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Politique de Confidentialité M-Files

   

DECLARATION DE M-FILES EN MATIERE DE PROTECTION LA VIE PRIVEE

Dernière mise à jour : 8 mars 2016

1. Général

M-Files Corporation, en ce compris les sociétés et filiales du groupe (ci-après « M-Files », « nous », « notre » ou « nos »), est attachée à la protection et au respect de votre vie privée. La présente Politique en matière de Protection la vie privée (à laquelle s’ajoutent nos Conditions d’Utilisation disponibles à l’adresse http://www.m-files.com/fr/terms-of-use et tout autre document auquel elle fait référence) énonce les conditions applicables à la collecte, au stockage, à l’utilisation et la divulgation des données personnelles (tel que ce terme est défini ci-dessous) concernant les utilisateurs de nos produits, de nos services et de notre site Internet accessible à l’adresse www.m-files.com et à l’adresse https://community.m-files.com et leurs sous-domaines (ci-après collectivement dénommés « le Site Internet ») (le Site et tous les autres produits et services fournis par nos soins étant ci-après collectivement dénommés « les Services »). Aux fins de la présente Politique en matière de Protection de la vie privée, le terme « données personnelles » désigne toute information ayant trait à une personne physique identifiée ou identifiable.

La présente Politique en matière de Protection de la vie privée pourra être ponctuellement amendée pour un motif quelconque. Toute modification substantielle apportée à ladite Politique vous sera notifiée au moyen de la publication sur notre Site Internet de la nouvelle version de la Politique. Nous vous recommandons de consulter régulièrement notre Politique en matière de Protection de la vie privée pour prendre connaissance des changements qui peuvent y avoir été apportés. En poursuivant l’utilisation des Services suite à une quelconque modification de la Politique en matière de Protection de la vie privée, vous acceptez les modifications apportées.

En utilisant les Services, vous acceptez également que les données vous concernant soient traitées conformément aux termes de la Politique en matière de Protection de la vie privée telle qu’actuellement en vigueur et telle que ponctuellement modifiée.

Nous vous rappelons que les données personnelles vous concernant peuvent être traitées et stockées aux États-Unis et sur le territoire de tout autre pays. Vous acceptez par la présente que les données personnelles vous concernant soient transférées vers les États-Unis ou tout pays, autre que votre pays de résidence, sur le territoire duquel M-Files ou ses cessionnaires, ses agents ou ses prestataires de services exécutent lesdits services, traitent les données personnelles ou les conservent conformément aux termes de la présente Politique en matière de Protection de la vie privée, étant entendu que lesdits pays peuvent offrir un niveau de sécurité des données moins élevé que votre pays de résidence. M-Files ne formule aucune déclaration et ne fournit aucune garantie relative à l’adéquation ou à la disponibilité des Services ou d’une quelconque partie de ceux-ci sur un quelconque territoire. Vous choisissez d’accéder aux Services de votre propre initiative et à vos propres risques, et il vous appartient de respecter l’ensemble des lois et réglementations locales en vigueur. Nous nous réservons le droit à tout moment et à notre entière discrétion de restreindre l’accès à tout ou partie des Services à toute personne, zone géographique ou à tout territoire de notre choix.

Vous pouvez nous adresser toute question ou tout commentaire ayant trait à la présente Politique en matière de Protection de la vie privée ou à l’usage qui est fait des données personnelles collectées vous concernant en envoyant un courrier électronique à l’adresse m-files@m-files.com.

2. Quel type de données personnelles vous concernant collectons-nous ?

M-Files collecte des données personnelles vous concernant afin de vous fournir ses Services, de communiquer avec vous et, le cas échéant, de gérer les licences produits et les informations relatives à votre inscription. Les données personnelles vous concernant que nous sommes susceptibles de collecter sont les suivantes :

(i)    Données personnelles que vous nous communiquez directement :

Nous collectons des informations que vous nous communiquez directement. Par exemple, nous collectons des informations lors de votre inscription en tant qu’utilisateur de nos Services ou lorsque vous entrez en contact avec nous. En particulier, les informations suivantes concernant nos utilisateurs et qui, dans certaines circonstances, peuvent constituer des données personnelles, sont susceptibles d’être collectées :

