s

ICTexpo 2016 - kyselytutkimuksen tulokset

Kysely dokumenttienhallinnasta, mobiilikäytöstä sekä työajan käytöstä.

M-Filesin kysely

Kysyimme ICTexpo 2016 -messujen vierailijoilta, missä heille tärkeät dokumentit sijaitsevat ja pääsevätkö he näihin dokumentteihin käsiksi mobiililaitteilla. Samoin tiedustelimme, mihin vierailijat käyttävät eniten työaikaansa.

Tiedostot sijaitsivat usein vastaajien omilla koneilla, mikä heikentää tietoturvaa ja on lisäksi organisaatioille liiketoimintariski. Samoin tietoon käsiksi pääsy muualta kuin toimistopöydän takaa on tärkeää, kun työ on nykyään entistä liikkuvampaa. Vastaajista yli kolmannes ei kuitenkaan päässyt heille tärkeisiin dokumentteihin käsiksi mobiililaitteilla, vaikka tähän oli tarve. Haastavaa tuottavuudelle on myös se, että tiedon etsimiseen kuluu edelleen merkittävä osa työajasta.

Tutustu kyselyn tuloksiin alla tarkemmin.

Vain neljännes kyselyyn vastanneista hallitsee tärkeitä dokumenttejaan dokumenttienhallintajärjestelmässä. 36 % säilyttää tärkeitä dokumenttejaan sähköpostissa tai omalla koneellaan, mikä on erittäin riskialtista yrityksen toiminnalle.

Tallettaminen tietokoneen omalle kovalevylle on suuri riski. Jos kone hajoaa tai katoaa, tärkeä tieto menetetään ja pahimmillaan se joutuu vääriin käsiin. Tietoa ei tulisi jemmata tai pantata, eivätkä tiedostot koskaan saisi olla organisaatiossa vain yhden henkilön takana. Tiedon panttaaminen omalla koneella tai sähköposteissa aiheuttaa ongelmia lomien ja muiden henkilöstövaihdosten osalta. Kaikki tiedon metsästykseen ja uudelleen tuottamiseen käytetty aika sitoo resursseja ja on pois tuottavasta työstä. Tallentamalla tiedot keskitettyyn tiedonhallintajärjestelmään varmistetaan turvallinen tietoon pääsy ja vältetään saman tiedon uudelleen tuottaminen.

 

Missä sinulle tärkeät dokumentit sijaitsevat?
Missä sinulle tärkeät dokumentit sijaitsevat?

Vain neljännes kyselyyn vastanneista hallitsee tärkeitä dokumenttejaan dokumenttienhallintajärjestelmässä. 36 % säilyttää tärkeitä dokumenttejaan sähköpostissa tai omalla koneellaan, mikä on erittäin riskialtista yrityksen toiminnalle.

Tallettaminen tietokoneen omalle kovalevylle on suuri riski. Jos kone hajoaa tai katoaa, tärkeä tieto menetetään ja pahimmillaan se joutuu vääriin käsiin. Tietoa ei tulisi jemmata tai pantata, eivätkä tiedostot koskaan saisi olla organisaatiossa vain yhden henkilön takana. Tiedon panttaaminen omalla koneella tai sähköposteissa aiheuttaa ongelmia lomien ja muiden henkilöstövaihdosten osalta. Kaikki tiedon metsästykseen ja uudelleen tuottamiseen käytetty aika sitoo resursseja ja on pois tuottavasta työstä. Tallentamalla tiedot keskitettyyn tiedonhallintajärjestelmään varmistetaan turvallinen tietoon pääsy ja vältetään saman tiedon uudelleen tuottaminen.

 

Pääsetkö näihin dokumentteihin käsiksi kännykällä/tabletilla?

Yli kolmannes vastaajista ei pääse kiinni työssään tarvitsemiinsa dokumentteihin kännykällä tai tabletilla, vaikka haluaisi. Vain 52 % pääsee.

