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Gestion de Projets

Une meilleure Gestion de Projets avec les Métadonnées

Enterprise Content Management (ECM) for Project Management

Les Solutions de GED et d'ECM M-Files vont bien au-delà de la simple gestion documentaire.L'architecture unique de M-Files vous permet d'organiser votre projet selon ce qu'il est et non où il est rangé, plutôt que d'utiliser une structure rigide de dossiers gérés manuellement. Vous pouvez tirer parti de cette architecture innovante pour gérer non seulement vos documents, mais aussi tout autre types "d'objets", comme des projets, des clients, des employés, Etc. -- Toutes les informations pouvant être utiles à votre entreprise.

Tirer parti des métadonnées pour apporter de la flexibilité

Lors de la mise en place d'un système de gestion de projet, il est courant de planifier à l'avance la structure et les rôles de chacun. Cela est parfois impossible, comme lorsqu'un besoin imprévu surgit, et c'est là que les droits d'accès basés sur les rôles et les métadonnées prend toute son importance. C'est aussi simple que de définir des règles : qui a le droit de voir quoi, quelle est la date limite pour achever une tâche, Etc.

Les plateformes de Gestion de Contenu d'Entreprise (ECM) sont versatiles et peuvent être exploitées à des fins différents au-delà de la gestion de documents. De la gestion des clients (CRM) à la gestion des actifs (EAM), en passant par la gestion des contrats (CLM), les systèmes des gestion de contenu d'entreprise sont utilisés pour tous types d'industries et de besoins.

En pratique, cela pourrait signifier que l'accord interne a été atteint sur certaines politiques, comme qui détient la responsabilité de veiller à ce que les permis soient signés et à quelle date, qui fera en sorte que les dessins CVC soient archivés, qui devraient avoir accès aux feuilles de calcul budgétaires, Etc. Mettre en œuvre des règles et des procédures associées à des politiques telles que celles-ci ne nécessite que quelques clics de souris. La beauté de M-Files est qu'il est possible de facilement changer et adapter de nouvelles exigences ou circonstances imprévues. Par exemple, l'accès unique aux dessins CAO associés à une conception particulière peut être accordée à un nouveau sous-traitant, et M-Files mettra à jour automatiquement les droits d'accès à tout le contenu associé.

Chaque utilisateur voit les choses à sa façon

Il y a souvent de nombreux rôles dans l'organisation d'un projet, et ces différents rôles ont généralement besoin d'accéder à la même information de manière différente. Simultanément, toute l'équipe du projet devrait pouvoir accéder aux versions les plus récentes de chaque document auquel ils ont accès.

L'approche de M-Files basée sur les métadonnées aide à résoudre ce problème, car les créateurs de contenu n'ont pas à savoir comment ce qu'ils ont créé sera recherché et pour quelle utilisation. A la place, ils n'ont qu'à décrire de quoi s'agit-il et à quoi est-ce lié.

Prenons l'exemple suivant: un chef de projet reçoit une facture en Février 2013 d'un fournisseur sur ​​une installation d'ascenseur dans le cadre d'un projet A associé à un bâtiment B qui est en phase C. En utilisant une approche traditionnelle basée sur les dossiers, cette facture pourrait être classée dans le dossier fournisseurs, dans les différents dossiers du projet A, du bâtiment B, ou de la Phase C, ou encore dans les factures de Février 2013. Dans M-Files, on décrit simplement le document avec ces propriétés et le système rend le document visible partout où cela est nécessaire, générant des "dossiers virtuels" dynamiques basés sur l'ensemble des propriétés, ou seulement une partie. En outre, il est possible d'afficher différents contenus à partir de différents projets dans une vue unique, par exemple toutes les factures d'un certain fournisseur datant de cette année, ou tous les documents associés à la construction du bâtiment B.

