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Sélectionner le système de gestion de document approprié pour votre organisation

Un guide informatique pour choisir un logiciel de gestion électronique des documents

Tips for Making the best software choice for your business

Lorsque vous êtes prêt à passer à un classement électronique, rapide et fiable, vous êtes prêt à investir dans un logiciel de gestion électronique de documents. Plusieurs caractéristiques et fonctions doivent être prises en considération. Voici quelques astuces qui vous aideront à choisir le meilleur logiciel pour votre activité.

Peut-il être exécuté sous votre environnement informatique actuel ?

Le meilleur logiciel de gestion électronique de documents est celui qui est compatible avec le plus de matériels et de plates-formes logicielles. Ainsi, l'intégration parfaite à vos procédures est assurée. Il vous laisse la flexibilité de gérer et de stocker vos documents dans vos propres formats de fichier. Avez-vous le matériel adéquat (système d'exploitation, processeur et RAM) pour exécuter le logiciel ? Avez-vous l'espace requis par le logiciel et le classement électronique de documents ? Est-ce que le logiciel est compatible avec votre réseau ? Est-ce qu'il supporte le type d'authentification que vous utilisez actuellement ? Va-t-il fonctionner avec vos bases de données CRM et ERP ?

Est-ce que le logiciel est extensible ?

Est-ce que votre logiciel de gestion électronique de documents est extensible pour satisfaire vos futurs besoins (nombre d'utilisateurs et volume du classement électronique de documents) ? Si oui, comment pouvez-vous l'étendre et quel en est l'impact sur le coût de possession ?

Pouvez-vous le déployer et le gérer avec les ressources informatiques disponibles ?

Sauf si vous pensez augmenter votre personnel informatique, assurez-vous de choisir un logiciel de gestion électronique de documents qui peut être déployé et géré par un personnel non informatique. Ainsi, le système peut être personnalisé et géré par les employés et le personnel informatique peut se concentrer sur des questions technologiques plus critiques.

Est-il simple à utiliser par tous les employés ?

Si vous déployez un logiciel de gestion électronique de documents trop complexe, vos employés ne l'utiliseront pas et vous ne tirerez aucun bénéfice de votre investissement. Même si vos employés possèdent des connaissances techniques, votre solution de gestion documentaire doit être la plus simple possible pour que tout le monde puisse en tirer avantage. C'est particulièrement vrai en ce qui concerne l'exécution des fonctions basiques telles que l'enregistrement des fichiers, la recherche et la récupération des fichiers dans le référentiel des documents.

Recherchez une solution dont l'interface tient de ce que les utilisateurs savent déjà : par exemple, une interface qui leur permet d'accéder au référentiel de documents et autres caractéristiques de gestion documentaire via les commandes standards des applications comme Fichier, Ouvrir et Enregistrer qu'ils connaissent déjà et utilisent quotidiennement. Choisissez un logiciel qui comporte des tutoriaux et une assistance à l'écran qui pourront aider les utilisateurs non techniques à en tirer le meilleur parti possible.

A-t-il été validé par le secteur d'activité ?

Recherchez un logiciel de gestion électronique de documents certifié par le secteur d'activité et d'autres entités comme plusieurs références clients et des études de cas. Ces solutions logicielles ont plus de chance de proposer les meilleures pratiques en la matière.

Est-ce qu'il fournit une formation convenable et une assistance technique ?

Les manuels d'instructions détaillées d'installation et d'exploitation doivent être aisément accessibles, rédigés dans un langage clair que tout le monde peut comprendre. En cas de problèmes techniques spécifiques, l'entreprise doit proposer une assistance clientèle et une formation pour que vous puissiez obtenir rapidement une aide technique.

Y a-t-il une version d'évaluation GRATUITE ou un remboursement garanti ?

Le meilleur moyen d'évaluer un logiciel de gestion électronique de documents est de l'essayer GRATUITEMENT et de le tester dans votre environnement de travail spécifique. Commencez par un petit déploiement dans un département. Si tout se passe bien, essayez de l'étendre aux autres départements. Si vous aimez ce que vous voyez, passez à l'étape suivante qui est l'achat d'une version totalement fonctionnelle du logiciel. Le logiciel de gestion électronique de documents M-Files est parfaitement compatible, flexible, simple à utiliser, extensible et approuvé par le secteur d'activité :

  • Microsoft Gold Certified Partner
  • Autodesk Authorized Developer
  • Compatible avec Windows 7
  • Membre professionnel de l'AIIM
  • Membre international d'ARMA

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