s

Dokumenthantering (DMS)

Dokumenten utgör ditt företags livsnerv och en snabb åtkomst till den rätta versionen av dokument kan utgöra skillnaden mellan framgång och misslyckande. Dokumenthanteringen i M-Files ger de rätta personerna omedelbar åtkomst till de rätta filerna.

Fördelar

Säkra dokumenten och gör dem tillgängliga på samma gång

Det är viktigt att se till att företagets dokument är säkra samtidigt som alla i organisationen har tillgång till det innehåll de behöver. Behörigheter anges automatiskt och dynamiskt i M-Files. Automatisera dokumentsäkerheten och åtkomsten för alla.

Hitta dokument omedelbart

Visst kan det ibland kännas helt omöjligt att hitta rätt dokument när du behöver det? Var finns den där filen? Vem redigerade den senast?
Tänk om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som traditionella mappar skapar genom att organisera innehållet efter vad det är. Det innebär att du aldrig behöver komma ihåg var ett dokument finns lagrat eller vilken version som är den rätta.

En version av varje dokument

Tänk om alla i din organisation alltid snabbt kunde hitta just det uppdaterade dokument de behöver. M-Files ser till att det bara finns en enda version av varje dokument. Alla dokument, oberoende av kvalitet eller efterlevnad, är alltid uppdaterade.

Delning och samarbete

En högerklickning är allt som behövs för att dela dokument i M-Files. M-Files effektiviserar och strukturerar allt, oavsett om du behöver skicka ett dokument eller samarbeta med kollegor.

Demonstration av att spara i M-Files

I den här videon får du lära dig hur du snabbt och enkelt kan spara dokument i M-Files så att andra i företaget enkelt kan hitta och använda dem.

Daniel Maas, Owner - North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

Daniel Maas

Ägare | North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

"Vi lagrar alla våra dokument i M-Files. Det här inbegriper redovisningsdokument, som exempelvis kundfordringar, fakturor och skulder, samt uppdragsuppgifter, som exempelvis beräkningar och avtal. All projektinformation, även fotografier av arbetsplatsen, förs in i M-Files."

 

Innehållshantering för företag (ECM)

Ditt företag är beroende av snabb åtkomst till uppdaterat innehåll för att kunna ligga före konkurrenterna genom att ta smartare och snabbare beslut. M-Files eliminerar innehållskaos genom att tillhandahålla en enkel lösning som ger dina medarbetare möjlighet att snabbt hitta exakt det innehåll de behöver – från dokument till bilder, videor, ljudfiler och allt annat.

Fördelar

Hitta det du söker – omedelbart

Visst kan det ibland kännas helt omöjligt att hitta rätt innehåll när du behöver det? Var finns den där filen? Vem redigerade den senast?
Tänk om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som traditionella mappar skapar genom att organisera innehållet efter vad det är. Det innebär att du aldrig behöver komma ihåg var informationen finns lagrad eller vilken version som är den rätta.

Garantera en hög användning

Den största utmaningen med införandet av ett nytt system är att få alla att använda det. När du använder M-Files är det inget problem eftersom systemet anpassas till ditt arbetssätt. Hantera innehåll och processer utan att behöva öppna en användarhandbok. Det är intuitivt och tillgängligt från alla program som du är van att använda och fungerar utan krångel.

M-Files samverkar med andra system

Kommunikation är nyckeln till alla relationer och din affärsprogramvara är inget undantag från detta. M-Files kommunicerar med dina andra system så att du alltid kan hitta det du behöver, var du än är. Vi har en nära integration med befintliga CRM-, ERP- och andra affärssystem för att se till att allt det innehåll du behöver finns på en enda plats.

Automatisera arbetsflöden

En manuell hantering av dagliga processer är slöseri med din tid. M-Files automatiserar operativa arbetsflöden som godkännande av fakturor. Det gör det möjligt att arbeta på ett konsekvent sätt samtidigt som M-Files verifierar att alla steg i din affärsprocess följs.

