s

Metadatadrivna behörigheter:

En revolutionerande lösning som ger dig oöverträffad kraft och flexibilitet för hantering av användaråtkomst.

Med M-Files kan du ställa in åtkomstbehörigheter för hela klasser av dokument och dataobjekt, samt för enskilda dokument och objekt, och till och med för olika versioner av samma dokument eller objekt – inklusive att tilldela roller som ger olika åtkomstnivåer åt olika användare eller användargrupper, till exempel chefer.

M-Files ser till att informationen är tillgänglig för dem som behöver den, och otillgänglig och osynlig för dem som inte behöver den eller som inte är auktoriserade att få åtkomst till den. Åtkomstbehörigheter kan kontrolleras per användare, grupp, roll eller efter metadataegenskaper. Detta ger möjligheten att ha stöd för avancerade åtkomstpolicyer utan skript, och flexibiliteten att möta oförutsedda behov som kan uppstå i framtiden.

Till exempel kan anställningsavtal taggas med namnen på valda anställda, så att ett visst avtal är synligt för den användaren, dess arbetsledare och för HR-avdelningen, men inte för någon annan. Om arbetsledaren byts ut eller organisationen förändras är det bara att ändra egenskapen Arbetsledare för medarbetaren, så blir alla dokument som hör till medarbetaren synliga för den nya arbetsledaren.

Ett projektbaserat scenario kan bestå av att använda projektobjekt där medlemmarna i projektteamet har definierats med metadata. Behörigheten till dokument eller andra objekt kan sedan ställas in genom att tagga dessa med det projekt som de är associerade med, så att de bara blir synliga för medlemmar i projektteamet. Med denna metod är det enklare att ta in nya medlemmar, och den gör det också enkelt att ge externa användare som partners och kunder säker åtkomst till projektrelaterade dokument och låta dem delta i relaterade processer och arbetsflöden.

M-Files har också stöd för konceptet ”facetterad behörighet”. Med andra ord kan flera metadataegenskaper tillsammans definiera de faktiska behörigheterna för ett dokument eller ett dataobjekt. Om behörigheterna till exempel baserats på medlemmarna i projektgruppen i det projektbaserade scenariot ovan går det att göra vissa dokumenttyper, till exempel ett avtal, synliga bara för projektcheferna för det relaterade projektet.

Dessutom är behörigheterna versionsspecifika, vilket innebär att olika versioner av dokument kan visas för olika målgrupper utifrån metadataegenskaperna, till exempel arbetsflödestillstånd. Till exempel kan utkast eller tidigare versioner av dokument vara tillgängliga för en mindre målgrupp innan de publiceras till en större grupp eller till allmänheten.

Och i reglerade och kvalitetsintensiva branscher där kunder, leverantörer och myndigheter kräver granskningar kan M-Files, utöver att hela konsekvent upprätta och upprätthålla åtkomstpolicyer, även göra det enkelt för företag att påvisa att de följer de procedurer som krävs och efterlever regler och branschstandarder.