  • Informations collectées lors de l’inscription : Pour télécharger et installer le logiciel M-Files depuis le Site Internet, il est nécessaire de vous inscrire et de communiquer certaines données personnelles à M-Files. Lesdites données peuvent être collectées à diverses occasions, telles que l’inscription pour un essai de nos Services, ou lorsque vous demandez à recevoir une documentation ou des informations publicitaires. De même, il vous sera nécessaire de vous inscrire et de nous fournir des données personnelles pour profiter pleinement des fonctionnalités du site communautaire, accessible à l’adresse https://community.m-files.com. À cet égard, les données personnelles que nous sommes susceptibles de collecter comprennent notamment le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’adresse électronique, la ville, le fuseau horaire, le numéro de téléphone ainsi que toute autre information que vous décideriez de nous communiquer. Conformément à la section 2 (ii) ci-dessous, nous sommes également susceptibles de collecter votre adresse IP ;
  • Souscrire à la liste d’envoi de notre bulletin d’information : Nous collectons votre adresse électronique lorsque vous faites partie de notre liste d’envoi. Dans ce cadre, nous sommes également susceptibles de collecter des données relatives à votre appareil (voir ci-dessous) afin de pouvoir vous envoyer des courriers plus personnalisés ;
  • Communications : Lorsque vous nous contactez, nous sommes susceptibles de collecter vos coordonnées et toutes autres données que vous nous auriez communiquées. Par ailleurs, une trace de ladite correspondance peut être conservée.
  • Toute autre information que vous décidez de nous communiquer, y compris dans le cadre de l’utilisation des Services, pourra également être collectée et traitée.

(ii)    Données collectées de manière automatique

Les informations suivantes qui, dans certaines circonstances, peuvent constituer des données personnelles, sont susceptibles d’être collectées automatiquement dans le cadre de l’utilisation des Services :

  • Historique : Lorsque vous visitez notre Site Internet, nos serveurs enregistrent automatiquement les informations envoyées par votre navigateur à chaque fois que vous vous rendez sur un site. Lesdites informations comprennent notamment l’adresse IP, le type de navigateur et le domaine à partir duquel vous êtes connecté, les sites Internet que vous avez visités, les mots-clés à partir desquels vous avez effectué des recherches et toute publicité à laquelle vous avez accédé.
  • Cookies : Comme de nombreux autres sites, nous utilisons également la technologie des fichiers « cookies » pour collecter davantage de données relatives à l’utilisation du site et améliorer le Site Internet et nos Services. Un cookie est un fichier de données de faible volume que nous transférons sur le disque dur de votre appareil. M-Files utilise des fichiers cookies temporaires et permanents afin de mieux comprendre la façon dont vous interagissez avec le Site Internet, de suivre les statistiques cumulées d’utilisation du site par nos visiteurs et le trafic sur le Site Internet, et d’améliorer le Site Internet et les Services associés. Un fichier cookie temporaire permet d’activer certaines fonctionnalités du Site ; il est supprimé de votre appareil dès que vous vous déconnectez ou que vous quittez le Site. Un fichier cookie permanent est conservé après la fermeture de votre navigateur et pourra être utilisé par votre navigateur lorsque vous visiterez le Site ultérieurement. Lesdits cookies permanents peuvent être supprimés en suivant les instructions fournies dans la rubrique d’aide de votre navigateur. La plupart des navigateurs Internet acceptent automatiquement les cookies. En modifiant les paramètres, vous pouvez faire en sorte que votre navigateur n’accepte plus les cookies ou qu’une notification vous soit envoyée avant d’accepter les cookies de la part des sites internet que vous visitez.
  • Données relatives à l’appareil : Nous sommes susceptibles de collecter des informations concernant l’appareil à partir duquel vous accédez aux Services, notamment le modèle matériel, le nom et le numéro de version du système d’exploitation, les identifiants uniques de l’appareil, l’adresse MAC et l’adresse IP ;
  • Informations relatives à la localisation : Nous sommes susceptibles de collecter, d’utiliser et de partager les informations relatives à votre localisation, notamment la localisation géographique en temps réel de votre appareil, dans le cadre de votre utilisation des Services, par exemple en utilisant l’adresse IP de votre appareil. Les informations de localisation peuvent être utilisées en tant qu’élément de certaines fonctionnalités des Services, de même qu’à des fins d’analyse de l’utilisation des Services. En utilisant les Services, vous acceptez que des informations relatives à votre localisation soient collectées ;
  • Google Analytics et autres Prestataires de Services d’Analyse Tiers : Nous utilisons Google Analytics à des fins de suivi de l’utilisation. Google Analytics collecte et enregistre des données relatives à votre utilisation des Services, y compris notamment la durée de la visite, les pages du Site Internet que vous avez visitées ou ouvertes et pendant combien de temps, l’adresse IP et d’autres informations sur l’appareil utilisé pour accéder au Site. Nous pouvons également faire appel à d’autres prestataires de services d’analyse tiers. Lesdits prestataires de services sont susceptibles d’utiliser des fichiers cookies, des pixels invisibles (beacons) et toute autre technologie destinée à collecter des informations relatives à votre utilisation des Services. Lesdits prestataires de services d’analyse nous permettent de collecter, de suivre et d’analyser les données relatives à l’utilisation de nos Services, afin de comprendre comment nos visiteurs utilisent les Services et d’améliorer le fonctionnement et le confort d’utilisation des Services, dans le but d’adapter davantage les Services aux besoins des utilisateurs. En conséquence, certaines données collectées automatiquement sont partagées avec lesdits prestataires tiers ; les services desdits prestataires sont régis par leur propre politique applicable en matière de protection de la vie privée. La liste actuelle des prestataires de services d’analyse peut être obtenue en nous contactant par courrier électronique à l’adresse m-files@m-files.com.