Demonstration av sökning i M-Files

Att söka efter (och hitta) information i M-Files går snabbt som blixten. Sök med hjälp av dokumentnamn, kund, dokumenttyp, nyckelord med mera. Du hittar snabbt rätt dokument genom att söka i hela innehållet.

Henrik Lyder - Principal, Bentley Instruments

Henrik Lyder

Huvudman | Bentley Instruments

"Anpassningen till ett digitalt kapitalförvaltningssystem gjorde att våra medarbetare kunde hitta de mest aktuella dokumenten – senaste design, senaste instruktioner om hur man bygger och de mest aktuella manualerna – direkt och utan att behöva rota igenom ett pappersbibliotek eller en rörig mappstruktur på datorn."

 

Informationshantering för företag (EIM)

Det är en utmanande uppgift att ge företagets anställda snabb åtkomst till uppdaterad information via olika interna affärsprogram och databaser. M-Files eliminerar informationssilor och river murarna mellan dina anställda och deras information. Strukturerade data och ostrukturerat innehåll frigörs från begränsningarna hos program, plattformar och informationssilor.

Fördelar

M-Files samverkar med andra system

Kommunikation är nyckeln till alla relationer och din affärsprogramvara är inget undantag från detta. M-Files kommunicerar med dina andra system så att du alltid kan hitta det du behöver, var du än är. Vi har en nära integration med befintliga CRM-, ERP- och andra affärssystem för att se till att all den information du behöver finns på en enda plats.

Hitta rätt information omedelbart

Visst kan det ibland kännas helt omöjligt att hitta den information du behöver? Var finns det där dokumentet? Vem redigerade det senast?
Tänk om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som traditionella mappar skapar genom att organisera informationen efter vad den är. Det innebär att du aldrig behöver komma ihåg var informationen finns lagrad eller vilken version som är den rätta.

Skydda känslig information

M-Files gör det enkelt att skydda känslig information och samtidigt göra den tillgänglig för alla medarbetare i organisationen. M-Files hanterar behörigheter automatiskt och dynamiskt, garanterar datasäkerheten och gör informationen tillgänglig för alla.

Få åtkomst till allt från alla enheter

Visa dokument och hantera processer även utanför kontoret med hjälp av M-Files-mobilappen för iPhone, iPad, Android och Windows Phone. Skanna, få åtkomst till, granska och godkänn dokument var du än befinner dig och med alla typer av mobila enheter.

Video: Dynamiska vyer

M-Files dynamiska vyer är virtuella mappar som ger användarna direkt tillgång till den information de behöver. All information i M-Files är ordnad efter VAD den handlar om istället för VAR den är lagrad. Vi är medvetna om att alla har sitt eget sätt att sortera dokument på. Därför kan du i M-Files ordna och visa innehållet precis som det passar dig. Videon nedan ger en inblick i hur dynamiska vyer fungerar.

Rick Rambo, Computer Operations Manager - Booth & Associates

Rick Rambo

IT-driftchef | Booth & Associates

"Våra tekniker gillar det faktum att det nu finns ägarskap för filerna, vilket innebär att när någon gör ändringar taggas den filversionen med personens uppgifter. Om något blir fel kan det spåras. Den här redovisningen, tillsammans med versionshistorik och möjlighet att återställa till föregående versioner, känns tryggt för många."

 

Kvalitet och efterlevnad

Ditt företag producerar produkter under rigorösa kvalitets- och efterlevnadskrav och en korrekt hantering av ett företagskvalitetssystem där det ingår standardrutiner (godkännanden), utbildningsregister och CAPA-uppföljning kan vara överväldigande och resursintensiva uppgifter. M-Files gör det enkelt att förbättra ditt kvalitetsstyrningssystem, uppfylla efterlevnadskrav och snabbt genomföra granskningar med hjälp av dokument- och processhanteringsmöjligheter som är utvecklade för organisationer med stränga krav på kvalitet och efterlevnad.

Fördelar

Minska risken för att inte efterleva reglerna

Om inte alla regler efterlevs kan det bli dyrt och riskfyllt för företaget. Vårt jobb är att hjälpa dig hantera efterlevnaden av allt från ISO 9001 till 21 CFR Part 11. M-Files hjälper dig att organisera, lagra och automatisera allt i din verksamhet så att risken för regelbrott minskar.

