s

Utmaningar med elektroniska dokumenthanteringssystem

     

Lösa EDMS-utmaningar: Få med dig de anställda

Att bara distribuera det perfekta elektroniska dokumenthanteringssystemet kommer inte att ge den avkastning på investeringen som du väntar dig om dina anställda inte använder systemet på ett korrekt och konsekvent sätt. Det finns faktiskt ett antal orsaker till att dina anställda kan vända sig mot en övergång till EDMS:

  • Brist på nödvändiga tekniska färdigheter
  • Motstånd mot förändring
  • Rädslan för att göra ett misstag

För att se till att företaget får ut så mycket som möjligt av sin EDSM-investering kan du följa dessa snabba tips och förbereda dina medarbetare för en lyckad implementering:

Håll det enkelt

I de flesta organisationer finns det stora skillnader i teknikkunskaper. För de medarbetare som har begränsade tekniska färdigheter kan tanken på att behöva lära sig och börja använda ett elektroniskt dokumenthanteringssystem för första gången verka överväldigande. För att motivera de medarbetarna till att konsekvent använda sig av ditt EDMS-system bör du välja ett system som är lätt att använda.

Eftersom M-Files använder Windows-standardkommandon som dina anställda redan kan, som Arkiv, Öppna och Spara i vilket Windows-program som helst, är systemet mycket intuitivt och enkelt att förstå även för mindre tekniskt lagda användare.

För de medarbetare som vill utforska systemet mer ingående har M-Files en serie självstudiekurser online, utöver den inbyggda hjälpen som följer med produkten. För mer avancerad utbildning erbjuder M-Files utbildningsalternativ både på distans och på plats, tillsammans med Flash-onlinepresentationer, tekniska tips och produktdokumentation.

Visa användarna fördelarna

De av dina anställda som arbetar mest med dokumenthantering är antagligen de som känner störst motstånd mot att börja gå över till ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. De har sina etablerade rutiner och känner sig bekväma med de pappersbaserade dokumenthanteringsprocesserna, eller med att använda vanliga nätverksmappar för att lagra elektroniska dokument. Vissa kan oroa sig för att dokument kommer att gå förlorade, andra att det kommer att ta längre tid att göra jobbet varje dag på grund av den nya uppsättning processer som följer med ett nytt EDMS-system.

Även om EDMS innebär tydliga fördelar för ditt företag, kommer den lösning som anammas snabbast och fungerar bäst vara den som användarna uppfattar som ett verktyg som underlättar deras jobb, det vill säga att de tycker att EDMS-systemet är bra för dem samtidigt som det är bra för företaget. Om lösningen tas emot på det sättet behöver det nya systemet inte ”säljas in” till de anställda, och du behöver inte på andra sätt försöka motivera dem till att använda det – för de är redan motiverade. Allteftersom teammedlemmarna upptäcker att det är lättare att hitta den senaste versionen av den information de behöver försvinner inte längre dokument, vilket gör att dubbelarbete och återskapande av data kan undvikas. Dessutom är det enklare att dela information och samarbeta med andra, i stället för att det innebär ett merarbete. När användarna ser själva att det elektroniska dokumenthanteringssystemet innebär en direkt fördel för dem och för hela företaget kommer de att anamma det med entusiasm. De flesta dokumenthanteringsprogram fungerar inte på det sättet, så det är mycket viktigt att välja en lösning som är lättanvänd och snabbt anammas av användarna.

Säkerhetskopiering

Att förlora viktigt arbete, eller ännu värre, att skapa ny information som baseras på föråldrad information, är ett vanligt problem som de flesta företag står inför. Det är också en drivande orsak till ineffektivitet och förlorad produktivitet. Som tur är kommer det elektroniska dokumenthanteringssystemet att direkt ta itu med de problemen och ge en direkt ökning av produktiviteten och kvaliteten. Ditt elektroniska dokumenthanteringssystem bör ha funktioner för automatisk säkerhetskopiering och återställning, samt en versionshantering som gör det enkelt att gå tillbaka till tidigare versioner av dokument.

M-Files ger dig fullständig kontroll över dokumentskyddet med en heltäckande kontroll över åtkomstbehörigheter, versionshistorik, incheckning och utcheckning samt ändringslogg, så du kan enkelt kontrollera åtkomsten till dokumenten och alltid återgå till en tidigare version av ett dokument, om du skulle behöva göra det.

Läs mer om M-Files.

Boka en demo

Vi bokar en tidpunkt som passar dig då vi kan visa en anpassad demonstration av M-Files.

Varför ska jag välja M-Files?

Läs om tio skäl till att välja M-Files för ditt företag.

Fallstudier

Läs kunders fallstudier som visar bästa metoder med M-Files.