s

M-Files helppoon ja tehokkaaseen työlupien, ympäristölupien, laitteiden, koulutusten ja aloitteiden hallintaan

Henkilöstöhallintoon sekä organisaation erilaisiin lupiin ja laitteisiin liittyvät haasteet on vaivatonta ratkaista M-Files avulla. Samalla täyttyvät ISO 9001:2015 -standardin vaatimukset.

M-Filesin avulla voit kehittää standardoituja toimenpiteitä ja prosesseja henkilöstöasioihin sekä lupiin ja laitteisiin liittyvään laadunhallintaan ja riskien minimointiin.

M-Filesin avulla voit kehittää standardoituja toimenpiteitä ja prosesseja henkilöstöasioihin sekä lupiin ja laitteisiin liittyvään laadunhallintaan ja riskien minimointiin. Voit hallita yhdellä järjestelmällä henkilöstön koulutus- ja lukuvaatimuksia sekä myös työlupia, todistuksia, sertifikaatteja ja aloitteita. Samalla järjestelmällä hallinnoit myös organisaation ympäristö- ja kemikaalilupia ja sertifiointeja sekä turvallisuuteen liittyviä asioita.  Uudistetun ISO 9001 -standardin vaatimukset täyttyvät samalla arkityön lomassa ilman erillisiä toimenpiteitä – helposti ja tehokkaasti.

Lue tästä, miten me M-Filesilla vastaamme henkilöstöpäälliköiden ja tuotantopäälliköiden työn haasteisiin!

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Minulla ei ole yhtä oikeaa paikkaa, johon voin tallentaa ja josta voin tarkistaa työtekijöiden suorittamat diplomit, sertifikaatit ja koulutuksiin osallistumiset.
 
M-Filesin ratkaisu: M-Filesin ollessa organisaation käytössä, tallennat kaikki dokumentit ja muut kohteet yhteen samaan paikkaan perustuen siihen, mitä ne ovat. Sinun ei siis tarvitse murehtia, oletko tallentanut sertifikaatin tai diplomin oikeaan kansioon tai hakemistoon. Riittää että tiedät, mitä tallentamasi dokumentti tai muu tieto koskee. Diplomit, sertifikaatit ja koulutusmerkinnät ovat helposti löydettävissä M-Filesin hakutoiminnoilla.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Minulla ei ole yhtä oikeaa paikkaa, johon voin tallentaa ja josta voin tarkistaa työtekijöiden suorittamat diplomit, sertifikaatit ja koulutuksiin osallistumiset.
 
M-Filesin ratkaisu: M-Filesin ollessa organisaation käytössä, tallennat kaikki dokumentit ja muut kohteet yhteen samaan paikkaan perustuen siihen, mitä ne ovat. Sinun ei siis tarvitse murehtia, oletko tallentanut sertifikaatin tai diplomin oikeaan kansioon tai hakemistoon. Riittää että tiedät, mitä tallentamasi dokumentti tai muu tieto koskee. Diplomit, sertifikaatit ja koulutusmerkinnät ovat helposti löydettävissä M-Filesin hakutoiminnoilla.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Minulla ei ole järkeviä keinoja tai työkaluja henkilöstön koulutusten hallintaan. En voi hallinnoida koulutustapahtumia, -ilmoittautumisia tai -osallistumisia. Työ on monesti manuaalista.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesin avulla voit hallinnoida koko henkilöstön koulutuksia kätevästi kalenterin avulla, josta voit tarkastella yrityksen järjestämiä koulutuksia ja itseopiskelua. Järjestelmässä voit myös luoda, hyväksyä, jakaa ja hallinnoida koulutusmateriaaleja. Voit lisäksi luoda työnkulkuja vaatimusten suorittamiseksi: voit esimerkiksi tehdä lukuvaatimuksen päivitettyyn laatudokumenttiin liittyen.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: On työlästä seurata, ovatko oikeat henkilöt suoriutuneet vaadittavista koulutuksista.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesin kautta näkee helposti, ketkä ovat tai eivät ole suorittaneet vaadittua koulutusta tai lukeneet tiettyä ohjetta. Työntekijä voi vahvistaa sähköisellä allekirjoituksella, että vaaditut ohjeet on luettu tai hänelle määritelty tehtävä on suoritettu. Näin varmistetaan vaatimustenmukainen toiminta.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: On työlästä seurata, ovatko oikeat henkilöt suoriutuneet vaadittavista koulutuksista.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesin kautta näkee helposti, ketkä ovat tai eivät ole suorittaneet vaadittua koulutusta tai lukeneet tiettyä ohjetta. Työntekijä voi vahvistaa sähköisellä allekirjoituksella, että vaaditut ohjeet on luettu tai hänelle määritelty tehtävä on suoritettu. Näin varmistetaan vaatimustenmukainen toiminta.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: En pysty tehokkaasti seuraamaan, mitkä koulutusvaatimukset, luvat tai sertifikaatit ovat vanhentuneet.

