R&D Technology
R&D Technology s’appuie sur M-Files pour avoir une source unique de données fiable et automatiser la création de certains documents
Points importants
- 10 à 20H gagnées par semaine, tous utilisateurs confondus : gains de temps pour retrouver les informations et pour la saisie de documents, grâce aux modèles
- Amélioration de la qualité des données, traitées une seule fois chacune, ce qui libère de l’espace de stockage numérique
- Automatisation de certains documents, préremplis par M-Files, la seule source qui fasse foi
- Les documents ne sont plus perdus
- Moins d’erreurs
Cas d'usage
Automatisation des processus métier
Gestion de la relation client
Gestion des opérations
Gestion des technologies de l'information
Qualité et conformité
Ressources humaines
Secteur d'activité
Industrie manufacturière
Localisation
France
Présentation de l'entreprise
Société familiale créée par trois frères toujours à la tête de l’équipe dirigeante, R&D Technology conçoit et fabrique des équipements de production innovants, des solutions sur-mesure en robotique, machines spéciales, à l’unité ou en série.
R&D Technology développe des solutions innovantes pour industrialiser les nouveaux produits ou optimiser les process de fabrication dans une démarche « Industrie du Futur ». Ses experts en automatisation accompagnent également les porteurs de projets et industriels souhaitant mettre sur le marché des équipements innovants et disposent des ressources nécessaires pour leur production en série.
Basée près de Strasbourg, à Monswiller, l’entreprise de 100 salariés possède également une unité près de Lyon, une près d’Orléans et une autre, récemment acquise, près de Bourg-en-Bresse. Ses clients sont Français et internationaux.
Les documents de l’entreprise sont de deux types : les documents métiers (plans et documents mécaniques, électriques et de programmation), et les documents administratifs et bureautiques (Microsoft Word et Excel, emails). Pour ces derniers, R&D Technology a souhaité une classification simple permettant de les retrouver rapidement et de supprimer les doublons de documents au sein de l’entreprise.
Les principaux challenges
Supprimer les doublons pour améliorer la cohérence et gagner de l’espace de stockage
Les utilisateurs de R&D Technology avaient pour habitude de dupliquer les documents pour les utiliser et plusieurs versions d’un même document co-existaient dans l’entreprise, au point qu’il devenait difficile de savoir quelle était la version validée définitive. Il était grand temps de mettre de l’ordre dans ce chaos informationnel pour obtenir une source d'informations et de données unique, ainsi qu'un suivi des versions. Supprimer les différentes copies allait également libérer de l’espace de stockage.
Récupérer rapidement les documents
Utilisant l’explorateur Windows et un serveur d’e-mails Microsoft Exchange, R&D Technology ne voulait plus dépendre de la classification et de la recherche de cet éditeur. Une recherche par mot clés se voudrait plus efficace pour les collaborateurs.
Préserver la confidentialité des documents
Suivant la nature et l’état d’avancement du document, toute l’entreprise n’a pas besoin d’y accéder. Il était nécessaire de mettre en place des droits d’accès pour sécuriser les contenus.
Interagir avec les logiciels d’entreprise
R&D Technology utilise différents logiciels tels qu’un CRM et un ERP. Pour gagner en efficacité et réduire toute saisie, l’entreprise souhaitait une synchronisation de ces outils avec son logiciel de gestion documentaire.
La solution M-Files
R&D Technology a ouvert quatre coffres avec M-Files : un pour les Affaires, un pour la Qualité, un pour les Ressources Humaines et un pour l’Informatique. L’équipe de R&D Technology paramètre elle-même l’outil pour créer des coffres, leur structure de classement, des workflows, et ainsi les façonner pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Une traçabilité complète des activités commerciales
De l’avant-vente à l’après-vente, tous les documents sont sauvegardés dans M-Files : devis, chiffrage, plans, bons de commande, e-mails échangés, rapports d’intervention. Les documents sont séparés en opportunités (avant conclusion), affaires (au passage de la commande). De plus, grâce aux connexions avec l’outil de CRM, tout contact créé dans le logiciel de relation client apparaît automatiquement dans M-Files, et les mises à jour sont synchronisées. De même, dès qu’une affaire ou un client sont créés dans M-Files, ils le sont également dans l’ERP.
Confidentialité
Les documents sont publiés avec des droits spécifiques. Par mesure de confidentialité, les commandes ne deviennent visibles en interne que lorsqu’elles ont été conclues, grâce à un workflow qui change leur attribut d’ «opportunité» en «affaire». Pour le service Qualité, les documents sont en lecture seule tant qu’ils sont en cours d’écriture, et ne deviennent publics qu’une fois publiés, grâce à un workflow.
