Gérez et contrôlez numériquement les contrats tout au long de leur cycle de vie, de leur création à l’archivage.
Lorsque les contrats sont imprimés ou sauvegardés dans des dossiers du réseau, il est difficile d’en créer de nouveaux, de les négocier ou de les faire signer. Il est également complexe de suivre les dispositions convenues et les dates d’expiration, et vous risquez de rater des occasions de faire en sorte que le contrat serve vos intérêts. Voici comment nous pouvons vous aider.
Trouvez les modèles de contrat dans leur version la plus récente et utilisez l’automatisation pour les remplir avec des données correctes (par exemple, les coordonnées du client, le numéro de commande) extraites à partir de vos autres outils (par exemple, vos systèmes CRM et ERP).
Au lieu d’échanger des contrats par courrier électronique, vous pouvez envoyer le lien vers la dernière version. Les personnes impliquées peuvent apporter leur contribution sans créer de doublons, et vous conservez un historique complet des modifications et des commentaires.
M-Files est compatible avec des solutions de signature électronique telles que, entre autres, DocuSign et Adobe Sign. Plus besoin d’imprimer des contrats et de les faire circuler. Finalisez vos contrats en quelques clics, que vous soyez au bureau ou en déplacement.
Vous pouvez mettre en place des workflows pour vous assurer que la personne adéquate est notifiée lorsque des étapes, des obligations ou des problèmes doivent être gérés.
M-Files vous alertera lorsqu’un contrat arrive à échéance, afin que vous puissiez prendre les mesures appropriées. Si le contrat doit être archivé, le workflow correspondant s’en chargera.
Notre client traite environ 1 000 contrats de location par an, et il le faisait à l’aide de dossiers papier et de dossiers sur réseau. « La signature et le traitement d’un seul contrat prenaient généralement plus de 30 minutes. Désormais, ce processus a été automatisé grâce à M-Files, ce qui a considérablement amélioré notre productivité. »
Vous souhaitez en savoir plus sur comment M-Files vous soutient dans la gestion des contrats ? Voici les fonctionnalités que nous proposons.
M-Files identifie les contrats en fonction de leur contenu (client, dates, numéro de projet, etc.), de sorte que vous pouvez taper dans la barre de recherche ce que vous recherchez et y accéder en un clic.
Faites passer les contrats par des workflows numériques pour obtenir des révisions, des signatures et pour garantir l’archivage d’informations spécifiques. Envoyez des attributions de tâches numériques et des notifications lorsque des actions sont requises.
Nous chiffrons vos données, et grâce aux autorisations, vous pouvez contrôler l’accès aux contrats en fonction du rôle, du groupe, du projet, du type de document, etc.
Nous faisons en sorte que vous puissiez accéder aux contrats dont vous avez besoin au bureau, à la maison et partout où vous travaillez.
M-Files offre une solution intuitive pour mettre en place des workflows, garantir la sécurité et la conformité, et se connecter à d’autres outils professionnels.
Nous soutenons des entreprises implantées dans le monde entier dans leur gestion des contrats
M-Files s’intègre facilement aux outils les plus répandus, afin de limiter l’impact sur vos opérations quotidiennes.
Assurez-vous qu’aucun contrat ni rapport ne s’égare dans une boîte de réception.
En un clic, sauvegardez e-mails et pièces jointes pour un stockage à long terme dans M-Files.
Trouvez des informations stockées dans différents endroits directement dans SharePoint Online.
Saviez-vous que 60 % des répondants à notre enquête suivent manuellement l’expiration des contrats ? Apprenez-en davantage en consultant notre infographie.
Découvrez notre solution de gestion des contrats avec notre chef de produit Frank Taliano.