Spårbarhet och transparens för väntande uppgifter

Otillräcklig efterlevnad och upptäckter vid granskningar kan vara extremt kostsamma och riskabla om du inte vet var problemen ligger. M-Files hjälper dig att ha koll på de tilldelade åtgärderna per granskning, avdelning, arbetsflödestillstånd eller andra definierade egenskaper. Den här möjligheten att få information om CAPA-tillstånd eller andra relaterade dokumentationsuppdateringar i realtid gör att förberedelserna inför granskningar minskas kraftigt, kommunikationen förbättras och att korrigerande åtgärder inte glöms bort.

Automatisera kvalitetsprocesser

Du har ett stort kontrollbehov, och det är bara bra. Få detaljerad information i systemvyn och i rapporterna, eskalera väntande åtgärder och få automatiskt omedelbara aviseringar om eventuella ändringar. Håll koll på tilldelade dokumentinlärningsuppgifterna och skapa åtgärder för att lindra de risker som identifierats. Samtidigt lagras varje åtgärd i redovisningsspårningen. M-Files automatiserar kvalitetsarbetsflöden som förändringsstyrning, korrigerande och förebyggande åtgärder och utbildning. Det innebär att du kan arbeta på ett konsekvent sätt, samtidigt som M-Files kontrollerar att alla följer procedurerna.

Distribuera uppdaterade policyer och procedurer

Tänk om alla i din organisation snabbt kunde hitta rätt information. M-Files ser till att det bara finns en enda version av varje dokument. Alla typer av kvalitets- och efterlevnadsdokument är alltid aktuella.

Demonstration av anteckningar och röda understrykningar

Titta på hur M-Files-användare kan utnyttja funktionen anteckningar och röda understrykningar i M-Files för att lägga till kommentarer i ett dokument utan att originalfilen ändras. Se alla anteckningar och kommentarer på en gång, eller visa dem en och en. Använd M-Files funktion för anteckningar och röda understrykningar i PDF-filer, Word-dokument, Excel-ark, PowerPoint-presentationer och Visio-teckningar.

Tyler Lassen

IT-specialist | Idaho Milk Products

“Vårt företag granskas under hela året, det gäller allt från kunder som genomför kvalitetskontroller till våra egna kvartalsvisa företagsrevisioner och med M-Files lägger vi mycket mindre tid på att administrera revisioner än vad vi gjorde tidigare."

Livscykelhantering av kontrakt (CLM)

En manuell kontrakthantering kräver mycket tid och resurser. M-Files effektiviserar processerna för hantering av kontrakt genom att hålla ordning på dina kontrakt och att rätt personer alltid har snabb åtkomst till den rätta versionen av alla kontrakt, var de än befinner sig och från alla enheter.

Fördelar

Granska och godkänn kontrakt snabbare

Hantering och spårning av arbetsflöden för kontrakt tar mycket tid. M-Files sparar tid i det dagliga arbetet genom att automatisera processer som livscykelhantering av kontrakt (CLM). M-Files håller ordning på vem som är ansvarig för varje del av arbetet och skickar meddelanden automatiskt.

Ersätt pappersbaserade processer

M-Files ersätter ineffektiva och felbenägna pappersbaserade processer som fortfarande används av många företag. M-Files erbjuder en unik lösning för lagring och dynamisk hantering av kontraktrelaterad information med hjälp av attribut, till exempel parter, typ av kontrakt, livscykeltillstånd, ägare eller ikraftträdandedatum.

Skydda känsliga data

M-Files gör det enkelt att skydda känslig information och samtidigt göra den tillgänglig för alla medarbetare i organisationen. M-Files hanterar behörigheter automatiskt och dynamiskt, garanterar datasäkerheten och gör informationen tillgänglig för alla.

Få åtkomst till allt från alla enheter

Visa kontrakt och hantera processer även utanför kontoret med hjälp av M-Files mobilapp för iPhone, iPad, Android och Windows Phone. Få åtkomst till, granska och godkänn kontrakt var du än befinner dig och med alla typer av mobila enheter.

