Gérez vos contrats efficacement

Gérez et contrôlez numériquement les contrats tout au long de leur cycle de vie, de leur création à l’archivage.

Renforcez vos relations commerciales

Lorsque les contrats sont imprimés ou sauvegardés dans des dossiers du réseau, il est difficile d’en créer de nouveaux, de les négocier ou de les faire signer. Il est également complexe de suivre les dispositions convenues et les dates d’expiration, et vous risquez de rater des occasions de faire en sorte que le contrat serve vos intérêts. Voici comment nous pouvons vous aider.

Évitez les erreurs avec l’utilisation de modèles

Trouvez les modèles de contrat dans leur version la plus récente et utilisez l’automatisation pour les remplir avec des données correctes (par exemple, les coordonnées du client, le numéro de commande) extraites à partir de vos autres outils (par exemple, vos systèmes CRM et ERP).

Gardez le contrôle pendant la révision et la négociation

Au lieu d’échanger des contrats par courrier électronique, vous pouvez envoyer le lien vers la dernière version. Les personnes impliquées peuvent apporter leur contribution sans créer de doublons, et vous conservez un historique complet des modifications et des commentaires.

Faites avancer les choses avec la signature électronique

M-Files est compatible avec des solutions de signature électronique telles que, entre autres, DocuSign et Adobe Sign. Plus besoin d’imprimer des contrats et de les faire circuler. Finalisez vos contrats en quelques clics, que vous soyez au bureau ou en déplacement.

Faites respecter les clauses contractuelles

Vous pouvez mettre en place des workflows pour vous assurer que la personne adéquate est notifiée lorsque des étapes, des obligations ou des problèmes doivent être gérés.

Renouvelez ou archivez au bon moment

M-Files vous alertera lorsqu’un contrat arrive à échéance, afin que vous puissiez prendre les mesures appropriées. Si le contrat doit être archivé, le workflow correspondant s’en chargera.

Étude de cas : Lahden Talot

Notre client traite environ 1 000 contrats de location par an, et il le faisait à l’aide de dossiers papier et de dossiers sur réseau. « La signature et le traitement d’un seul contrat prenaient généralement plus de 30 minutes. Désormais, ce processus a été automatisé grâce à M-Files, ce qui a considérablement amélioré notre productivité. »

Découvrez les fonctionnalités du produit

Vous souhaitez en savoir plus sur comment M-Files vous soutient dans la gestion des contrats ? Voici les fonctionnalités que nous proposons.

Contenu du contrat

M-Files identifie les contrats en fonction de leur contenu (client, dates, numéro de projet, etc.), de sorte que vous pouvez taper dans la barre de recherche ce que vous recherchez et y accéder en un clic.

Workflows

Faites passer les contrats par des workflows numériques pour obtenir des révisions, des signatures et pour garantir l’archivage d’informations spécifiques. Envoyez des attributions de tâches numériques et des notifications lorsque des actions sont requises.

Vos contrats sont sécurisés

Nous chiffrons vos données, et grâce aux autorisations, vous pouvez contrôler l’accès aux contrats en fonction du rôle, du groupe, du projet, du type de document, etc.

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Accédez à vos contrats où que vous soyez

Nous faisons en sorte que vous puissiez accéder aux contrats dont vous avez besoin au bureau, à la maison et partout où vous travaillez.

Microsoft 365

M-Files offre une solution intuitive pour mettre en place des workflows, garantir la sécurité et la conformité, et se connecter à d’autres outils professionnels.

Nos clients

Nous soutenons des entreprises implantées dans le monde entier dans leur gestion des contrats

Stearns Bank

Nos produits sont-ils compatibles avec votre stack technique ?

Cela ne fait aucun doute grâce à nos intégrations, extensions et API.

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Saviez-vous que 60 % des répondants à notre enquête suivent manuellement l’expiration des contrats ? Apprenez-en davantage en consultant notre infographie.

Q&R sur la gestion des contrats

Découvrez notre solution de gestion des contrats avec notre chef de produit Frank Taliano.

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