Inco Ships
Partager des documents électroniques à l'autre bout du monde
Points forts
- Distribution simplifiée des protocoles mis à jour
- Processus simplifié de vérification trimestrielle
- Dossiers centralisés du personnel
Cas d'usages
Numérisation
Gestion de la qualité
Gestion de la formation
Gestion des versions
Automatisation du flux de travail
Solutions par secteur
Transport et logistique
Pays
Australie
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Présentation de l'entreprise
Basé à Sydney Inco Ships propose aux fabricants et aux distributeurs d'externaliser la totalité de leurs opérations de transport maritime. Inco exploite une flotte de 15 cargos dotés de tout l'équipage, des fournitures et de l'expertise technique nécessaires à une traversée transocéanique en toute sécurité.
Principaux défis avant M-Files
La sécurité et la qualité sont des priorités absolues lorsque l'on manipule la cargaison d'autrui. C'est pourquoi les responsables d'Inco examinent et révisent les procédures et les listes de contrôle des navires quatre fois par an. La difficulté réside dans la communication de ces changements aux équipages.
"Nous avions l'habitude d'imprimer des mises à jour de manuels à feuilles mobiles chaque trimestre et de les envoyer à chaque navire", explique Andrew Dally, directeur général. "Nous nous attendions à ce que le personnel du navire retire les anciennes pages et les remplace par les pages révisées, mais cela n'était pas toujours fait correctement".
"Nous avons récemment effectué deux audits externes du code ISM. Les deux auditeurs ont indépendamment loué notre utilisation de M-Files en ce qui concerne le contrôle de la documentation et le fait que nos manuels de qualité étaient les plus récents."
Andrew Dally, directeur général, Inco Ships
"Désormais, le processus de production des manuels d'assurance qualité et de sécurité de l'équipage est entièrement électronique", explique M. Dally. "Une fois les manuels publiés, ils sont automatiquement accessibles à chacun de nos navires via Fineline ou par satellite.
Andrew Dally, directeur général, Inco Ships
La solution M-Files
Mettre tous les navires sur la même longueur d'onde
Dally a cherché un système de gestion des documents pour faciliter à la fois la gestion des cycles de révision continus et la distribution des protocoles mis à jour.
C'est en faisant une recherche sur Internet qu'il a découvert le logiciel M-Files , facile à utiliser. M-Files établit une source unique de vérité pour tous les documents de l'entreprise, à laquelle les employés peuvent accéder en toute sécurité depuis n'importe quel endroit. M-Files résout facilement les problèmes d'accès aux documents pour les entreprises réparties entre plusieurs succursales. Dans le cas d'Inco, les succursales sont réparties dans tout le Pacifique.
"Désormais, le processus de production des manuels d'assurance qualité et de sécurité de l'équipage est entièrement électronique", explique M. Dally. "Une fois les manuels publiés, ils sont automatiquement accessibles à chacun de nos navires via Fineline ou par satellite.
Les résultats
Raccourcir les cycles d'examen collaboratif
Tandis que M-Files garantit que les marins consultent toujours la bonne version des directives, à Sydney, les fonctions de flux de travail de M-Files facilitent le processus de vérification trimestrielle. Les responsables peuvent désormais facilement voir quels éléments ont été examinés et lesquels doivent encore être approuvés.
Depuis son adoption pour les documents relatifs à la sécurité et à l'assurance qualité, les responsables ont trouvé d'autres utilisations au logiciel, comme la centralisation des dossiers du personnel, des contrats d'équipage et des salaires. Les chefs d'équipage en mer ont désormais un accès immédiat aux dernières mises à jour des informations relatives aux ressources humaines.
Partenaire
Link Technologies Tasmania
Link Technologies Tasmania est une entreprise locale de Tasmanie qui existe depuis 1989. Elle propose des services complets de vente et d'assistance pour les équipements de bureau, les services informatiques, les réseaux, les solutions logicielles, y compris les flux de travail et les processus de travail.
Pourquoi M-Files?
M-Files est le leader Plateforme pour l'automatisation du travail de la connaissance. Grâce à M-Files Plateforme , les travailleurs du savoir peuvent trouver les informations plus rapidement, travailler plus intelligemment et obtenir de meilleurs résultats. M-Files présente une architecture innovante basée sur les métadonnées, un moteur de flux de travail intégré et une intelligence artificielle avancée. Cela permet aux clients d'éliminer le chaos de l'information, d'améliorer l'efficacité des processus et d'automatiser la sécurité et la conformité.