M-Filesin ratkaisu: M-Filesia käytettäessä järjestelmä lähettää automaattisesti ilmoituksen tai muistutuksen, kun suoritettavan koulutuksen tai lukuvaatimuksen suoritusaikaraja lähenee tai on mennyt umpeen. Samoin järjestelmä muistuttaa sinua umpeutuvista työluvista tai sertifikaateista sekä ympäristö- ja kemikaaliluvista. Näin vältyt manuaaliselta excel-taulukoiden pyörittämiseltä ja kalenterimerkinnöiltä kuten myös turhalta sähköpostilta. Voit olla huoletta, sillä järjestelmä hoitaa muistutukset puolestasi. Tämä tekee myös vuosittaisesta katselmoinnista helppoa ja suoraviivaista.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Onnettomuuksien ja läheltä piti -tilanteiden kirjaaminen on epäjohdonmukaista. En voi järkevästi liittää kirjaukseen lisätietona vaikkapa valokuvaa tai muistioita. Samoin en tiedä, onko asia käsitelty loppuun asti.

M-Filesin ratkaisu: M-Files-järjestelmä mahdollistaa onnettomuuksien ja läheltä piti -tilanteiden kirjaamisen ja hallinnoinnin yhdessä paikassa, jossa niitä voidaan käsitellä. M-Files mahdollistaa myös sen, että voit liittää tilanteeseen liittyvän valokuvan, muistion tai muun dokumentin, joka kulkee itse tilannekirjauksen mukana. Voit myös nimetä tapaukselle vastuuhenkilön, jotta ei jää epäselväksi, kuka asiasta tietää ja kuka hoitaa sitä eteenpäin. Työnkulut mahdollistavat sen seuraamisen, että onnettomuuden tai läheltä piti -tilanne ja mahdolliset korjaava toimenpiteet hoidetaan loppuun asti.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Onnettomuuksien ja läheltä piti -tilanteiden kirjaaminen on epäjohdonmukaista. En voi järkevästi liittää kirjaukseen lisätietona vaikkapa valokuvaa tai muistioita. Samoin en tiedä, onko asia käsitelty loppuun asti.

M-Filesin ratkaisu: M-Files-järjestelmä mahdollistaa onnettomuuksien ja läheltä piti -tilanteiden kirjaamisen ja hallinnoinnin yhdessä paikassa, jossa niitä voidaan käsitellä. M-Files mahdollistaa myös sen, että voit liittää tilanteeseen liittyvän valokuvan, muistion tai muun dokumentin, joka kulkee itse tilannekirjauksen mukana. Voit myös nimetä tapaukselle vastuuhenkilön, jotta ei jää epäselväksi, kuka asiasta tietää ja kuka hoitaa sitä eteenpäin. Työnkulut mahdollistavat sen seuraamisen, että onnettomuuden tai läheltä piti -tilanne ja mahdolliset korjaava toimenpiteet hoidetaan loppuun asti.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Laitepaikkojen ja -vastuiden ja laitepaikkahierarkian hoitaminen on monimutkaista ja työlästä.

M-Filesin ratkaisu: Kun kaikki olennainen tieto laitteista saadaan yhteen järjestelmään, jossa tieto on järjestyksessä, on laitteista huolehtiminen vaivatonta. M-Filesista löytyvät laitekohtaiset käyttö- ja huolto-ohjeet nopeasti ja helposti. Voit myös hallinnoida koneiden huoltotoimenpiteitä ja kalibrointeja. Järjestelmä muistuttaa automaattisesti säännöllisesti tehtävistä huolloista sekä turvatarkastuksista ja muista tarkastuksista. Näin muutoksia ja huoltoa voidaan suunnitella ja ennakoida, jonka avulla puolestaan minimoidaan katkokset. M-Filesissa liikuteltaviin laitteisiin ja kalustoon saadaan myös integroitua paikkatieto. Laitteisiin liittyvät vastuut ja omistajuus voidaan myös määrittää.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Minulla ei ole yhtä, järkevää paikkaa, jonne voisin kirjata henkilöstön tekemiä aloitteita ja innovaatioita.