Automatisera affärsprocesserna och öka produktiviteten

Använd M-Files automatiserade arbetsflöden för att rationalisera vanliga affärsprocesser (som godkännande av kontrakt, kontrollerat innehåll, fakturering med mera), förbli produktiv och garantera att regler efterlevs. I den här videon kan du se hur M-Files automatiskt övervakar varje steg i arbetsflödesprocessen och skickar ett meddelande om något måste ses över. Funktionen är enkel, snabb och inbyggd i M-Files.

Fakturahantering

Betalningen av fakturor i tid hjälper dig att upprätthålla goda relationer med dina olika leverantörer. M-Files ger dig möjlighet att automatisera och spåra granskningen och godkännandet av både fakturor och andra ekonomiska affärsprocesser.

Fördelar

Automatisera arbetsflöden

En manuell hantering av dagliga processer är slöseri med din tid. M-Files automatiserar operativa arbetsflöden som godkännande av fakturor. Det gör det möjligt att arbeta på ett konsekvent sätt samtidigt som M-Files verifierar att alla steg i din affärsprocess följs.

Skydda känsliga data

M-Files gör det enkelt att skydda känslig information och samtidigt göra den tillgänglig för alla medarbetare i organisationen. M-Files hanterar behörigheter automatiskt och dynamiskt, garanterar datasäkerheten och gör informationen tillgänglig för alla.

Få åtkomst till allt från alla enheter

Visa fakturor och hantera processer även utanför kontoret med hjälp av M-Files mobilapp för iPhone, iPad, Android och Windows Phone. Få åtkomst till, granska och godkänn fakturor var du än befinner dig och med alla typer av mobila enheter.

M-Files samverkar med andra system

Kommunikation är nyckeln till alla relationer och din affärsprogramvara är inget undantag från detta. M-Files kommunicerar med dina andra system så att du alltid kan hitta det du behöver, var du än är. Vi har en nära integration med ditt befintliga redovisningssystem, CRM-, ERP- och andra affärssystem för att se till att all den information du behöver finns på en enda plats.

Nå viktig information var du än är.

Med M-Files Mobile är M-Files-valvet (med alla dokument och arbetsflöden) tillgängligt överallt, även när du befinner dig på annan ort. M-Files mobilappar är tillgängliga för hämtning i Apple App Store, Google Play och Windows Phone Store.

Jeff Miller

Revisor | AmeriTex Machine and Fab

"Vi anser att M-Files med sina överlägsna sök- och arbetsflödesfunktioner samt möjligheten att skapa relationer mellan fakturor och inköpsordrar var det idealiska systemet som kunde ge oss högre precision och bättre punktlighet i våra rutiner för fakturahantering."

Projektledning

Planering, organisation och hantering av projektresurser och processer kan verka överväldigande och få många att tappa modet. M-Files hjälper dig att definiera enkla regler för innehållets synlighet, tidsgränser för uppgifter och ägande. Det är av denna anledning som projektledning är en av de vanligaste användningarna av M-Files bland våra kunder.

Fördelar

Allt på en enda plats

Visst kan det ibland kännas helt omöjligt att hitta rätt projektdokument när du behöver det? Var finns det där kontraktet? Vem redigerade det senast?
Tänk om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som traditionella mappar skapar genom att organisera innehållet efter vad det är. Det innebär att du aldrig behöver komma ihåg var informationen finns lagrad eller vilken version som är den rätta.

Teamhantering

Det är inte enkelt att ha fullständig kontroll på allt under ett projekts hela livscykel. M-Files ger dig snabb åtkomst till den information du behöver för att hantera ditt projektteam.

Uppgiftshantering

En manuell hantering av dagliga projektuppgifter är slöseri med din tid. M-Files automatiserar operativa projektuppgifter som att meddela teammedlemmar om kommande tidsgränser och leveranser, processer för granskning och godkännande, publicering och mycket mer. Det gör det möjligt att arbeta på ett konsekvent sätt samtidigt som M-Files verifierar att alla steg i din affärsprocess följs.