Affichage dynamique
Lorsqu’un utilisateur fait une recherche, le document concerné, s’ouvre automatiquement dans le bon logiciel.
Existence virtuelle de chaque salarié
Chaque collaborateur fait l’objet d’un dossier numérique comprenant son contrat de travail, les documents concernant son embauche et sa vie de salarié, afin de simplifier le travail des Ressources Humaines.
RGPD
Avec M-Files, l’équipe informatique bénéficie d’une gestion documentaire efficace, permettant de maintenir une excellente traçabilité et sécurité, utiles pour rester en conformité avec les lois telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Intégration avec Microsoft Office
Tous les logiciels Microsoft Office sont interfacés avec M-Files pour un travail transparent, sauvegardé dans M-Files.
Des API pour créer des documents de manière dynamique ou pour extraire des informations
Les API permettent de connecter M-Files avec des logiciels tiers comme le CRM et l’ERP, ce qui permet de récupérer automatiquement des informations et les utiliser pour la création de nouveaux documents.
"Aujourd’hui, nous ne ferions pas machine arrière. Nos documents sont classifiés naturellement et faciles à trouver. Nous avons un référentiel d'informations unique, qui évite les erreurs et les pertes de documents. L’intégration de M-Files avec les logiciels d’entreprise nous fait gagner un temps précieux."
Fabien Megel, Directeur des Systèmes d'Information, R&D Technology
Les résultats
"L’intégration de M-Files avec Microsoft Office nous apporte énormément. Nous avons des documents modèles pour les propositions commerciales, le chiffrage, les rapports d’intervention, les notices ou autres, et M-Files peut remplir automatiquement les champs, sans erreur. Quand un collaborateur ouvre un document modèle, cela lui génère automatiquement un document associé à la bonne affaire avec les bonnes informations rattachées. De plus, M-Files permet de préremplir une partie du document."
Fabien Megel, Directeur des Systèmes d'Information, R&D Technology
Accélération dans la création des documents
R&D Technology a créé de nombreux modèles de documents qui peuvent être automatiquement préremplis par M-Files, ce qui permet un gain de temps considérable pour ses équipes qui n’ont pas besoin de rechercher les informations. Le tout sans erreur. R&D Technology estime gagner 10 à 20 heures de travail au niveau du groupe par semaine.
Fiabilité
M-Files étant le référentiel unique utilisé par le groupe, tout ce qui est dans M-Files est forcément fiable. L’automatisation des documents permet ainsi de réduire les risques d’erreurs. Les workflows mis en place permettent non seulement d’éviter les erreurs mais aussi les pertes de documents. Tous les documents qualité imprimés portent l’identifiant unique de M-Files indiqué dans le document, ce qui permet de connaître la version de chaque document et de le retrouver facilement.
Des e-mails archivés, leur informations retrouvées
L’intégration de M-Files avec Microsoft Outlook permet à R&D Technology d’enregistrer automatiquement les e-mails dans M-Files en cliquant sur le bouton « envoyer et enregistrer dans M-Files ». Peu importe qu’il soit classé au bon endroit car la recherche par mot clé permettra de le retrouver, que l’information soit dans le corps de l’e-mail ou dans une pièce jointe. Pour les e-mails entrants, un simple clic permet de les enregistrer dans M-Files, et une seule fois. C’est-à-dire que si l’un des destinataires internes de l’e-mail l’a enregistré, il n’est disponible qu’une fois, et pas autant de fois que de destinataires, ce qui permet également d'éviter les doublons.
M-Files online pour interconnecter Microsoft SharePoint et M-Files
Alors qu’aujourd’hui, R&D Technology sort les documents de M-Files pour les mettre à disposition des clients dans Microsoft SharePoint, avec l’interaction entre les deux logiciels, disponible dans M-Files Online, tout changement dans M-Files sera directement visible dans SharePoint.
Pourquoi M-Files ?
M-Files est la plateforme leader de l’automatisation de la gestion de l’information (Knowledge Work Automation). Avec M-Files, les collaborateurs (Knowledge Workers) trouvent l’information dont ils ont besoin plus rapidement, fournissent un travail de meilleure qualité, et sont plus productifs. M-Files est dotée d'une architecture innovante basée sur les métadonnées, d'un moteur de workflow intégré et d'une intelligence artificielle puissante. Les entreprises peuvent ainsi éviter le chaos informationnel, améliorer l'efficacité de leurs processus et automatiser la sécurité et la conformité.