s

Välja rätt system för elektronisk dokumenthantering till ditt företag

En IT-guide till att välja programvara för elektronisk dokumenthantering

Tips för att välja den bästa programvaran till ditt företag

När du är redo att byta till snabb, tillförlitlig elektronisk arkivering är du redo att göra en investering i programvara för elektronisk dokumenthantering. Det finns många olika funktioner och egenskaper att tänka på. Här följer några tips som kan hjälpa dig att välja bäst programvara till just ditt företag.

Kan systemet köras i din befintliga IT-miljö?

Den bästa investeringen i programvara för elektronisk dokumenthantering är den som ger dig högst kompabilitet med det bredaste utbudet av hårdvaru- och programvaruplattformar. Det garanterar att den kan integreras sömlöst med ditt företags system. Och den bör också ge dig flexibiliteten att hantera och lagra dokument i de filformat som passar dig. Har du rätt operativsystem, processor och RAM-minne för att kunna köra programvaran? Har du tillräckligt med diskutrymme för att få plats med programvaran och den elektroniska dokumentlagringen? Är programvaran kompatibel med ditt nätverk? Har den stöd för den typ av autentisering som du för närvarande använder? Kommer den att fungera med dina CRM- och ERP-databaser?

Är programvaran skalbar?

Kan din programvara för elektronisk dokumenthantering skaländras för att uppfylla framtida behov vad gäller antal användare och lagringsmängd för den elektroniska dokumentlagringen? Om den kan det, på vilket sätt skaländras den och hur påverkar denna förändring din ägandekostnad?

Kan du distribuera och administrera dem med dina tillgängliga IT-resurser?

Om du inte vill utöka IT-personalen ska du välja en programvara för elektronisk dokumenthantering som kan distribueras och administreras av icke-teknisk personal. På så sätt kan systemet anpassas och administreras av de anställda som använder systemet, så kan du låta IT-personalen fokusera på mer verksamhetskritiska IT-projekt.

Är den enkel för alla anställda att använda?

Om du distribuerar programvara för elektronisk dokumenthantering som är för komplex kommer dina anställda inte att använda den, och du kommer inte att få ut någonting av investeringen. Även om de anställda har många olika tekniska färdigheter är det bäst att hålla dokumenthanteringslösningen så enkelt som möjligt, så att alla på företaget kan dra nytta av den. Detta är inte minst sant när det gäller att utföra grundläggande funktioner, till exempel att spara filer till systemet eller söka och hämta filer från dokumentlagret.

Leta efter en lösning som har ett gränssnitt som så långt det är möjligt utnyttjar sådant som användarna redan kan, till exempel genom att den har ett gränssnitt som låter dem komma åt dokumentlagret och andra dokumenthanteringsfunktioner med standardkommandon som Arkiv, Öppna och Spara, kommandon som de redan kan och använder varje dag. Välj programvara som innehåller självstudiekurser och skärmhjälp, så att icke-tekniska användare kan få ut så mycket som möjligt av systemet.

Är den branschgodkänd?

Leta efter programvara för elektronisk dokumenthantering som är branschcertifierad och har oberoende validering, till exempel ett stort urval kundreferenser och fallstudier. Det är mer sannolikt att sådana programvarulösningar levererar de bästa metoder som du letar efter.

Har den tillräcklig utbildning och teknisk support?

Du ska ha enkel tillgång till detaljerade handböcker för hur programvaran konfigureras och används, skrivna på ett lättbegripligt språk som kan läsas av alla. Om du skulle stöta på specifika tekniska problem ska du se till att företaget erbjuder kundsupport och utbildning så att du snabbt kan få teknisk hjälp.

Kan du prova det gratis före köp, eller finns det en pengarna tillbaka-garanti?

Bästa sättet att utvärdera programvara för elektronisk dokumenthantering är att prova den GRATIS och testköra den i just din företagsmiljö. Börja med en liten distribution på en avdelning. Om det går bra, prova att installera den på fler avdelningar. Om du gillar det du ser kan du ta nästa steg och köpa en fullständig version av programvaran. M-Files programvara för elektronisk dokumenthantering är mycket kompatibel, flexibel, lättanvänd, skalbar och branschgodkänd:

  • Microsoft Gold Certified Partner
  • Autodesk Authorized Developer
  • Kompatibel med Windows 7
  • AIIM Trade Member
  • ARMA International member

Redo att börja?

Planera in en demonstration

När det passar dig kommer vi att boka in en skräddarsydd demonstration av M-Files.

Se den guidade turen

Ta en titt på våra videoklipp som visar hur M-Files kan förändra ditt företags sätt att hantera dokument och information.

Ställ en fråga

Vi finns här för att hjälpa dig. Hör av dig om du har frågor om M-Files eller bara behöver mer information.