Leverantörshantering

Hanteringen av relationerna med dina projektleverantörer kräver strategisk planering och möjlighet att övervaka och spåra all interaktion med företagen som levererar gods och tjänster till ditt projekt. M-Files hjälper dig att skapa närmare relationer till och fördjupa samarbetet med viktiga leverantörer genom att hantera all din information och ge dig snabb åtkomst till den var du än befinner dig – till och med från dina ERP- och CRM-verktyg.

Brett Bonenberger, CIO - BSA LifeStructures

Brett Bonenberger

CIO | BSA LifeStructures

"Med M-Files behövdes det nästan inga specialjusteringar. Inga programmeringsändringar eller anpassade program som behövde skapas. När våra medarbetare såg sina dokument i M-Files blev det fantastiskt bra. Nu skapar några personer egna vyer, utöver de standardvyer som konfigureras för varje projekt, för att snabbt hitta relevanta filer."

 

Personal

En effektiv hantering av dina anställda, från rekrytering och utbildning till prestandautvärderingar, löner och förmåner, gör det möjligt att behålla talangerna och maximera de operativa kunskaperna. M-Files hanterar och spårar all information och alla uppgifter som är relaterade till dina anställda och HR för att se till att verksamheten flyter smidigt.

Fördelar

Utbildning och utveckling

Alla i organisationen bör ha den senaste informationen om HR-policyer. M-Files gör det möjligt att skapa, genomföra och spåra utbildningsuppgifter på ett smidigt sätt. Personalens utbildning och kunskapsnivå är avgörande faktorer, oavsett om det gäller introduktionskurser eller utveckling av nya färdigheter.

Allt på en enda plats

Visst kan det ibland kännas helt omöjligt att hitta det HR-dokument du behöver? Var finns det där dokumentet med den årliga utvärderingen av personalen? Vem redigerade det senast?
Tänk om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som traditionella mappar skapar genom att organisera innehållet efter vad det är. Det innebär att du aldrig behöver komma ihåg var informationen finns lagrad eller vilken version som är den rätta.

Skydda känsliga data

M-Files gör det enkelt att skydda känslig HR-information och samtidigt göra den tillgänglig för alla medarbetare i organisationen. M-Files hanterar behörigheter automatiskt och dynamiskt, garanterar datasäkerheten och gör informationen tillgänglig för alla.

Automatisera arbetsflöden

En manuell hantering av dagliga processer är slöseri med din tid. M-Files automatiserar operativa arbetsflöden som att lagra och cirkulera ansökningar och sammanfattningar, introduktioner av nya medarbetare och utförande av prestationsgranskningar. Det gör det möjligt att arbeta på ett konsekvent sätt samtidigt som M-Files verifierar att alla steg i dina affärsprocesser följs.

Video: Automatiska behörigheter

Begränsningarna i de flesta system gör det till en nästan oöverkomlig uppgift att hantera komplexa principer för behörigheter. Med M-Files blir kontrollen fullständig utan att därför bli krånglig. Det beror på att behörigheter kan tilldelas efter vad ett dokument är istället för efter var det lagras. Överlåt kontrollen åt den ansvarige projektledaren och frigör tid för IT-resurserna med funktionen Automatiska behörigheter i M-Files.

Mike Hardy

Redovisningschef | Orion Associates

“M-Files funktioner för aktivitetstilldelning och automatiska aviseringar har inneburit effektiviserade processer för PERSONALHANTERING OCH FÖRMÅNER. Vissa förmåner är till exempel tillgängliga för en person efter en viss tids anställning hos oss. Därför har vi infört automatiska aviseringar till våra medarbetare i M-Files som säkerställer att förmånerna ges till nyanställda vid rätt tillfälle.”

Posthantering

Styrning och reglering av ditt företags poster under dess hela livscykel är mycket viktigt för att kunna säkra efterlevnaden av juridiska krav och kraven på driften av verksamheten. M-Files gör informationsstyrningen mycket smidig – du kan enkelt hantera poster från den punkt då de skapas till en slutlig arkivering och eventuell kassering. 