3. Pourquoi collectons-nous des Données Personnelles ?

(i)    Les données personnelles que vous nous communiquez sont utilisées :

  • pour procéder à votre inscription et en assurer le suivi ;
  • pour exploiter et gérer les Services ;
  • pour fournir les fonctionnalités prévues dans le cadre des Services ;
  • pour développer, améliorer et protéger les Services ;
  • pour communiquer avec vous ;
  • pour prévenir les cas de fraudes et d’abus et mener toute enquête à cet égard ;
  • pour protéger nos droits et notre propriété ;
  • pour mener des études de marchés ;
  • à des fins de prospection directe par courrier électronique, conformément aux lois en vigueur ;
  • pour contrôler et analyser les Services ; et
  • pour garantir le fonctionnement technique et la sécurité des Services.

(ii)    Les données collectées automatiquement sont utilisées :

  • pour améliorer le service client ;
  • pour personnaliser l’expérience utilisateur ;
  • pour gérer les Services ;
  • pour fournir les fonctionnalités prévues dans le cadre des Services ;
  • pour développer, améliorer et protéger les Services ;
  • pour mener des études de marchés ;
  • pour contrôler et analyser les Services, y compris pour analyser des tendances relatives à l’utilisation des Services ; et
  • pour garantir le fonctionnement technique et la sécurité des Services.

4. Comment divulguons-nous les données personnelles ?

Nous ne divulguons pas de données personnelles concernant nos utilisateurs à quelque tiers que ce soit, excepté dans les cas cités ci-dessous.

Les données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation des Services peuvent être divulguées aux conditions suivantes :

(i)    Données personnelles que vous nous communiquez directement :

Nous sommes susceptibles de divulguer les données personnelles que vous nous communiquez directement aux tiers entrant dans les catégories suivantes :

  • à nos prestataires de services : Nous faisons appel aux services de certains tiers de confiance pour l’exécution de certaines fonctions et la prestation de certains services, y compris notamment l’hébergement du site et la maintenance, le service client, le stockage et la gestion de la base de données, et la prospection directe. Nous serons amenés à partager les données personnelles vous concernant avec lesdits tiers, mais uniquement dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution desdites fonctions et à la prestation desdits services, et en vertu d’une obligation contractuelle exigeant desdits tiers qu’ils assurent la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles.
  • à nos partenaires commerciaux, tels que nos partenaires publicitaires, conformément aux lois en vigueur ;
  • aux pouvoirs publics, notamment ceux chargés de l’application des lois : M-Files coopère avec les représentants du gouvernement et les agents chargés de l’application des lois ou avec les personnes privées afin de respecter la législation. Nous sommes susceptibles de divulguer les informations vous concernant aux représentants du gouvernement, aux fonctionnaires chargés de l’application des lois et aux personnes privées dans la mesure que nous jugerons nécessaire ou appropriée à notre entière discrétion pour répondre aux plaintes et procédures judiciaires (y compris les citations à comparaître) introduites à notre encontre, pour protéger la propriété et les droits de M-Files ou de tout tiers, pour assurer la sécurité du public ou de toute personne, pour prévenir ou arrêter toute activité illégale, contraire à l’éthique ou susceptible de faire l’objet d’une action en justice, ou plus généralement pour respecter la législation en vigueur ;
  • à nos filiales et sociétés affiliées ; ou à tout propriétaire, co-propriétaire ou exploitant futur des Services et leurs conseillers, dans le cadre d’une fusion, d’une consolidation, d’une restructuration, d’une cession d’une partie substantielle de notre stock et/ou de nos actifs, ou suite à une quelconque procédure de faillite ou à toute autre réorganisation sociale. M-Files se réserve le droit de vendre, céder ou partager de quelque manière que ce soit tout ou partie de ses actifs, y compris les données personnelles vous concernant, dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’une réorganisation ou d’une cession d’actifs, ou dans le cadre d’une procédure de faillite.