Outils quotidien qui remplace le besoin de disques durs locaux

L'une des problématiques de l'utilisation d'un référentiel projet en version Web, c'est l'ensemble des informations pouvant être dupliquées, en supposant que les utilisateurs se souviennent de l'utiliser régulièrement. Très souvent, la version la plus récente se trouve sur le lecteur C d'une personne, ou dans leurs emails. Avec M-Files, les utilisateurs enregistrent directement les fichiers dans le référentiel depuis n'importe quelle application sur un lecteur "local mais virtuel", connu comme le lecteur M, indépendamment du fait qu'ils soient en ligne ou hors ligne. M-Files utilisant l'interface instantanément familière de l'Explorateur Windows, les utilisateurs savent déjà comment l'utiliser, mais ils ont désormais accès à de nombreuses fonctionnalités de gestion documentaire intégrées, y compris la recherche rapide (à la fois sur les métadonnées et dans le contenu des fichiers), le contrôle de version, les droits d'accès, verrouillage/publication, signatures numériques et plus encore. Et tout cela est basé sur une nouvelle approche unique de gestion de l'information, mettant en avant ce qu'est le document plutôt que son emplacement, une méthode intrinsèquement plus intuitive et plus précise que les méthodes traditionnelles fondées sur des dossiers.

Plus de contrôles grâce aux Workflow, notifications, tâches et affectations

M-Files est fourni avec des fonctionnalités intégrées permettant d'établir des listes de tâches électroniques pour un employé ou pour une équipe spécifique, qui peuvent être validées grâce à la signature numérique. Ces affectations peuvent être liées à des documents ou à tout autre type "d'objet", comme un projet, un client ou une opportunité. Par exemple, il est possible d'exiger que tous les dessins d'un certain type passent par un workflow d'approbation avant d'être publiés pour une utilisation plus large, ou que les tâches d'étalonnages périodiques pour certains outils ou équipements soient programmées et affectées à certains individus ou groupes.

Des capacités de gestion des ressources pour assurer une livraison dans les temps et aux normes

Les formations des employés sont faciles à gérer avec M-Files. Par exemple, il est possible de déterminer rapidement qui est certifié pour effectuer une certaine tâche, ou qui est disponible pour une autre tâche. De plus, les preuves de qualification (ex : certificats de formation) sont également gérées avec M-Files, grâce à des notifications automatiques pour alerter les chefs de projet lorsque la qualification de certains employés est sur le point d'expirer. Bien que ces capacités soient déjà très utiles pour de nombreuses entreprises et industries, M-Files répond également à des exigences communes pour un système de gestion de la Qualité, capable d'assurer la conformité à des normes telles que ISO 9001.

Les bénéfices d'utilisation de M-Files pour la Gestion de Projet

  • Amélioration de l'efficacité par la consolidation de la documentation de multiples fournisseurs en un seul référentiel central
  • Amélioration de la qualité et réduction des temps de cycle avec un contrôle des versions et des fonctions de suivi d'audit, assurant que seuls les modifications autorisées sont possibles, et que tous les partis utilisent la même information et sa bonne version.
  • Une bonne coordination des fournisseurs et des documents et autres informations qui les concernent, grâce à la classification et l'étiquetage dès les premières phases d'un projet. Le résultat est un ensemble d'informations organisé de manière efficace, identifié selon l'emplacement fonctionnel, le fabricant, Etc., et accessible à toute l'équipe du projet tout au long de celui-ci. Typiquement, dans de grands projets les sous-traitants fournissent toute la documentation sur CD à la fin du projet, nécessitant un effort fastidieux pour tout importer manuellement, ce qui est réducteur d'efficacité puisque toute la documentation importante du projet ne sera pas accessible dans la phase de mise en œuvre de ce projet.
  • L'utilisation quotidienne et généralisée est facilitée par l'interface familière de Windows qui prend en charge n'importe quelle application avec les commandes habituelles "Sauvegarder" et "Ouvrir".
  • Gestion plus efficace des ressources et des tâches via un outil unique avec la capacité d'évaluer et de faire un rapport sur les progrès et les tâches en cours grâce au calendrier M-Files et aux Vues.
  • Des options de déploiement flexibles, incluant les versions Cloud, Sur Site ou une combinaison Hybride de ces deux versions.

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