Fördelar

Livscykelhantering

M-Files gör det enkelt att se till att lagringstiderna och procedurerna för posthanteringen följer företagets informationsstyrning, från skapandet av poster via användningen genom hela livscykeln, underhåll och slutlig arkivering till permanent destruktion.

Hitta det du söker – omedelbart

Visst kan det ibland kännas helt omöjligt att hitta rätt post när du behöver den? Var finns den där filen? Vem redigerade den senast?
Tänk om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som traditionella mappar skapar genom att organisera innehållet efter vad det är. Det innebär att du aldrig behöver komma ihåg var informationen finns lagrad eller vilken version som är den rätta.

Få åtkomst till allt från alla enheter

Få tillgång till alla typer av elektroniska poster och hantera relaterade processer, från födelseattester till och skattedokument till företagsdokument och utbildningsposter och mycket mer via M-Files mobilapp för iPhone, iPad, Android och Windows Phone utan att behöva vara på kontoret. Få åtkomst till, granska och signera poster var du än befinner dig och med alla typer av mobila enheter.

Skydda känsliga data

M-Files gör det enkelt att skydda konfidentiella poster och samtidigt göra dem tillgängliga för alla medarbetare i organisationen. M-Files hanterar behörigheter automatiskt och dynamiskt, garanterar datasäkerheten och konverterar till och med dokument till skyddade poster vid behov.

Stephen Smith, Environmental Medicine Practitioner - Northwest Healthcare & Wellness Center

Stephen Smith

Läkare inom miljömedicin | Northwest Healthcare & Wellness Center

"M-Files gör att kontoret fungerar mycket mer effektivt. Jag ser direkt alla mina journaler och remisser, som jag även kan skriva ut medan patienten sitter där."

 

Utbildning

En manuell hantering av personalens utbildningskrav, utbildningscertifieringar från interna och externa källor och andra utbildningsuppgifter är en tidsödande process. M-Files automatiserar utbildningsrelaterade aktiviteter och arbetsflöden och hjälper dig att enkelt hantera såväl kurslistor och material som att registrera, spåra och upprätta rapporter om utbildningen.

Fördelar

Utbildning och efterlevnadsbevis

Alla i organisationen bör ha den senaste informationen om processer, procedurer och policyer. Med M-Files kan du skapa, genomföra och spåra utbildningsuppgifter på ett smidigt sätt. Personalens utbildning och kunskapsnivå är avgörande faktorer, oavsett om det gäller introduktionskurser eller utveckling av nya färdigheter.

Automatisera utbildningsprocesser

En manuell hantering av dagliga processer är slöseri med din tid. M-Files automatiserar utbildningsrelaterade arbetsflöden och ser till exempel till att alla butikssäljarna har läst de uppdaterade processinstruktionerna. Att arbeta på ett konsekvent sätt hjälper dig att kontrollera att era affärsprocesser följs.

Distribuera uppdaterade policyer och procedurer

Tänk om alla i din organisation snabbt kunde hitta rätt information. M-Files ser till att det bara finns en enda version av varje dokument. Alla typer av kvalitets- och efterlevnadsdokument är alltid aktuella.

Garantera en hög användning

En av de största utmaningarna med införandet av ett nytt system är att få alla att använda det. När du använder M-Files är det inget problem eftersom systemet anpassas till ditt arbetssätt. Hantera utbildningsdokument, information och processer utan att behöva öppna en användarhandbok. Det är intuitivt, kan integreras med många standardföretagssystem och fungerar utan krångel.

Standardrutiner (SOP:er)

Standardrutiner (SOP:er) utgör en referens till vanliga affärsmetoder, aktiviteter och uppgifter för din personal. Med M-Files kan du se till att din arbetsstyrka bara har tillgång till de senaste versionerna av standardrutinerna och verifiera att berörd personal har läst dem.

Fördelar

Utbildning och utveckling

Alla i organisationen bör ha den senaste informationen om standarder, policyer och procedurer. M-Files gör det möjligt att skapa, genomföra och spåra granskningsuppgifter för standardrutiner på ett smidigt sätt.

