on tarjota juuri sinun organisaatiollesi? Ota meihin yhteyttä!

M-Files ratkaisee organisaatioiden laadunhallinnan haasteita tarjoamalla mukautuvan ja skaalautuvan ratkaisun erilaisiin tarpeisiin. Riskejä on helppo hallita ja laatuohjeisiin ja laadun tehtäviin liittyvä tieto on nopeasti saatavilla yhdessä paikassa. Näin täytät ISO 9001:2015 -standardin vaatimukset ja hallitset laatua entistä tehokkaammin.

Haluatko kuulla tarkemmin, millaisia laadunhallinnan ratkaisuja meillä on tarjota juuri sinun organisaatiollesi? Ota meihin yhteyttä!

Haluatko lisätietoja?

Katso webinaari

Käy katsomassa nauhoite webinaarista, josta saat vilauksen M-Filesin ratkaisuista laadunhallintaan.

Lue Roalin tapauskuvaus

Katso, miten bioteknologia-alan yritys Roal hallitsee laatuaan M-Filesilla.

LUE

Lataa raportti

Haluatko oppia lisää uudesta ISO 9001:2015 -standardista? Tämä raportti tarjoaa tietoa muutoksista ja niihin valmistautumisesta.

LUE