Useimmissa tapauksissa tämä tarkoittaa sitä, että työskentely vaatii aina vähintään siirtymistä kannettavan ääreen tai jopa toimistolle siirtymistä. Tästä syystä lyhyttä tarkistusta vaativia tehtäviä ei voida suorittaa nopeasti. Käyttöohjeisiin tai oppaisiin ei pääse kiinni suoraan mobiililaitteesta. Asioiden kuittaaminen ja dokumenttien hyväksyminen siirtyy usein seuraavaan työpäivään. Ongelmaksi muodostuu myös se, että matkakuitteja tai muita helposti kuvattavia dokumentteja ei voida tallentaa suoraan kännykästä tiedonhallintajärjestelmään.

 

 

34 % vastaajista käyttää merkittävän osan työajastaan tiedon hakemiseen. 23 % prosenttia käyttää eniten työaikaa kollegoiden neuvomiseen.

Valtaosa työajasta kuluu tiedon hakemiseen ja kommunikointiin. Helpottamalla tiedon löytymistä ja jakamista saadaan merkittäviä hyötyjä ja aikaa jää tuottavaan työhön. Erilaisilla yhteistoimintatyökaluilla sekä automaattisilla työnkuluilla voidaan tehostaa kommunikointia ja tiedon siirtymistä organisaatioissa.

Älykäs tiedon- ja dokumenttienhallintajärjestelmä takaa, että jokainen käyttäjä löytää tarvitsemansa tiedot "googlemaisia" hakuja käyttäen. Haut ovat nopeita ja oikeat tiedot löytyvät hetkessä. Kun dokumentit ja muut tiedot löytyvät nopeasti, tämä vähentää myös saman työn tekemistä uudelleen ja uudelleen. Muiden tuottamia dokumentteja voidaan hyödyntää helposti omassa työssä. Rinnakkaisia versioita ei synny eri järjestelmiin ja kaikki muutokset tallennetaan automaattisesti. M-Filesin avulla voidaan myös vähentää turhaa sähköpostiliikennettä eri liiteversioineen.

Mihin seuraavista käytät eniten työaikaasi?
Mihin seuraavista käytät eniten työaikaasi?

34 % vastaajista käyttää merkittävän osan työajastaan tiedon hakemiseen. 23 % prosenttia käyttää eniten työaikaa kollegoiden neuvomiseen.

Valtaosa työajasta kuluu tiedon hakemiseen ja kommunikointiin. Helpottamalla tiedon löytymistä ja jakamista saadaan merkittäviä hyötyjä ja aikaa jää tuottavaan työhön. Erilaisilla yhteistoimintatyökaluilla sekä automaattisilla työnkuluilla voidaan tehostaa kommunikointia ja tiedon siirtymistä organisaatioissa.

Älykäs tiedon- ja dokumenttienhallintajärjestelmä takaa, että jokainen käyttäjä löytää tarvitsemansa tiedot "googlemaisia" hakuja käyttäen. Haut ovat nopeita ja oikeat tiedot löytyvät hetkessä. Kun dokumentit ja muut tiedot löytyvät nopeasti, tämä vähentää myös saman työn tekemistä uudelleen ja uudelleen. Muiden tuottamia dokumentteja voidaan hyödyntää helposti omassa työssä. Rinnakkaisia versioita ei synny eri järjestelmiin ja kaikki muutokset tallennetaan automaattisesti. M-Filesin avulla voidaan myös vähentää turhaa sähköpostiliikennettä eri liiteversioineen.

Useimmin samat ongelmat koskevat kaikkia käyttäjiä riippumatta siitä, kuinka suuresta organisaatiosta on kyse. Käyttäjät tallentavat sekalaisesti yrityksen toiminnalle tärkeitä dokumentteja omille tietokoneilleen, sähköposteihin tai sekaviin kansiorakenteisiin verkkolevyille. Käyttäjät eivät pääse kiinni tärkeisiin dokumentteihin ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta. Tiedon hakemiseen käytetään liikaa työaikaa, joka voitaisiin välttää sillä, että kaikki tiedot, dokumentit, tärkeät sähköpostiviestit liitteineen sekä asiakas- ja projektitiedot tallennetaan tiedonhallintajärjestelmään kaikkien käytettäväksi.

Kerromme mielellämme, miten parannat tietojesi hallintaa, pääset kaikkeen tietoon kiinni ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta sekä säästät aikaa M-Filesin avulla. Täytä alla oleva lomake, niin olemme sinuun yhteydessä!

 

 

Partagez