Hitta det du söker – omedelbart

Visst kan det ibland kännas helt omöjligt att hitta rätt standardrutin när du behöver den? Var finns den där filen?
Tänk om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som traditionella mappar skapar genom att organisera innehållet efter vad det är. Det innebär att du aldrig behöver komma ihåg var informationen finns lagrad eller vilken version som är den rätta.

Automatisera processer

En manuell hantering av dagliga processer är slöseri med din tid. M-Files automatiserar arbetsflöden som dokumentkontroll och dokumentgodkännande. Du kan arbeta på ett konsekvent sätt samtidigt som M-Files verifierar att alla steg i din affärsprocess följs.

Få åtkomst till allt från alla enheter

Visa standardrutiner och hantera processer även utanför kontoret i M-Files mobilapp för iPhone, iPad, Android och Windows Phone. Få åtkomst till, granska och godkänn standardrutiner var du än befinner dig och med alla typer av mobila enheter.

M-Files Mobile – Demonstration av eSigning

M-Files Mobile hjälper företag i strängt reglerade branscher att fortsätta uppfylla reglerna utanför kontoret också. Med funktionen eSignature, som är inbyggd i M-Files, kan företag signera dokument med elektroniska signaturer som uppfyller FDA 21 CFR Part 11 och Eudralex Vol 4 Annex 11.

Korrigerande och förebyggande åtgärder (CAPA)

För att garantera en hög kvalitet och konsekvent regelefterlevnad är det mycket viktigt att tillverkningsproblem eller regelavvikelser åtgärdas grundligt genom initiering av korrigeringar och förebyggande åtgärder. M-Files hjälper dig att ordna och hantera alla kvalitetsrelaterade dokument (som standardrutiner) med tillhörande processer, till exempel korrigerande och förebyggande åtgärder.

Fördelar

Automatisera processer

En manuell hantering av dagliga processer är slöseri med din tid. M-Files automatiserar arbetsflöden, till exempel bekräftar att varje CAPA-relaterad åtgärd har slutförts. På så sätt kan du arbeta på ett konsekvent sätt genom att verifiera att alla steg i din affärsprocess följs.

Bättre synlighet

Det är viktigt att relevant personal som arbetar med kvalitetskontroller i din organisation kan se och övervaka alla åtgärder som är relaterade till korrigerande och förebyggande åtgärder. M-Files ger dig en fullständig översikt över alla åtgärder och all dokumentation som är CAPA-relaterad, så att den personal som arbetar med kvalitetskontroller har all nödvändig information.

M-Files samverkar med andra system

Kommunikation är nyckeln till alla sorters relationer, och företagets programvara är inget undantag. M-Files kommunicerar med dina andra system så att du alltid kan hitta det du behöver, var du än är. Vi har en nära integration med befintliga CRM-, ERP- och andra affärssystem för att se till att all den information du behöver finns på en enda plats.

Få åtkomst till allt från alla enheter

Visa och hantera processer även utanför kontoret med hjälp av M-Files mobilapp för iPhone, iPad, Android och Windows Phone. Delta i CAPA-relaterade arbetsflödesåtgärder var du än befinner dig och med alla typer av mobila enheter.

Räkenskapsförvaltning

Det dagliga arbetet i din verksamhet förlitar sig mycket på en effektiv hantering och bearbetning av redovisningsdokument som fakturor, kvitton, inköpsorder, redovisningshandlingar och skattedokument. M-Files hjälper dig att ta kontroll över dokumentationen för redovisning, öka företagets prestanda och konkurrenskraft samtidigt som du ökar den operativa effektiviteten och undviker risker.

Fördelar

Hitta det du söker – omedelbart

Visst kan det ibland kännas helt omöjligt att hitta den redovisningsdokumentation du behöver? Var finns den där filen? Vem redigerade den senast?
Tänk om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som traditionella mappar skapar genom att organisera innehållet efter vad det är. Det innebär att du aldrig behöver komma ihåg var informationen finns lagrad eller vilken version som är den rätta.

Skydda känsliga data

M-Files gör det enkelt att skydda känslig information och samtidigt göra den tillgänglig för alla medarbetare i organisationen. M-Files hanterar behörigheter automatiskt och dynamiskt, garanterar datasäkerheten och gör informationen tillgänglig för alla.