M-Filesin ratkaisu: Organisaatioiden toiminnan jatkuvaa kehittämisen ja toiminnan parantamiseksi henkilöstön kehitysideat ja parannusehdotukset on järkevää kerätä yhteen paikkaan, jossa niitä voidaan käsitellä aktiivisesti. M-Filesissa tämä onnistuu. Se tarjoaa paikan, jolle voidaan nopeasti ja helposti kirjata ideoita. Aloitteita ja innovaatioita voidaan halutessa seurata työnkuluilla, jolloin ne eivät jää käsittelemättä.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Minulla ei ole yhtä, järkevää paikkaa, jonne voisin kirjata henkilöstön tekemiä aloitteita ja innovaatioita.

M-Filesin ratkaisu: Organisaatioiden toiminnan jatkuvaa kehittämisen ja toiminnan parantamiseksi henkilöstön kehitysideat ja parannusehdotukset on järkevää kerätä yhteen paikkaan, jossa niitä voidaan käsitellä aktiivisesti. M-Filesissa tämä onnistuu. Se tarjoaa paikan, jolle voidaan nopeasti ja helposti kirjata ideoita. Aloitteita ja innovaatioita voidaan halutessa seurata työnkuluilla, jolloin ne eivät jää käsittelemättä.

Henkilöstövastaavan / tuotantopäällikön ongelma: Raportointi johdolle on työlästä ja haastavaa.

M-Filesin ratkaisu: Koulutukset, työluvat, sertifikaatit, ympäristö- ja kemikaaliluvat sekä laitteisiin liittyvä tieto löytyvät kaikki yhdestä paikasta - M-Filesista. Näkymien avulla saadaan helposti luotua raportteja esimerkiksi koulutuksista. Organisaation johdolla on aina ja kaikkialla pääsy tärkeään ja olennaiseen tietoon, jonka avulla voidaan tehdä arviointeja ja ryhtyä oikeisiin toimenpiteisiin asioiden parantamiseksi.

M-Files ratkaisee organisaatioiden laatuun liittyviä haasteita tarjoamalla mukautuvan ja skaalautuvan ratkaisun erilaisiin tarpeisiin. Riskejä on helppo hallita ja koulutuksiin sekä lupiin ja laitteisiin liittyvä tieto on nopeasti saatavilla yhdessä paikassa. Näin organisaatio säästää aikaa ja rahaa ja sen toiminta tehostuu samalla kun ISO 9001:2015 -standardin vaatimukset täyttyvät!

Haluatko kuulla tarkemmin, millaisia laadunhallinnan ratkaisuja meillä on tarjota juuri sinun organisaatiollesi? Ota meihin yhteyttä!

M-Files ratkaisee organisaatioiden laatuun liittyviä haasteita tarjoamalla mukautuvan ja skaalautuvan ratkaisun erilaisiin tarpeisiin. Riskejä on helppo hallita ja koulutuksiin sekä lupiin ja laitteisiin liittyvä tieto on nopeasti saatavilla yhdessä paikassa. Näin organisaatio säästää aikaa ja rahaa ja sen toiminta tehostuu samalla kun ISO 9001:2015 -standardin vaatimukset täyttyvät!

Haluatko kuulla tarkemmin, millaisia laadunhallinnan ratkaisuja meillä on tarjota juuri sinun organisaatiollesi? Ota meihin yhteyttä!

Haluatko lisätietoja?

Katso webinaari

Käy katsomassa nauhoite webinaarista, josta saat vilauksen M-Filesin ratkaisuista laadunhallintaan.

Lue SCA:n tapauskuvaus

Kaikkien tuntema "Nokian Paperitehdas" hallinnoi koulutusrekisteriään M-Filesilla, jonka avulla varmistetaan, että henkilöstön koulutus on aina standardien mukaisella tasolla. Lue lisätietoja tapauskuvauksesta.

LUE

Lataa raportti

Haluatko oppia lisää uudesta ISO 9001:2015 -standardista? Tämä raportti tarjoaa tietoa muutoksista ja niihin valmistautumisesta.

LUE