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La gestion de contenu qui fonctionne simplement mieux à travers le pouvoir des métadonnées

  

Structure de métadonnées vs structure de dossiers

Dans les systèmes classiques basés sur des dossiers, les utilisateurs doivent définir le dossier où les documents sont enregistrés et compter sur leur mémoire pour le retrouver. La difficulté réside dans le fait que les hiérarchies de dossiers sont nommées de manière ambiguë et comportent plusieurs niveaux. Il est surtout impossible de déterminer à l’avance la structure de dossiers idéale, car plus le temps passe, plus la structure devient chaotique et impossible à gérer efficacement.

Dans les systèmes basés sur des dossiers, ce sont les éléments stockés qui déterminent le classement, l’emplacement et les droits d’accès. Lorsque la structure de dossiers devient trop lourde et difficile à gérer, toute cette approche s’effondre.

M-Files repose sur l’idée qu’il est plus facile et précis de décrire ce qu'est réellement un élément plutôt que d'avoir à deviner son emplacement. Tout le monde sait sur quoi il travaille, mais doute souvent sur l’emplacement, d’autant plus qu'un élément peut parfaitement être stocké dans plusieurs dossiers.

C'est facile, sauvegardez et identifiez

Lorsqu'ils enregistrent un nouveau document dans M-Files, les utilisateurs n’ont qu’à décrire le fichier avec quelques étiquettes de métadonnées, et le tour est joué. M-Files indexe et classe alors automatiquement le document de sorte qu’il apparaisse dans toutes les pages pertinentes ainsi que dans les listes de résultats de recherche : le problème des documents présents dans plusieurs emplacements est de fait résolu de manière on ne peut plus efficace.

À supposer que vous ayez une proposition datée du 1er juin 2012 associée au client ABC Corporation, et que le projet soit intitulé « Refonte du site Internet ». Dans un système de fichiers classique, vous seriez contraint d’enregistrer le fichier dans un dossier « client », « projet » ou « propositions ». Dans M-Files, vous pouvez accéder au même fichier via plusieurs vues comme, « Documents par client - ABC Corporation », « Propositions par mois - Juin 2012 », ou « Documents par projets - Refonte du site Internet ».

Administration et gestion des métadonnées

M-Files est un système reposant entièrement sur les métadonnées où les documents et autres entités de données sont classés à l’aide des métadonnées et non à l’aide de dossiers classiques. La navigation dans M-Files s’opère dans des vues dynamiques basées sur les métadonnées. Les autorisations d'objet dans M-Files peuvent reposer sur les métadonnées de sorte que, par exemple, la classe de document et le client auquel le document est associé puissent déterminer ensemble la visibilité du fichier. Les workflows sont eux aussi fortement définis par les métadonnées.

Les administrateurs peuvent facilement gérer la structure de métadonnées en exploitant une console centralisée via une simple interface utilisateur graphique, et ce sans aucune programmation ni rédaction de scripts. Avec la console d’administration système, la définition de nouveaux types d’objets, de classes, de définitions de propriétés, de workflows, et bien plus encore, est simplifiée. Tous les types de données couramment utilisés sont supportés (textes, chiffres, booléen, dates, heures, listes, etc…).

Administration et gestion des métadonnées

M-Files est un système reposant entièrement sur les métadonnées où les documents et autres entités de données sont classés à l’aide des métadonnées et non à l’aide de dossiers classiques. La navigation dans M-Files s’opère dans des vues dynamiques basées sur les métadonnées. Les autorisations d'objet dans M-Files peuvent reposer sur les métadonnées de sorte que, par exemple, la classe de document et le client auquel le document est associé puissent déterminer ensemble la visibilité du fichier. Les workflows sont eux aussi fortement définis par les métadonnées.

Les administrateurs peuvent facilement gérer la structure de métadonnées en exploitant une console centralisée via une simple interface utilisateur graphique, et ce sans aucune programmation ni rédaction de scripts. Avec la console d’administration système, la définition de nouveaux types d’objets, de classes, de définitions de propriétés, de workflows, et bien plus encore, est simplifiée. Tous les types de données couramment utilisés sont supportés (textes, chiffres, booléen, dates, heures, listes, etc…).

Plus qu'une simple indexation de contenu

Les propriétés des métadonnées de M-Files peuvent également être filtrées et définies en fonction des autres propriétés : par exemple, après avoir sélectionné un pays, la liste des villes peut être automatiquement filtrée, et une fois une ville sélectionnée, la liste des codes postaux ou ZIP peut à son tour être automatiquement filtrée.

De plus, les propriétés des métadonnées peuvent présenter des valeurs automatiques, de la simple auto-numérotation aux valeurs automatiques concaténées. Par exemple, les conventions de nommage de document peuvent être appliquées en nommant automatiquement certains types de documents à l’aide d’une combinaison incluant un type, une date et des chiffres générés. Les règles de validation automatique sont également supportées (par ex., le numéro de projet doit contenir 4 chiffres).

Il est également possible de remplir de valeurs les propriétés de métadonnées de M-Files directement depuis votre système CRM ou ERP. Par exemple, une propriété de métadonnées « Client » peut être définie en tant que liste déroulante pouvant être remplie depuis votre CRM. Lorsqu’un nouveau client est ajouté dans le CRM, la liste dans M-Files se met automatiquement à jour.

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