(ii)    Données collectées automatiquement :

Les données collectées automatiquement dans le cadre de l’utilisation des Services sont susceptibles d’être divulguées aux catégories de tiers suivantes :

  • à nos prestataires de services, telles que les sociétés d’analyse de données.
  • à nos partenaires commerciaux, tels que nos partenaires publicitaires, conformément aux lois en vigueur ;
  • aux pouvoirs publics, notamment ceux chargés de l’application des lois : M-Files coopère avec les représentants du gouvernement et les agents chargés de l’application des lois ou avec les personnes privées afin de respecter la législation. Nous sommes susceptibles de divulguer les informations vous concernant aux représentants du gouvernement, aux fonctionnaires chargés de l’application des lois et aux personnes privées dans la mesure que nous jugerons nécessaire ou appropriée à notre entière discrétion pour répondre aux plaintes et procédures judiciaires (y compris les citations à comparaître) introduites à notre encontre, pour protéger la propriété et les droits de M-Files ou de tout tiers, pour assurer la sécurité du public ou de toute personne, pour prévenir ou arrêter toute activité illégale, contraire à l’éthique ou susceptible de faire l’objet d’une action en justice, ou plus généralement pour respecter la législation en vigueur ;
  • à nos filiales et sociétés affiliées ; ou à tout propriétaire, co-propriétaire ou exploitant futur des Services et leurs conseillers, dans le cadre d’une fusion, d’une consolidation, d’une restructuration, d’une cession d’une partie substantielle de notre stock et/ou de nos actifs, ou suite à une quelconque procédure de faillite ou à toute autre réorganisation sociale. M-Files se réserve le droit de vendre, céder ou partager de quelque manière que ce soit tout ou partie de ses actifs, y compris les données personnelles vous concernant, dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’une réorganisation ou d’une cession d’actifs, ou dans le cadre d’une procédure de faillite.

Par ailleurs, nous sommes susceptibles de divulguer à des tiers des informations de manière anonyme et agrégée qui ne constituent pas des données personnelles et ne permettent pas l’identification des utilisateurs individuels.

5. Vos Droits

Les droits suivants vous sont reconnus à l’égard des données personnelles vous concernant dont nous disposons :

  • Le droit de savoir quelles sont les données vous concernant dont nous disposons : Vous pouvez savoir quelles sont les données personnelles vous concernant dont nous disposons en nous contactant grâce aux coordonnées fournies à la fin de la présente Politique en matière de Protection de la vie privée. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les meilleurs délais.
  • Le droit de demander à corriger, supprimer ou actualiser toute donnée personnelle incomplète, erronée ou obsolète. Pour exercer l’un des droits mentionnés ci-dessus, ou pour toute question complémentaire relative auxdits droits de correction, suppression ou mise à jour des données personnelles vous concernant dont nous disposons, veuillez nous contacter grâce aux coordonnées fournies à la fin de la présente Politique en matière de Protection de la vie privée.
  • Le droit de se désinscrire de notre liste d’envoi afin de ne plus recevoir de courriers électroniques à des fins de prospection directe : Nous sommes susceptibles d’utiliser vos coordonnées à des fins commerciales, pour vous fournir des informations concernant nos produits et services. Vous pouvez à tout moment décider de ne plus recevoir lesdites informations et communications de notre part, en suivant les instructions de désinscription fournies dans toutes nos communications. Chaque message à des fins de prospection directe que vous recevez de notre part, tel que les courriers électroniques et SMS, vous offre la possibilité de vous désinscrire afin de ne plus recevoir lesdites communications à l’avenir. Pour toute question complémentaire relative aux communications électroniques reçues de notre part à des fins de prospection directe, veuillez nous contacter grâce aux coordonnées fournies à la fin de la présente Politique en matière de Protection de la vie privée.