Automatisera redovisningsprocesser

En manuell hantering av dagliga processer är slöseri med din tid. M-Files automatiserar redovisningsrelaterade arbetsflöden som vidarebefordran av en inköpsorder för godkännande, bearbetning av en faktura och arkivering av skattedokumentation eller lagstadgad dokumentation. Det gör det möjligt att arbeta på ett konsekvent sätt samtidigt som M-Files verifierar att alla steg i din affärsprocess följs.

Kostnadsrapportering från alla enheter

Hantera processer för kostnadsrapportering även utanför kontoret med hjälp av M-Files mobilapp för iPhone, iPad, Android och Windows Phone. Skanna, spara och skicka kvitton för godkännande var du än befinner dig och med alla typer av mobila enheter.

Demonstration av mobil skanning

Titta på den här videon och lär dig hur du kan skanna dokument (som kvitton) direkt till M-Files med M-Files mobilapp.

Daniel Maas, Owner - North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

Daniel Maas

Ägare | North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

"Vi lagrar alla våra dokument i M-Files. Det här inbegriper redovisningsdokument, som exempelvis kundfordringar, fakturor och skulder, samt uppdragsuppgifter, som exempelvis beräkningar och avtal. All projektinformation, även fotografier av arbetsplatsen, förs in i M-Files."

 

Automatiserat sälj och marknadsföring

Ditt företag förlitar sig på CRM-programmet för att hålla kontakt med kunder, ledarskapet och andra kontakter. M-Files kan integreras med ditt befintliga CRM-system och skapa en gränslös  kontaktyta mellan din centrala försäljningsplattform och det kritiska innehåll som ditt säljteam behöver kunna klä i siffror. Med M-Files kan kundrelaterade dokument – förslag, presentationer, avtal, inköpsorder, fakturor, offerter och e-post – snabbt lokaliseras och nås från det CRM som du har valt.

Benefits

Garanterat hög acceptans

Den största utmaningen när man idriftssätter ett nytt system är att få alla att använda det. Med M-Files är det aldrig ett problem eftersom systemet överensstämmer med hur du redan arbetar. Ditt säljteam behöver inte fördjupa sig i en krånglig användarmanual för att kunna organisera och hantera viktig försäljnings- och marknadsföringsdokumentation och relaterade processer för att kunna prestera på topp. Systemet är intuitivt och tillgängligt från alla program du använder och det fungerar alltid.

Allt på ett ställe

Ibland verkar det omöjligt att hitta det rätta dokumentet när du behöver det. Var sparades det förslaget till kund? Vem redigerade det senast?
Vad skulle hända om det inte spelar någon roll? M-Files eliminerar det kaos som en traditionell mappstruktur skapar och organiserar istället innehållet utifrån vad det är så att du aldrig behöver komma ihåg var det sparades eller vilken version som är den rätta.

M-Files samverkar bra med andra

Kommunikation är nyckeln för alla relationer och ditt affärssystem är inget undantag. M-Files pratar med dina andra system så att du hittar det du behöver var du än befinner dig. Vi integrerar tätt med befintliga CRM, ERP och andra affärssystem så att varje informationsbit du behöver finns på ett ställe.

Dela och samarbeta

Att dela dokument i M-Files är lika enkelt som ett högerklick. Oavsett om du behöver skicka din kund ett dokument eller samarbeta med kollegor – M-Files håller allt effektivt och organiserat.

Paul Ellison, Vice President, Information Management - Fläkt Woods

Paul Ellison

Vice VD, Informationshantering | Fläkt Woods

“Med M-Files kan vi omedelbart se stadiet på ett specifikt arbetsflöde, vi har en tydlig bild av designändringar som har skett och vi kan överblicka alla interaktioner som har utförts med kunder och leverantörer.” 

 

Finns inte din tillämpning eller ditt användningsfall med i listan?

Tala om för oss vad du gör så visar vi hur M-Files kan förenkla dina arbetsuppgifter.
* anger obligatoriskt fält