6. Sécurité

M-Files est soucieuse de préserver la confidentialité des données personnelles vous concernant. Nous prenons toutes les mesures de sécurité administratives, physiques et électroniques nécessaires afin de protéger les informations vous concernant contre tout accès non autorisé. En dépit desdits efforts déployés pour conserver les données personnelles recueillies dans le cadre de l’exécution des Services dans un environnement opérationnel sûr et dont l’accès est interdit au public, nous ne pouvons garantir la sécurité des données personnelles lors de leur transfert vers nos systèmes et pendant leur stockage sur lesdits systèmes. Par ailleurs, bien que nous mettions tout en œuvre pour assurer l’intégrité et la sécurité des données personnelles, nous ne pouvons garantir que lesdites mesures de sécurité empêcheront des tiers, tels que les dénommés « hackers », d’accéder illégalement aux données personnelles. Nous ne formulons aucune déclaration et ne fournissons aucune garantie à l’égard de la protection des données personnelles vous concernant contre le risque de perte, d’utilisation abusive ou d’altération par des tiers.

Nous procéderons aux communications telles qu’exigées par la loi concernant toute atteinte à la sécurité, à la confidentialité ou à l’intégrité des données personnelles non-cryptées conservées sous format électronique, en vous en faisant part par courrier électronique ou au moyen d’une publication mise en évidence sur le Site dans les plus brefs délais et sans retard excessif, et de façon conforme (i) aux exigences légitimes liées à l’application des lois et (ii) à l’ensemble des mesures nécessaires pour déterminer l’ampleur du manquement et restaurer un degré raisonnable d’intégrité du système des données.

7. Liens vers d’autres sites

Notre Site Internet contient des liens vers d’autres sites. La présence d’un lien vers un autre site ne constitue pas de notre part l’approbation d’une quelconque relation d’affiliation de notre société avec ledit tiers, ni une quelconque autorisation ou déclaration relative à ladite relation. Nous n’exerçons aucun contrôle sur les sites Internet de tiers. Lesdits autres sites peuvent utiliser leurs propres fichiers cookies ou autre fichier témoin sur votre ordinateur, collecter des données ou solliciter que vous leur communiquiez des données personnelles vous concernant. La présente Politique en matière de Protection de la vie privée s’applique à l’égard des données personnelles que nous traitons lors de votre utilisation des Services. Elle ne s’applique pas aux liens vers des sites et/ou des services de tiers auxquels vous pourriez avoir accès dans le cadre de votre utilisation des Services. Lesdits autres sites respectent des règles, concernant l’utilisation ou la divulgation des données personnelles identifiables que vous leur communiquez, qui sont différentes des nôtres. Nous vous invitons à lire les politiques en matière de protection de la vie privée et autres déclarations sur les autres sites que vous visitez. Veuillez noter que nous ne saurions être tenus pour responsable des pratiques d’un tiers quel qu’il soit en matière de protection de la vie privée.

8. Transfert international des Données Personnelles

Certains éléments des Services peuvent être hébergés sur des serveurs situés sur le territoire de pays autres que votre pays de résidence. En particulier, les Services sont hébergés sur des serveurs situés aux États-Unis. La législation en matière de protection des données personnelles en vigueur dans les pays concernés peut être différente de celle en vigueur dans votre pays d’origine. En particulier, si vous résidez dans l’Union Européenne, les données personnelles vous concernant que nous recueillons sont transférées en dehors du territoire de l’Union Européenne/de l’Espace Économique Européen. Vous consentez à ce que les données personnelles vous concernant soient transférées en dehors du territoire de votre pays d’origine, et, le cas échéant, en dehors de l’Union Européenne.

9. Protection de la Vie Privée des Enfants

Les Services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans. Nous n’entendons pas collecter de données personnelles concernant des enfants de moins de 13 ans. Si vous avez moins de 13 ans, veuillez ne pas utiliser les Services et ne pas nous communiquer d’informations vous concernant.

10. Coordonnées

Pour toute question, tout commentaire ou doute concernant la présente Politique en matière de Protection de la vie privée, votre droit au respect de votre vie privée dans le cadre de votre utilisation des Services ou la protection des données personnelles vous concernant dont nous disposons, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : m-files@m-files.com ou par voie postale en écrivant à l’adresse suivante : M-Files Oy, Hermia 12, Hermiankatu 1 B, 33720 Tampere, Finlande. Nous nous efforcerons de répondre à toute demande que vous nous adresserez dans les meilleurs délais.

 

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